DER SCHLÜSSEL ZUR EFFIZIENTEN UND EFFEKTIVEN BEREITSTELLUNG VON FACILITY-MANAGEMENT-DIENSTLEISTUNGEN
Ein klar definiertes Leistungsniveau hilft, Erwartungen zu steuern und sowohl interne als auch externe Kunden zufriedenzustellen. Durch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Leistungsstandards kann eine ständige Verbesserung der Prozesse im Facility Management erreicht werden. Die Verwendung von Benchmarking und der Vergleich mit ähnlichen Organisationen helfen, die Leistungsniveaus zu optimieren und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.
Dienstleistungsniveaus in der FM-Strategie
Der Abgleich der Strukturen und Erbringung von FM und Facility Services mit den Kerngeschäftsaktivitäten der Nachfrageorganisation ist wesentlich für das Erreichen der Geschäftsziele.
Sie umfassen, sind jedoch nicht beschränkt auf, die folgenden Erwägungen:
Verfügt die FM-Organisation über die Fähigkeiten, Mitarbeitenden, Kenntnisse, Fähigkeiten, Organisations- und Aufsichtsstrukturen, Werkzeuge und Ausrüstung, um die FM-Anforderungen aus internen Quellen zu erfüllen?
Bietet der Markt das gesamte Spektrum an Dienstleistungen mit den Qualitätsspezifikationen, die für die Unterstützung der Geschäftsaktivitäten erforderlich sind?
Ist die FM-Organisation derzeit in Regionen tätig oder plant sie Tätigkeiten in Regionen, in denen es keinen qualifizierten Markt gibt, um die erforderlichen Dienstleistungen anzubieten?
Ist der Wert der erforderlichen Dienstleistungen ausreichend, um die Aufrechterhaltung eines wirtschaftlichen Kompetenzniveaus und einer internen FM-Organisation im Vergleich zu den auf dem Markt verfügbaren zu rechtfertigen?
Gibt es spezielle Überlegungen zur Absicherung der Geschäftskontinuität oder spezielle Sicherheitsmaßnahmen, die nur befriedigt werden können, indem die Dienstleistungen intern bezogen werden?
Gibt es grundsätzliche strategische Entscheidungen oder Berücksichtigungen politischer, kultureller oder anderer Art, die zwingend sind und/oder die Schlussfolgerungen aus einer oder mehrerer der obigen Fragen aufheben?
Interne Bereitstellung von Dienstleistungen
Externe Dienstleistungsbeschaffung: Strategische Entscheidungen und Vertragsmanagement
Die Entscheidung für externe Dienstleister erfordert in der Regel einen Vertrag oder eine Vereinbarung. Die Art der rechtlichen Beziehung kann variieren. Wenn man die Auswirkungen einer solchen Beziehung oder Vertragskonstellation nicht ausreichend versteht, sollte man sich professionell beraten lassen. Die Beschaffung von Facility-Dienstleistungen erfordert Fachkenntnisse im FM-Einkauf. Alternativ kann die Beschaffungsaufgabe von einer Finanzabteilung oder einer Einkaufs- und Versorgungsorganisation übernommen werden, unterstützt von Fachberatern oder Auftragnehmern, wie z.B. Direktoren oder Hauptauftragnehmern.
Die Beschaffung externer Dienstleistungen und Waren erfordert eine Beschaffungsstrategie. Diese Strategie kann entweder in die FM-Strategie integriert sein oder eigenständig existieren. Eine Beschaffungsstrategie legt den umfassenden Ansatz für das Outsourcing an Anbieter und Lieferanten fest und berücksichtigt dabei, dass sich die Marktbedingungen ändern können. Genau wie die Anforderungen an Facility-Dienstleistungen speziell auf die Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten sind, sind auch die Marktbedingungen spezifisch für einen bestimmten Ort oder eine bestimmte Region. Beide Faktoren werden sich wahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern. Es ist daher wichtig, aktuelle und zukünftige Anforderungen an Dienstleistungen und Waren mit deren Verfügbarkeit auf dem Markt in Einklang zu bringen.
TECHNOLOGISCHE FORTSCHRITTE
Es ist wichtig zu überprüfen, ob die Bereitstellung solcher Ausrüstung durch die FM-Organisation oder den Dienstleister für die Einrichtungen geeignet ist. In jedem Fall sollte eine Risikobewertung vorgenommen werden. Die FM-Organisation muss die praktischen Auswirkungen der Handhabung von Innovationen und Veränderungen in der Dienstleistungserbringung im Vergleich zu den erwarteten Vorteilen berücksichtigen, bevor sie sich entscheidet, solche Innovationen anzunehmen oder zu unterstützen.
Innovationen
Für den Erwerb externer Dienstleistungen und Produkte ist eine Beschaffungsstrategie erforderlich. Diese Strategie kann Teil der FM-Strategie sein oder unabhängig davon bestehen. Eine Beschaffungsstrategie legt die ganzheitliche Methode für das Outsourcing an Lieferanten und Dienstleister fest und berücksichtigt, dass sich Marktbedingungen ändern können. So wie die Anforderungen an Facility-Dienstleistungen genau auf die Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten sind, sind auch Marktmerkmale oft an ein bestimmtes Gebiet oder eine Region gebunden. Beide Aspekte neigen dazu, sich zu entwickeln. Daher ist es entscheidend, aktuelle und zukünftige Bedürfnisse nach Dienstleistungen und Produkten mit der Marktverfügbarkeit in Einklang zu bringen.
MARKTINSICHT
Das Verständnis von Markttrends bei Dienstleistungen bietet der FM-Organisation Einblicke in potenzielle Innovationen, Möglichkeiten und aufkommende Risiken. Ein Bewusstsein für diese Marktbedingungen hilft, die Eignung eines gewählten Dienstleistungsansatzes zu bewerten.
Eine regelmäßige Marktanalyse ist für die FM-Organisation vorteilhaft, um die Ausrichtung der aktuellen Dienstleistungen an verfügbaren Möglichkeiten, einschließlich der Dienstleistungskosten, zu bewerten. Zu häufige Marktanalysen könnten jedoch Misstrauen gegenüber aktuellen Dienstleistungsanbietern suggerieren, während zu seltene Analysen möglicherweise optimale Wertangebote verpassen.
Es ist für die FM-Organisation unerlässlich, ihre Absicht klarzustellen, wenn sie Informationen von potenziellen Dienstleistungsanbietern suchen. Es wird als unangemessene Marktpraxis angesehen, Dienstleistungsanbietern den Eindruck zu vermitteln, sie könnten für Angebote in Betracht gezogen werden, nur um kostenlose Kostenvoranschläge zu erhalten.
ÜBERPRÜFUNG UND RÜCKMELDUNG
Die FM-Organisation muss sicherstellen, dass die FM-Anforderungen klar genug formuliert sind, um in ein offizielles FM-Strategiedokument aufgenommen zu werden. Bevor dieses Dokument erstellt wird, ist es entscheidend zu bestätigen, dass die Anforderungen mit den festgelegten Bedürfnissen der anfragenden Einheit übereinstimmen und dazu beitragen, ihre Geschäftsziele zu erfüllen.
Anhang C bietet einen Überblick über die Anforderungen, die die FM-Organisation vor der endgültigen Erstellung des FM-Strategiedokuments berücksichtigen sollte.
