Überwachung gesetzlicher Vorgaben und Vorschriften

Die Grundlage des Wissensmanagements ist ein Informationssystem. Unternehmen, die kein eigenes Informationssystem erstellen können, müssen auf den entsprechenden Markt zurückgreifen. Dieses Problem betrifft insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, oft aufgrund wirtschaftlicher Einschränkungen. Neben der Überwachung von Vorschriften könnte das unternehmenseigene Wissensmanagement auch als "Lager" für Facility-Produkte fungieren.

Eine Facility-Management-Abteilung oder ein Unternehmen hat bereits eine Klimaanlage an einem Standort erneuert. Nun planen sie, an einem anderen Standort eine ähnliche Modernisierung durchzuführen.

In diesem Zusammenhang könnte der Zugang zu einem Produktlager von Nutzen sein, da er die Möglichkeit bietet, bestimmte Komponenten des Projekts, in diesem Fall ein Produkt, erneut zu verwenden.

Ein wesentlicher Vorteil der Auslagerung von Facility-Services liegt im Verfahren selbst. Einerseits kann der Dienstleister oft den Service rational und bewährt erbringen. Andererseits spart der Kunde Ressourcen und profitiert von einem Dienstleister, der bereits Erfahrung hat. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass der Kunde sicherstellen muss, dass der Dienstleister diese Erwartungen erfüllt und keine leeren Versprechungen macht.

Online-Informationssysteme, die rechtliche und technische Erkenntnisse zu relevanten Vorschriften für das Facility Management in Deutschland bieten, sind leicht verfügbar. Diese Systeme bieten zwar nicht den zuvor erwähnten Erfahrungsvorteil, sind jedoch unverzichtbar. In einigen Fällen umfassen sie mehr als 2000 deutsche Vorschriften, was einen Vorteil bei der Aktualisierung der Vorschriften darstellt. Benutzer können sich darauf verlassen, dass ihre Informationen aktuell sind, ohne selbst aufwändige Recherchen durchführen zu müssen.

Anbieter solcher Regelwerke bieten auch spezialisierte Analysen ihres Inhalts an. Beim Erwerb solcher Systeme ist es ratsam, von Anfang an klare Anforderungen mit dem Anbieter festzulegen. Dies minimiert in der Regel die Notwendigkeit nachträglicher Anpassungen und stellt sicher, dass Benutzer schnell und einfach auf relevante Daten zugreifen können. Natürlich hat dieser Service seinen Preis.

• geringer Eigenaufwand bei Recherchen,

• Schneller und effizienter Zugriff auf die wichtigsten Regelwerke im Facility Management,

• Konzentration auf die substanziellen Inhalte relevanter Regelwerke,

• Ausgabe von Pflichtenkatalogen, falls vereinbart, auch als Handlungsanweisungen,

• infolge einheitlicher Internetoberfläche standardisierte und einfache Handhabung,

• Hohe Rechtssicherheit bei geringem Haftungsrisiko infolge der Sicherheit, über aktuelles Rechtswissen zu verfügen.

• Ein sehr wichtiger Schritt zur Exkulpation.

Lebenszyklus der Facility Management

Ordnung für Dokumente des FM

Die Entwicklung eines geeigneten Bestellsystems für Facility Management, das für alle Beteiligten logisch und verständlich ist, stellt eine Herausforderung dar, die so alt ist wie das Facility Management selbst. In der Vergangenheit war es oft die Kreativität der Facility Manager, die über die Gestaltung und Strukturierung des Facility Managements im Unternehmen entschied. Die heutigen Generationen profitieren jedoch von bestehenden Strukturen.

Im Laufe der Jahre haben verschiedene Organisationen, die sich mit Dienstleistungen, Wartung, technischen und baulichen Einrichtungen sowie insbesondere Facility Management befassen, nützliche Systeme für das Facility Management entwickelt.

Dieses Facility-Management-Buch orientiert sich beispielsweise in seiner Struktur weitgehend an DIN EN 15221. Wie bereits erwähnt, verwendet es insbesondere Teil 4 von DIN EN 15221, der die Kategorisierung standardisierter Facility-Produkte behandelt. Da der Standard nicht alle Facetten dieser Produkte abdeckt, hat der Autor ihn um die in der GEFMA-Richtlinie 100-2 beschriebenen Lebenszyklusprozesse erweitert. Aus unserer Sicht ist die Struktur dieser GEFMA-Richtlinie sehr erfolgreich, da sie auf dem Lebenszyklus einer Immobilie basiert, was eine klare und verständliche Klassifizierung ermöglicht.

Dieser Zyklus beginnt mit der Planung einer Immobilie und endet entweder mit ihrer Demolierung oder Umnutzung. Dieser Prozess wird oft als der Lebenszyklus einer Immobilie bezeichnet.

Angenommen, dass das Konzept des Lebenszyklus einer Immobilie universell auf alle Immobilien anwendbar ist, ergibt sich hieraus eine logische Grundlage für seine Verwendung als Grundstruktur für das Klassifikationssystem im operativen Facility-Management-Wissensmanagement. Ein weiterer Vorteil besteht darin, die theoretischen Fortschritte im Rahmen von GEFMA nutzen zu können, ohne eigene Ressourcen für diese Entwicklung aufwenden zu müssen. Es ist wichtig zu beachten, dass unser Rat in diesem Kontext pragmatisch ist und nicht mit der Veröffentlichung oder Förderung von GEFMA-Richtlinien in Verbindung steht.

Als anschauliches Beispiel haben wir fünf GEFMA-Richtlinien aus der 922er-Reihe aufgeführt. Ihre Strukturierung basiert auf dem Klassifikationssystem gemäß DIN 276-1.

• GEFMA 922-334 Türen, Tore und Fenster

• GEFMA 922-362 Natürliche RWA-Anlagen

• GEFMA 922-412 Trinkwasser-Installationen

• GEFMA 922-434 Kälteanlagen

• GEFMA 922-461 Aufzugsanlagen.

Die angegebenen Listen enthalten Informationen und Unterlagen, die während der Lebensdauer der betreffenden Systeme oder Komponenten erforderlich sind, wie es gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen vorschreiben.

Die GEFMA-Richtlinien erläutern die Vorschriften für die Produktkategorien basierend auf der aktuellen EU-Gesetzgebung.

• Bauprodukte (i.S. der EU-Bauprodukte-VO (EU) 305/2011)

• Maschinen (i.S. der EU-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG)

• Druckbehälter (i.S. der EU-Druckbehälterrichtlinie 2014/29/EU)

• Druckgeräte (i.S. der EU-Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU)

• Elektrische Betriebsmittel (i.S. der EU-Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU)

• Aufzüge (i.S. der EU-Aufzugsrichtlinie 2014/33/EU).

• Hierin finden sich, jeweils abgestimmt mit den europäischen Produktnormen, die

• Anforderungen für Informationen für die Benutzer

• Kennzeichnungsvorschriften für die Produkte

• produktbegleitet Dokumente sowie Zulassungen von Produkten.

Die Dokumente werden entsprechend den Lebenszyklusphasen 1-9 sortiert und innerhalb dieser Struktur gemäß der Anlagennomenklatur der DIN 276-1 unterteilt. Dadurch können die Daten logisch geordnet und im Hinblick auf die Immobilienhistorie leicht aufgefunden werden.

• nach der Betätigung
  - Kraftbetätigte
  - selbstschließende
  - manuell schließende.

• B nach der Bauart
  - Drehflügel-,
  - Faltflügel-,
  - Schiebe-,
  - Karusselltüren,
  - Roll-,
  - Sektionaltor,
  - Kipp-,
  - Schiebetore,
  - mit oder ohne Brand-/Rauchschutzeigenschaften,
  - mit oder ohne Feststelleinrichtungen.

GEFMA 922-461 zählt insgesamt 112 für Aufzüge relevante Dokumente!

Angesichts dessen könnte sich jemand, der für Wartung und Betrieb verantwortlich ist, fragen, wie er diese Menge an Dokumenten handhabt, insbesondere wenn er hauptsächlich mit Subunternehmern arbeitet.