Allgemeine Vorgaben
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ALLGEMEINE ANFORDERUNGEN: GRUNDLAGE FÜR EFFEKTIVES FACILITY MANAGEMENT
Die Grundlage für effizientes Facility Management wird durch allgemeine Anforderungen gebildet, die die Rahmenbedingungen festlegen. Diese umfassen verschiedene Aspekte wie Qualität, rechtlichen Schutz, Nachhaltigkeit und kontinuierliche Verbesserung.
Festlegung der Rahmenbedingungen für horizontale Funktionen
Rechtliche Anforderungen
Das Facility Management muss den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen, einschließlich Arbeitsrecht, Datenschutz, Umweltrecht und Vertragsrecht. Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung dieser rechtlichen Anforderungen ist unerlässlich, um Risiken zu minimieren und die Konformität sicherzustellen.
Unterschiede zwischen Facility und Gebäudemanagement
Zeitlicher Umfang; In Bezug auf den Gebäude-Lebenszyklus deckt FM alle Phasen vom Konzept bis zum Abriss ab. GM hingegen konzentriert sich auf die Nutzungsphase von Gebäuden.
Leistungsumfang und Gewichtung
FM beinhaltet sämtliche Leistungen, die zum Erreichen der oben genannten FM-Ziele erforderlich sind. Hierzu gehören in hohem Maße auch strategische
Managemententscheidungen auf Nutzerseite, wie z.B.
Wie viel Fläche wird gebraucht?
Wie muss die Ausstattung sein?
Welche Dienstleistungen werden benötigt?
Sollen diese in Fremd- oder Eigenleistung erbracht werden?
Welche Service Level sind zu fordern?
Sollen Vergaben in Losen oder im Paket erfolgen?
Gebäudemanagement
Im Gegensatz dazu liegt der Schwerpunkt im Facility Management stark auf der Planung, der Arbeitsvorbereitung und der Organisation der Dienstleistungserbringung, insbesondere der operativen Dienstleistungen (Facility Services), die auch vollständig an externe Anbieter ausgelagert werden können.
Obwohl im Bereich des Facility Managements gelegentlich Managementaufgaben anfallen können, konzentrieren sie sich ausschließlich auf die Dienstleistungserbringung und stellen keine strategische Priorität dar. Der Schwerpunkt auf den praktischen Aspekten des Gebäudemanagements findet sich in den Veröffentlichungen VDMA-AIG Instandhaltungsinformation Nr. 12 und VDMA 24196.
In dieser Hinsicht ist es auch entscheidend, konzeptionelle Entscheidungen darüber zu treffen, wie das Facility Management verwaltet werden soll (eine einheitliche FM-Strategie versus dezentrale Durchführung von FM-Aufgaben).
Beispiel:
Die Darstellung des möglichen Zahlenrahmens lässt sich am besten anhand eines Beispiels verdeutlichen:
Hinsichtlich der Kostenbegrenzungen im Rahmen des Genehmigungsverfahrens oder der Übernahme durch den Subunternehmer gelten folgende Regelungen:
Für Einzelmaßnahmen und Anlagen, deren Kosten bis einschließlich € 500 (Lohn- und Materialkosten) betragen, sollten diese Kosten in das Angebot des Bieters einbezogen werden.
Wenn der Kunde die Kosten trägt, im Bereich von € 500 bis € 1.000 pro Anlage und Einzelfall, sollte die sofortige Ausführung durch den Dienstleister erfolgen, mit Abrechnung auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und des verwendeten Materials, sofern zuvor vereinbart.
Bei Kosten zwischen € 1.000 und € 5.000 sollte ein detailliertes Angebot eingereicht werden, und die Ausführung sollte erst nach schriftlicher Beauftragung durch den Kunden erfolgen.
Für Kosten im Bereich von € 5.000 bis € 15.000 sollten drei Angebote eingereicht werden, und die Ausführung sollte erst nach schriftlicher Auftragsbestätigung erfolgen. Wenn die Arbeiten durch ein Drittunternehmen durchgeführt werden, wird ein Bearbeitungsaufschlag erhoben.
Wenn die Kosten € 15.000 überschreiten, wird die Reparatur separat ausgeschrieben und vom Kunden gesondert beauftragt.