Formulierung der FM-Strategie
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DER EINSATZ BEWÄHRTER METHODEN UND INNOVATIVER TECHNOLOGIEN FÖRDERT DIE VERBESSERUNG VON PROZESSEN UND LEISTUNGEN IM FACILITY MANAGEMENT
Für eine erfolgreiche FM-Strategie ist es unerlässlich, die Unternehmensziele gründlich zu analysieren und die Hauptbereiche des Facility Managements zu bestimmen. Die Einbindung von Interessensgruppen, einschließlich Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, ist entscheidend für die Entwicklung einer umfassenden und zukunftsorientierten FM-Strategie.
Erstellung der Facility-Management-Strategie
Format und Inhalt
Durch die Umsetzung von bewährten Methoden und den Einsatz von fortschrittlichen Technologien können Prozesse und Dienstleistungen im Facility Management verbessert werden. Für eine effektive FM-Strategie ist es notwendig, die Unternehmensziele genau zu verstehen und die zentralen Bereiche des Facility Managements zu identifizieren. Die Beteiligung von Schlüsselinteressenten, wie Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, ist grundlegend für die Erstellung einer ganzheitlichen und zukunftsorientierten FM-Strategie.
Die FM-Strategie sollte alle Bedürfnisse und Anforderungen im Zusammenhang mit FM skizzieren, anstatt sie detailliert zu beschreiben. Bei Bedarf sollte sie auf ergänzende Dokumentationen verweisen, die darauf hinweisen, wo weitere Details zu finden sind.
Umfassende Budgetplanung und Kostenschätzung im Facility Management
Die Kosten, die bei der Umsetzung der FM-Strategie anfallen, sollten die Grundlage für die Budgetplanung bilden. Es ist ratsam, Kostenschätzungen immer neu zu erstellen, um mögliche Fehler oder Auslassungen aus vorherigen Schätzungen zu vermeiden. Diese Methode sollte die Nullbasis-Budgetierung berücksichtigen.
Die FM-Einrichtung muss die für den Erwerb und die Verwaltung von FM und Betriebsmitteln erforderlichen Ressourcen sowie mögliche Finanzierungsquellen bewerten. Es ist von entscheidender Bedeutung, die tatsächlichen Kosten für FM und Betriebsdienstleistungen nicht zu unterschätzen. Direkte Kosten, wie sie etwa mit Serviceverträgen verbunden sind, lassen sich in der Regel leicht identifizieren, da sie oft den Bestellwerten oder internen Prognosen für Arbeitskraft und Material entsprechen. Indirekte Kosten wie Verwaltungs- oder Überwachungskosten können jedoch schwieriger zu definieren sein, insbesondere wenn Ressourcen über mehrere Einheiten oder Verträge verteilt sind. Für komplexe oder große Serviceverträge sollten Budgets zusätzliche Ressourcen und Kosten für Administration und Überwachung berücksichtigen. Eine gründliche und genaue Kostenvorhersage ist für ein vollständiges Verständnis der Kosten von FM und Betriebsdienstleistungen unerlässlich. Nachträgliche Budgetkontrollen können die Genauigkeit der Kostenschätzung verfeinern, wobei Benchmarking zusätzliche Klarheit bietet.
Die FM-Einrichtung muss sicherstellen, dass ausreichende Budgets für die Dienstleistungskosten über mehrere Geschäftsjahre und für mögliche Übergangskosten bereitgestellt werden. Es ist ratsam, mehrjährige Budgets zu integrieren und die gesamten Lebenszykluskosten zu berücksichtigen, um eine gleichbleibende Leistung während der Geschäftsplanungszeiträume zu gewährleisten. Je nach Finanzpraxis könnten separate Budgetgenehmigungen für direkte und indirekte Kosten erforderlich sein. Die FM-Einrichtung sollte das Ziel jedes Budgetplans klären, um eine korrekte Kategorisierung der Ausgaben innerhalb des genehmigten Budgets zu gewährleisten. Eine genaue Erfassung und Offenlegung von Ausgaben stellt sicher, dass die Stakeholder die echten Kosten von FM und Betriebsdienstleistungen verstehen und über relevante Daten für das Benchmarking verfügen.
Kosten, die aus einem Dienstübergang oder einer Kündigung resultieren, könnten entstehen, wenn die Form der Dienstleistungserbringung geändert wird, und sollten in die Budgetprognosen integriert werden.
EINKAUF
Das Beschaffen von FM- und Facility-Dienstleistungen sollte innerhalb der FM-Organisation als eigene Funktion angesehen werden, die von einer bestimmten Rolle überwacht werden muss. Dies könnte in die bereits bestehenden Beschaffungs- und Liefermechanismen der anfragenden Organisation integriert werden. Es ist wesentlich, diese Prozesse zu überprüfen, um festzustellen, ob Verträge für Facility-Dienstleistungen integriert sind und, falls vorhanden, wie sie umgesetzt werden sollen. Dieser Aspekt muss vor Beginn des Beschaffungsverfahrens geklärt werden.
Fachleute im Bereich Beschaffung und Lieferung können wertvolle Einblicke in die Feinheiten von Beschaffungsmethoden bieten, insbesondere aus einer Managementperspektive. Öffentliche Beschaffung könnte mit rechtlichen Vorgaben und spezifischen Bestimmungen für die Vorauswahl, Ausschreibung, Bewertung und Vergabe verbunden sein. Unter solchen Umständen wird empfohlen, Experten- oder Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen.
Schritte für effektive FM-Beschaffungsprozesse
Festlegung der Erfordernisse;
Vorbereitung oder Aktualisierung des Beschaffungsplans;
Erteilen von Informationsanfragen und Vorqualifizierung von Dienstleistungsanbietern;
Veröffentlichung von Ausschreibungen und/oder Angebotsaufforderungen;
Bewertung von Angeboten;
Formalisierung von Vereinbarungen/Verträgen;
Mobilisierung der Dienstleistungserbringung;
Erbringen der Dienstleistungen;
Verwaltung und Bearbeitung von Verträgen;
Bewertung der Leistung.
Effektive Erstellung eines strukturierten Beschaffungsplans
Es ist notwendig, einen Beschaffungsplan zu erstellen, der idealerweise als Zeitplan strukturiert ist. Dieser Zeitplan sollte die Phasen, voraussichtlichen Aufgaben, zugehörige Ressourcen, Entscheidungspunkte und Schlüsselereignisse darstellen. Ein solcher Zeitplan kann visuell in Form eines Diagramms dargestellt werden. Ressourcen umfassen Personal, Materialien, Instrumente, Maschinen und Finanzpläne. Schlüsselereignisse kennzeichnen Starttermine, Endtermine und andere bemerkenswerte Vorkommnisse.
Die Beschaffungsstrategie sollte sich in bestehende Methoden und Protokolle einfügen und den Führungs- und Sicherheitskriterien der fordernden Organisation entsprechen, die identifiziert werden soll.
Schritte für effektive FM-Beschaffungsprozesse
Phasen und Entscheidungspunkte im Beschaffungsprozess;
Kriterien für die Entscheidungsfindung;
Aufgaben innerhalb von Phasen und deren Reihenfolge;
Informationsquellen und Daten für die Verwendung in Aufgaben;
Einzelpersonen und externe Organisationen, die an Aufgaben und den zugehörigen Rollen beteiligt sind;
andere Stakeholder, die beteiligt sein könnten;
Ressourcen, die zur Durchführung der Aufgaben benötigt werden;
Liefergegenstände in jeder Phase und die Form, die sie annehmen sollten;
Ausschreibungsprozesse und die anzuwendenden Verfahren.
Übergang und Umstellung bei Facility-Dienstleistungen
Bei der Beschaffung von Facility-Dienstleistungen kann es notwendig sein, eine bestehende Vereinbarung zu ersetzen oder von einer internen Dienstleistungserbringung auf externe Anbieter umzustellen und umgekehrt. Der Übergang von einer Art der Dienstleistungserbringung zu einer anderen erfordert besondere Aufmerksamkeit. Neue Dienstleistungen sollten schrittweise eingeführt und gleichzeitig die alten Dienstleistungen nach und nach eingestellt werden. In solchen Szenarien ist es entscheidend, einen kontinuierlichen Service sicherzustellen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Strategien für Outsourcing-Übergänge im Facility Management
Im Kontext der Umstellung aufgrund von Outsourcing-Änderungen, wenn eine Verlagerung von der FM-Organisation zu einem oder mehreren externen Anbietern erwartet wird, muss die FM-Organisation die betroffenen Aufgaben identifizieren und den wahrscheinlichen Zeitrahmen in die Übergangsstrategie einfügen. Das Management der betroffenen Aufgaben ist von entscheidender Bedeutung. Angesichts der Komplexität dieses Verfahrens ist es ratsam, eine Fach- oder Rechtsberatung in Erwägung zu ziehen.
Bei der Vorqualifizierung externer Dienstleister sollte berücksichtigt werden, inwieweit sie die Dienstleistung direkt erbringen, um übermäßige oder unerwünschte Nachuntervergabe zu erkennen.
Genehmigung der FM-Strategie durch oberstes Management
Die Genehmigung der FM-Strategie sollte in der Verantwortung des obersten Managements der anfragenden Organisation liegen und nicht an eine niedrigere Verantwortungs- oder Rechenschaftsebene delegiert werden. Betroffene Stakeholder sollten ermutigt werden, ihre Meinungen zur Strategie zu äußern, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten und mögliche Übersehensfehler oder Auslassungen hervorzuheben. Dementsprechend sollte ein angemessener Zeitraum festgelegt werden, um den Stakeholdern genügend Zeit zu geben, umfassendes Feedback zu geben, bevor die FM-Strategie finalisiert, genehmigt und umgesetzt wird.
Umsetzungsplan der FM-Strategie mit Meilensteinen
Nachdem die FM-Strategie von der Managementebene der nachfragenden Organisation bestätigt wurde, ist die FM-Einheit bereit, die FM-Grundsätze zu formulieren und Pläne für den Beginn, das Ende oder den Übergang auszuarbeiten.
Der Umsetzungsplan sollte eine detaillierte Zeitleiste mit festgelegten Meilensteinen und konkreten Risikomanagementmaßnahmen der FM-Organisation in Bezug auf die Einrichtungen enthalten.
Der Erfolg bei der Verwaltung von Facility-Dienstleistungen und zugehörigen Verträgen, insbesondere wenn diese ausgelagert werden, beruht auf einer strikten Einhaltung von Best Practices, einschließlich Prozessen für Mobilisierung und Demobilisierung.