Umfang der FM-Dienstleistungen
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UMFANG DER FACILITY-MANAGEMENT-DIENSTLEISTUNGEN: EINE UMFASSENDE ANALYSE
Die Palette der Dienstleistungen sollte sorgfältig angepasst werden, um den Zielen und Anforderungen des Unternehmens zu entsprechen. Diese Dienstleistungen können technische, infrastrukturelle und kommerzielle Aspekte umfassen, je nach den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens. Durch eine anpassbare Gestaltung des Dienstleistungsumfangs kann das Unternehmen auf Veränderungen in den Anforderungen und Marktbedingungen reagieren.
Definition der zu erbringenden Dienstleistungen
Das große Ganze im Blick
Der Umfang der Gebäudedienstleistungen kann von einem spezifischen Service bis zu einer umfangreichen Liste von Dienstleistungen variieren, die entweder in Paketen oder als umfassender Service (Total Facility Management) angeboten werden. Es ist entscheidend, die für die Einrichtungen benötigten Dienstleistungen genau zu definieren und jede einzelne Dienstleistung genau zu identifizieren und zu beschreiben. Dieser Prozess sollte ein klares Verständnis der allgemeinen Erwartungen der Nutzer an jeden Service bieten.
Ein umfassendes Dokument, das den gesamten Dienstleistungsumfang darstellt, wird erstellt und regelmäßig aktualisiert. Dieses Dokument beschreibt den Umfang jedes Services und veranschaulicht die Verbindungen und Überschneidungen mit anderen Dienstleistungen. Dazu gehören gegenseitige Verantwortlichkeiten, Ressourcen, bedingte Pläne, grundlegende Annahmen und einzigartige Abweichungen. Darüber hinaus berücksichtigt es Wartungsbedürfnisse und Betriebsverfahren, die ein erhöhtes Risiko darstellen und besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Es ist notwendig, zwischen Dienstleistungen zu unterscheiden, die sich auf die physischen oder technischen Aspekte der Einrichtungen, wie Reinigung und Wartung, beziehen und Dienstleistungen, die sich auf die betrieblichen Aspekte der anfragenden Organisation, wie Rezeptionsdienste und Reprografie, beziehen.
Von der Idee zur Umsetzung: Wie technische Dienstleistungen bei der Realisierung von Projekten helfen können
Das Spektrum der technischen Dienstleistungen für die optimale Nutzung von Einrichtungen umfasst in der Regel Bereiche wie Sicherheit, Reinigung, Abfallwirtschaft, Instandhaltung von Gebäuden und technischen Geräten, Immobilienverwaltung, Vertragsmanagement, Personalwesen, Schutz von Gesundheit, Sicherheit und Umwelt sowie IT- und Kommunikationssysteme
Je nach Art, Umfang und Standort des Unternehmens können die benötigten Dienstleistungen variieren. Die anfragende Organisation kann auch weitere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, wie zum Beispiel Fuhrparkmanagement oder Energieerzeugung und -verteilung.
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Spektrum der technischen Dienstleistungen
Sicherheitsdienste
Reinigungsdienste
Wartung von Gebäuden und technischen Gebäudeausrüstungen
Immobilien- und Vertragsmanagement
Personalmanagement
Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltschutz
Informations- und Kommunikationstechnologie
Erfolgreiche Geschäftsunterstützung
Die FM-Organisation legt Dienstleistungen fest, die Geschäftsprozesse unterstützen. Diese Dienstleistungen umfassen Empfangshilfe, Kundensupport, Büroflächenmanagement, Druckdienstleistungen, Post- und Paketzustellung, Bestand an Bürobedarf, Koordination von Meetings und Konferenzen, Bereitstellung von Speisen und Getränken, automatisierte Snackautomaten, Reisekoordination und die Überwachung von Geschäftsstabilität und Änderungen.
Die Art, Größe und der Standort bestimmen den Umfang der erforderlichen Dienstleistungen.
Die Nachfrageorganisation fügt dieser Gruppe zusätzliche Dienstleistungen wie Berufskleidung, Wäscherei, Buchhaltung und paralegale Leistungen hinzu.
Klar definierte Anforderungen für erfolgreiche Serviceleistungen und Kundenzufriedenheit
Für jeden Facility-Service wird eine detaillierte Spezifikation erstellt, die die erwarteten Ergebnisse der Dienstleistungserbringung klar angibt. Bei der Definition von FM-Anforderungen ist es entscheidend sicherzustellen, dass sie die Freiheit des Dienstleisters nicht einschränken, die bestmögliche und effektivste Methode zu wählen. Es ist wesentlich, stets die Zufriedenheit der Benutzer und das optimale Kosten-Nutzen-Verhältnis zu berücksichtigen.
Für Dienstleistungsanbieter sollten Dienstleistungsspezifikationen erstellt werden, die als Minimum die folgenden Angaben enthalten:
interne Leitlinien und Spezifikationen in Bezug auf die Richtlinien der Nachfrageorganisation;
externe Leitlinien und Spezifikationen, die die Einhaltung der geltenden Gesetze, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, internationalen Normen, Industrienormen und Herstellerempfehlungen betreffen;
Verfahren, die der Dienstleistungsanbieter beachten muss, um das erforderliche technische Niveau zu erreichen;
Qualitäts- und Leistungsmetriken.