Umsetzung gesetzlicher Vorgaben für Rechtskonformität
OPTIMIERUNG UND ÜBERWACHUNG DER FACILITY-MANAGEMENT-PROZESSE: EIN STRATEGISCHER ANSATZ ZUR SICHERSTELLUNG DER RECHTSKONFORMITÄT
Die Verwendung von Leistungskennzahlen und regelmäßigen Audits gewährleistet die Bewertung und kontinuierliche Überwachung des Erfolgs der FM-Strategie. Durch die Analyse von Daten und Berichten werden Probleme frühzeitig identifiziert, und es können umgehend Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Die aktive Beteiligung der Stakeholder und die Sammlung von Rückmeldungen sind unerlässlich, um die FM-Strategie optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Proaktive Handhabung von Risiken und Chancen
Proaktive Handhabung von Risiken und Chancen
Moderner Vertragsunterzeichnungsprozess
Papierlose Lösungen für effizientes Facility Management.
Die Überwachung der Prozesse im Facility Management ist entscheidend für die Identifikation von Verbesserungspotenzial und die Sicherstellung der Effizienz. Leistungskennzahlen und regelmäßige Audits bilden die Grundlage für eine kontinuierliche Bewertung und Kontrolle des Erfolgs der FM-Strategie.
Allgemeines
Die Bereitstellung der breiten Palette an gesetzlichen Vorgaben und Regelungen an den relevanten Stellen im Unternehmen spielt eine entscheidende Rolle. Die effektive Integration dieser Anforderungen in die alltäglichen Arbeitsprozesse ist notwendig, um wirtschaftlichen Erfolg zu erzielen und akzeptable Haftungsrisiken zu gewährleisten.
Allgemeines zu den gesetzlichen Vorgaben und Vorschriften
Die Bereitstellung der breiten Palette an gesetzlichen Vorgaben und Regelungen an den relevanten Stellen im Unternehmen spielt eine entscheidende Rolle. Die effektive Integration dieser Anforderungen in die alltäglichen Arbeitsprozesse ist notwendig, um wirtschaftlichen Erfolg zu erzielen und akzeptable Haftungsrisiken zu gewährleisten.
Wissensmanagement
Die Grundlage für das Wissensmanagement bildet ein Informationssystem. Personen oder Organisationen, die nicht in der Lage sind, ein eigenes Informationssystem zu etablieren, sind auf die Angebote des entsprechenden Marktes angewiesen. Es ist verständlich, dass gerade kleinere und mittlere Unternehmen aus wirtschaftlichen Gründen oft nicht in der Lage sind, ein eigenes System zu entwickeln.
Ein solches individuelles Wissensmanagement könnte darüber hinaus nicht nur zur Verfolgung von Regelwerken dienen, sondern auch als Speicher für Facility-Produkte fungieren.
Fallbeispiel:
Ein FM- Bereich oder -Unternehmen habe bereits an einem Standort eine Klimaanlage erneuert. Sie soll dies nun auch an einem weiteren Standort tun.
Hier könnte der Zugriff auf diesen Produktspeicher insofern helfen, als das Projekt (in diesem Fall ein Produkt) teilweise wiederverwendet werden könnte.
Zusätzlich zu diesem Ansatz besteht ein erheblicher Mehrwert in der Nutzung ausgelagerter Facility Services. Zum einen besitzt der Dienstleister das Potenzial, die Leistung effizient und auf bewährte Weise zu erbringen. Zum anderen profitiert der Auftraggeber von Ressourceneinsparungen und erhält eine Dienstleistung, die bereits zuvor ausgeführt wurde. Er schöpft somit aus Erfahrung. Allerdings sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass der Auftraggeber durch geeignete Methoden sicherstellen muss, dass der Dienstleister tatsächlich den Anforderungen gerecht wird und keine Täuschung darstellt.
Online-Informationssysteme mit rechtlichem und technischem Fachwissen über relevante Regelwerke für das Facility Management sind verfügbar. Diese bieten jedoch erfahrungsgemäß nicht den oben genannten Vorteil. Dennoch sind sie von unschätzbarem Wert, da sie oft mehr als 2000 deutsche Regelwerke umfassen. Ein Vorteil liegt darin, dass diese Regelwerke stets auf dem neuesten Stand sind. Der Anwender kann daher darauf vertrauen, die aktuellsten Informationen ohne aufwendige Vergleiche zu erhalten.
Die Anbieter solcher Regelwerke bieten außerdem spezielle Auswertungen der darin enthaltenen Inhalte an. Bei der Beschaffung solcher Systeme ist eine klare Definition der Aufgabenstellung für den Anbieter äußerst vorteilhaft. Durch die vorherige Festlegung der anwendungsspezifischen Anforderungen ist eine spätere Anpassung weitgehend überflüssig, und die Anwender erhalten schnell und unkompliziert die für sie relevanten Informationen. Selbstverständlich sind dafür entsprechende Gebühren zu entrichten.
Wissensmanagement und Informationssysteme
Eine wirkungsvolle Grundlage zur systematischen Gewährleistung der Rechtskonformität bildet ein effizientes Wissensmanagement und Informationssystem. Es ist von Bedeutung, Zugriff auf aktuelle Regelwerke und technische Vorschriften zu haben, um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen.
Der Einkauf einer Regelwerksverfolgung hat also folgende Vorteile:
geringer Eigenaufwand bei Recherchen,
Schneller und effizienter Zugriff auf die wichtigsten Regelwerke im Facility Management,
Konzentration auf die substanziellen Inhalte relevanter Regelwerke,
Ausgabe von Pflichtenkatalogen, falls vereinbart, auch als Handlungsanweisungen,
infolge einheitlicher Internetoberfläche standardisierte und einfache Handhabung,
Hohe Rechtssicherheit bei geringem Haftungsrisiko infolge der Sicherheit, über aktuelles Rechtswissen zu verfügen.
Ein sehr wichtiger Schritt zur Exkulpation.
Entscheidungsfindung für ein effektives Wissensmanagement-Ordnungssystem im Facility Management
Phasen im Facility Management
Ordnung für Dokumente des Facility Managements
Die Schaffung eines gut strukturierten Ordnungssystems im Facility Management, das für alle Beteiligten verständlich ist, bleibt eine dauerhafte Aufgabe. Im Gegensatz zu früheren Zeiten profitieren die aktuellen Generationen von bereits entwickelten Systemen, die im Laufe der Jahre von verschiedenen Organisationen erarbeitet wurden. Dieses Buch zum Thema Facility Management orientiert sich beispielsweise stark an der DIN EN 15221, insbesondere am Teil 4 der Norm, der die standardisierten Facility Produkte abdeckt. Um die Lücken in diesen standardisierten Facility Produkten zu schließen, hat der Autor die Struktur durch die Integration von Lebenszyklusprozessen erweitert, wie sie in der GEFMA-Richtlinie 100-2 beschrieben sind.
Die GEFMA-Richtlinie bietet eine logische und leicht verständliche Struktur, die den Lebenszyklus einer Immobilie von der Entwicklung bis zum Abriss oder der Umnutzung abdeckt. Es macht daher Sinn, den Lebenszyklus als Basis für das Ordnungssystem im Facility Management zu nutzen. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass man von den kontinuierlichen theoretischen Entwicklungen innerhalb der GEFMA profitieren kann, ohne eigene Entwicklungsressourcen dafür aufwenden zu müssen. Unsere Empfehlungen in diesem Kontext sind rein pragmatisch und dienen nicht der Förderung von GEFMA-Richtlinien.
Die Notwendigkeit eines Ordnungssystems im Facility Management
Die Entwicklung eines gut strukturierten Ordnungssystems im Facility Management, das für alle Beteiligten verständlich ist, bleibt eine anhaltende Herausforderung. Die heutigen Generationen ziehen Nutzen aus den Erkenntnissen und Fortschritten, die im Laufe der Zeit von verschiedenen Organisationen erarbeitet wurden.
Die Bedeutung des Lebenszyklus einer Immobilie
Die rationale Grundlage für die Verwendung des Lebenszyklus einer Immobilie als Basis des organisatorischen Systems im betrieblichen Facility Management-Wissensmanagement ist deutlich. Durch diese Herangehensweise können Unternehmen von den theoretischen Fortschritten innerhalb der GEFMA profitieren, ohne eigene Entwicklungsressourcen dafür aufbringen zu müssen.
Die Anwendung der DIN EN 15221 und GEFMA-Richtlinien
Die Struktur der DIN EN 15221 sowie der GEFMA-Richtlinie 100-2 liefern eine robuste Basis für die Kategorisierung und Organisation von Facility Management-Prozessen. Diese Normen ermöglichen eine klare und für jeden verständliche Aufteilung, die auch zeitlich nachvollziehbar ist.
Beispielhaft sind fünf GEFMA- Richtlinien in der Serie 922 aufgeführt. Deren Einteilung erfolgt nach dem Ordnungssystem der DIN 276-1:
GEFMA 922-334 Türen, Tore und Fenster
GEFMA 922-362 Natürliche RWA-Anlagen
GEFMA 922-412 Trinkwasser-Installationen
GEFMA 922-434 Kälteanlagen
GEFMA 922-461 Aufzugsanlagen.
Verzeichnisse für Lebenszyklusdokumentation von Anlagen und Komponenten
Die aufgeführten Verzeichnisse beinhalten Informationen und Unterlagen, die im Verlauf des Lebenszyklus der jeweiligen Anlagen oder Komponenten zu erstellen sind, sofern gesetzliche Anforderungen oder vertragliche Vorgaben dies vorschreiben.
Die GEFMA- Richtlinien enthalten die Regelungen für die Produktkategorien entsprechend des geltenden EU-Rechts. Dies sind:
Bauprodukte (i.S. der EU-Bauprodukte-VO (EU) 305/2011)
Maschinen (i.S. der EU-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG)
Druckbehälter (i.S. der EU-Druckbehälterrichtlinie 2014/29/EU)
Druckgeräte (i.S. der EU-Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU)
Elektrische Betriebsmittel (i.S. der EU-Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU)
Aufzüge (i.S. der EU-Aufzugsrichtlinie 2014/33/EU).
Hierin finden sich, jeweils abgestimmt mit den europäischen Produktnormen, die
Anforderungen für Informationen für die Benutzer
Kennzeichnungsvorschriften für die Produkte
produktbegleitet Dokumente sowie Zulassungen von Produkten.
Dokumentenzuordnung und Kategorisierung nach DIN 276-1
Die Dokumentenzuordnung erfolgt nach den Lebenszyklusphasen 1-9 und innerhalb dieser Struktur gemäß der Anlagennomenklatur nach DIN 276-1. Diese Organisation ermöglicht eine sinnvolle Anordnung der Daten und erleichtert die Auffindbarkeit im Kontext der Historie der Immobilie. Im spezifischen Fall von GEFMA 922-334 für Außentüren und -fenster sind weitere detaillierte Unterteilungen vorhanden. Da die GEFMA alle möglichen Arten von Außentüren und -fenstern abdeckt, sind diese zusätzlichen differenzierten Kategorisierungen sinnvoll.Hier könnten beispielsweise folgende Unterscheidungsmerkmale zum Einsatz kommen:
B nach der Bauart
Drehflügel-,
Faltflügel-,
Schiebe-,
Karusselltüren,
Roll-,
Sektionaltor,
Kipp-,
Schiebetore,
mit oder ohne Brand-/Rauchschutzeigenschaften,
mit oder ohne Feststelleinrichtungen.
Dokumentenverteilung nach Lebenszyklusphasen von Bauteilen
Dokumentation von Türen und Fenstern
Anzahl von Dokumenten über Türen, Tore und Fenster nach LzPh
In der nachfolgenden Abbildung ist ein repräsentatives Muster der verschiedenen Dokumentenanzahlen für das jeweilige Bauteil zu sehen. Die meisten Dokumente, rund 50 Stück, fallen in der Lebenszyklusphase drei, der Bauphase, an. Etwa ein Drittel dieser Dokumente wird für die Lebenszyklusphase sechs, den Betrieb des Gebäudes, benötigt.
Relevanz und Umfang der Dokumentation für Türen und Tore
Normen im Bauprozess
Dokumente über Türen und Tore
Die Dokumente für Türen und Tore entsprechen denen aus der vorherigen Tabelle. Anhand eigener Erfahrungen kann der Leser einschätzen, wie relevant diese Anzahl an Dokumenten für betriebliche Anforderungen ist. Normalerweise gelten Fenster und Türen als Elemente, die wenig Aufmerksamkeit erfordern, es sei denn, sie klemmen oder Schlüssel fehlen. Aufgrund ihrer Bedeutung für die Sicherheit der Personen sind bei Aufzugsanlagen verhältnismäßig noch mehr Dokumente erforderlich, wie die nachfolgende Grafik veranschaulicht.
Herausforderungen der Aufzugsdokumentation
Dokumente für Aufzugsanlagen
Anzahl von Dokumenten über Aufzugsanlagen nach LzPh.
In der GEFMA 922-461 sind insgesamt 112 aufzugsbezogene Dokumente aufgeführt. Angesichts dieser umfangreichen Dokumentenmenge stellt sich ein Verantwortlicher für Instandhaltung und Betrieb die Frage, wie er diese Anforderungen erfüllen kann, insbesondere wenn er seine Aufgaben hauptsächlich mit Subunternehmen abwickelt.
Die Anwendung der GEFMA-Richtlinien
Die GEFMA-Richtlinien bieten eine umfassende Anleitung zur Kategorisierung und Organisation von Facility Management-Prozessen. Sie entsprechen den aktuellen EU-Rechtsvorgaben für Produktkategorien und sorgen für eine strukturierte und leicht auffindbare Datenerfassung zur Historie von Immobilien.
Die Rolle der FM-Teamleitung
Die Führung eines FM-Teams spielt eine zentrale Rolle im Facility Management. Die vorhandenen Führungsstrukturen sind im Einklang mit den Prinzipien der Personal- und Organisationsentwicklung und richten sich nach aktuellen Standards.
Leitung des FM-Teams
In Unternehmen existieren oft verschiedene Ansätze zur Führung eines Teams, wie zum Beispiel eines FM-Teams. Das jeweilige Verständnis für Teamführung ist weder falsch noch unangemessen. Leitungsstrukturen resultieren meist aus der historischen Entwicklung eines Unternehmens und den daraus entstandenen Anforderungen. Wenn ein Unternehmen externe Maßstäbe bei dieser Entwicklung vernachlässigt, bildet sich eine sehr spezifische Denk- und Vorgehensweise heraus. Obwohl diese auf das Unternehmen zugeschnitten ist, kann sie von den Grundsätzen der Personal- und Organisationsentwicklung abweichen und somit von zeitgemäßen Standards entfernt sein.
Gestaltungsbeispiel eines Blattes der GEFMA 922:
Detaillierte Prozessdokumentation
GEFMA 922-461 (2016-09) Ausschnitt Lebenszyklusphasen 3, 6 und 7
Bei relativ neuen Verfahren oder Produkten ist die Einhaltung von Standards und Terminologien entscheidend. Facility Management stellt ein solches modernes Verfahren dar. Es hat seinen Ursprung in den USA und ist mittlerweile auch in Europa und Deutschland weit verbreitet. In Unternehmen und Organisationen sind Begriffe wie Facility Management, Gebäudemanagement, Dienstleister, Dienstleistungsverträge, Leistungsbeschreibungen und Outsourcing heute gang und gäbe.
Die GEFMA leistet einen wichtigen Beitrag zur Vereinheitlichung der Terminologie in professionellen Facility Management-Organisationen. Diese einheitliche Sprache erleichtert das Verständnis der Aufgaben, die von den Dienstleistern erwartet werden, erheblich.
Erweiterte Anforderungen im modernen Facility Management
Strategische Managementebenen
FM-Ebenen (Quelle: DIN EN 15221)
Mit zunehmender Weiterbildung der Führungskräfte in FM-Bereichen werden das Verständnis und die Vorgehensweisen tatsächlich standardisiert. Im modernen Facility Management beschränken sich die Anforderungen nicht mehr nur auf die Wartung von technischen und strukturellen Anlagen. Sie umfassen auch weiterführende Aspekte, wie zum Beispiel die nachhaltige Gebäudebewirtschaftung, Energieeffizienz und sogar das Wohlbefinden der Menschen, die die Gebäude nutzen.
Standardisierte Verfahren und Servicelevels
Definition von Servicelevels,
einhergehend mit Key Performance Indicators (KPI)
und das hierauf abzielende FM-Controlling,
detaillierte Anforderungen an die Büroplanung
in enger Verbindung mit Benchmarking,
Definition von Arbeitsplatz- und Büroraum,
Normen als Basis für effizientes Facility Management
Zusätzlich dienen Normen, insbesondere die Facility Produkte gemäß DIN EN 15221 Teil 4, als Grundlage für betriebliche Standardisierung und Normierung zur Förderung bewährter Verfahren. Diese Normen bieten einen Rahmen für die Implementierung von Best Practices und tragen dazu bei, dass das Facility Management effizienter, transparenter und vergleichbarer wird.