Einführung von Richtungsvorgaben Leitlinien
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EINFÜHRUNG VON RICHTUNGSVORGABEN, LEITLINIEN UND RICHTLINIEN IM FACILITY MANAGEMENT
Eine strukturierte Untersuchung der Unternehmensziele und der internen sowie externen Rahmenbedingungen bildet die Grundlage für die Entwicklung klarer Richtlinien. Diese Richtlinien sind entscheidend für ein effektives Facility Management.
Einführung von Richtungsvorgaben im Facility Management
Anwendung von Richtungsvorgaben
Die Auswahl geeigneter Leitlinien kann einen signifikanten Einfluss auf das Facility Management eines Unternehmens haben. Beispiele hierfür umfassen Entscheidungen wie die Bildung einer internen FM-Abteilung oder den Erwerb externer Dienstleistungen.
Fallbeispiele: 1
Im Rahmen von befristeten Verträgen können sich zahlreiche Unternehmen in einer Stadt in solche ad hoc Situationen verwickelt sehen.
Ähnliche Lösungen sind auch in Hamburg bekannt, wenn es darum geht, bei Sturmfluten die Fluttore schnell und synchron zu schließen.
Richtlinien
For ein Unternehmen, das nicht kontinuierlich produziert, bietet sich die Möglichkeit, Wartungsarbeiten durchzuführen, ohne die Kerngeschäftsaktivitäten zu beeinträchtigen.
Zusätzliche Richtlinien könnten den Ansatz für das Facility Management Controlling definieren. Je mehr Dienstleistungen an externe Anbieter ausgelagert werden, desto größer ist die Notwendigkeit einer sorgfältigen Überwachung der Dienstleistungsqualität, um sicherzustellen, dass Preis und Leistung wie geplant harmonieren. Es gibt verschiedene Methoden für das Facility Management Controlling.
Die effektivsten Ansätze haben sich darin bewährt, automatisch bestimmte Schlüsselinformationen anhand eines Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systems zu erfassen, zu bewerten und regelmäßig bereitzustellen. Diese werden im Allgemeinen als Management Information Systems (MIS) bezeichnet.
Fallbeispiele: 2
Ein bekanntes System hierfür ist das sogenannte "Ampelsystem". Es zeigt der Geschäftsleitung die Prozesse, bei denen bestimmte Grenzwerte überschritten wurden. Zum Beispiel könnte eine Unternehmensrichtlinie besagen, dass alle Wartungstermine höchstens um zehn Tage überschritten werden dürfen. Am elften Tag wird der jeweilige Prozess mit einer roten Ampelfarbe markiert, um der Unternehmensleitung anzuzeigen, dass hier etwas nicht stimmt. Alle anderen Prozesse, die sich im gelben oder sogar grünen Bereich befinden, erfordern keine Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung.
Leitlinien
Es ist offensichtlich, dass hier nur einige wenige beispielhafte Ansätze gezeigt werden können. Die Bandbreite an Ideen, Richtlinien und Spezifikationen im Zusammenhang mit Facility Management (FM) in einem Unternehmen ist nahezu unbegrenzt. Es kann jedoch angenommen werden, dass je intensiver und etablierter ein Computer-Aided Facility Management (CAFM)-System im Unternehmen genutzt wird, umso effizienter die Umsetzung intelligenter Kontrollmethoden sein kann.
Die bloße Kontrolle aus reinem Formalismus mithilfe aufwändiger Excel-Tabellen, die oft kaum von jemandem gelesen werden und selbst wenn doch, häufig nicht verstanden werden, sollte nur in Ausnahmefällen die bevorzugte Methode sein.
Der Abschnitt zur Festlegung von Service-Leveln und Metriken geht detaillierter auf diesen Aspekt ein, insbesondere auf die hier empfohlene Methodik.
Anwendung von Richtlinien
Ein etabliertes Verfahren zur Umsetzung von Richtlinien ist das "Ampelsystem", das Prozesse visuell hervorhebt, bei denen Grenzwerte überschritten wurden, um die Aufmerksamkeit des Managements zu lenken.
Leitlinien im Facility Management
Die Möglichkeiten für Ideen, Richtlinien und Spezifikationen im Zusammenhang mit Facility Management (FM) in einem Unternehmen sind nahezu grenzenlos. Dennoch kann die Effizienz bei der Implementierung intelligenter Kontrollmethoden erheblich gesteigert werden, wenn ein Computer-Aided Facility Management (CAFM)-System in das Unternehmen integriert ist.