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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Wirkung der Unternehmensstrategie

Facility Management: Strategie » Grundlagen » Strategische Ebene » Wirkung

VERBESSERUNG DER BETRIEBSABLÄUFE UND STEIGERUNG DER WERTSCHÖPFUNG DURCH EFFEKTIVE FM-STRATEGIE

VERBESSERUNG DER BETRIEBSABLÄUFE UND STEIGERUNG DER WERTSCHÖPFUNG DURCH EFFEKTIVE FM-STRATEGIE

Proaktives Facility Management verbessert die Qualität der Arbeitsplätze und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Eine strategische Ausrichtung im Facility Management trägt zur Senkung der Betriebskosten bei, da sie für eine effizientere Nutzung der Ressourcen und eine verbesserte Instandhaltungsplanung sorgt. Darüber hinaus fördert die Facility-Management-Strategie eine effiziente und nachhaltige Bewirtschaftung, indem sie Synergien nutzt und Dienstleistungen integriert.

Mehr Effizienz und Wertschöpfung im Facility Management

Einfluss der Unternehmensstrategie auf das Facility Management

Die Unternehmensstrategie hat einen erheblichen Einfluss auf das Facility Management, und beide Bereiche werden vom Top-Management des Unternehmens überwacht. Das Top-Management legt nicht nur die Strategie für das Facility Management fest, sondern trägt auch die Verantwortung für dessen Umsetzung.

Zwei entscheidende Punkte sind besonders wichtig

  • Eine klare und genaue Abgrenzung der Schnittstellen zwischen taktischer und operativer Ebene ist entscheidend für die reibungslose Übertragung taktischer Aufgaben. Als Referenz sollte der Teil 5 (Prozesse) der DIN EN 15221 herangezogen werden. Durch die Bereitstellung einer klar definierten Prozessbeschreibung können alle am Prozess beteiligten Parteien ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten effektiv wahrnehmen und überwachen. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, diese Pflichten möglichst schnittstellenorientiert in das Facility-Management-Controlling zu integrieren.

  • Eine eindeutige Beschreibung ist eine weitere entscheidende Voraussetzung für die erfolgreiche Übertragung taktischer Aufgaben. Während für Texte im Zusammenhang mit Wartung, Inspektion und anderen Bereichen häufig Vorlagen verfügbar sind, sind sie für taktische Aufgaben möglicherweise nicht vorhanden. Es ist unbedingt erforderlich, diese Aufgaben klar und konkret zu beschreiben, um ihre Delegation an Dritte zu erleichtern. Sich bei der Definition dieser Beschreibungen auf Dienstleister zu verlassen, was oft ein fehlgeleiteter Ansatz ist, kann zu Unklarheiten führen und sollte unbedingt vermieden werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten im Facility Management

  • Das mittlere Management, auch taktische Ebene genannt, ist für die Vorbereitung der Leistungen und die Umsetzung der vom Top-Management vorgegebenen strategischen Leitlinien verantwortlich. Die operative Ebene, die sogenannten Facility Services, kümmert sich um die praktische Ausführung von Dienstleistungen.

Wichtige Aspekte bei der Übertragung taktischer Aufgaben

  • Das mittlere Management, auch taktische Ebene genannt, ist für die Vorbereitung der Leistungen und die Umsetzung der vom Top-Management vorgegebenen strategischen Leitlinien verantwortlich. Die operative Ebene, die sogenannten Facility Services, kümmert sich um die praktische Ausführung von Dienstleistungen.

Klare Anweisungen und Richtlinien für den Erfolg

Die FM-Strategie wird direkt aus der Unternehmensstrategie entwickelt, um die zentralen Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen. Das strategische Management legt den Umfang der Facility-Management-Leistungen fest, wobei die Produktdefinition gemäß DIN EN 15221 Teil 4 als Hauptstandard gilt.

Die FM-Abteilung formuliert die spezifischen Bedingungen für standardisierte Facility-Produkte in einer für alle Beteiligten leicht verständlichen Weise. Bei Ausschreibungen werden präzise Produktbeschreibungen, inklusive spezifischer Komponenten und genauer Kostenschätzungen, als entscheidend angesehen.

Ein empfohlener Ansatz besteht darin, einen allgemeingültigen Rahmen zu etablieren, indem man standardisierte Facility-Produkte mit den in der GEFMA-Richtlinie 100-2 beschriebenen Dienstleistungen abgleicht.

Das Dienstleistungsangebot des Facility Managements umfasst alle notwendigen Aktivitäten für den optimalen Betrieb des Gebäudebestands und stellt sicher, dass Industriestandards eingehalten werden, auch bei Neubauten.

Zusätzlich obliegt es dem Facility Management die Bedingungen zu schaffen, welche die in den Immobilien tätigen Menschen für eine optimale Aufgabenerfüllung benötigen:

  • Sauberkeit,

  • Hygiene,

  • Sicherheit,

  • klimatische Behaglichkeit (sitzende Tätigkeit),

  • Umfeld,

  • Arbeitsmittel,

  • Arbeitsflächen,

  • Ausrüstungen,

  • div. Services, wie Speisen- und Getränkeversorgung, Logistik

  • u.v.a.

Nachhaltige Personalentwicklung im Facility Management

Ebenen der Facility Management

Ebenen der Facility Management

Unterschiedliche operative Ebenen beim FM

Die Kultivierung einer starken Servicementalität bei den Mitarbeitern im FM-Dienstleistungsbereich setzt eine nachhaltige Personalentwicklung voraus. Ein entscheidender Aspekt dabei ist die effektive Nutzung vorhandener Ressourcen durch stetige Verbesserungsinitiativen. Schulungen werden sozial verantwortlich bereitgestellt, damit Einzelpersonen neue oder erweiterte Verantwortungsbereiche übernehmen können. Es ist wichtig zu betonen, dass das Ziel des Facility Managements nicht die Eliminierung von Arbeitsplätzen durch Rationalisierung ist.

Die Personalentwicklung ist entscheidend, um den vielfältigen und komplexen Anforderungen der Branche kontinuierlich gerecht zu werden. Diese Strategie fördert ein tiefgreifendes Verständnis für das gesamte Spektrum der FM-Dienstleistungen, die dann effektiv von der FM-Leitung gesteuert werden können.

Der anfängliche Schwerpunkt: Bestimmung der Verarbeitungsschritte

  • Ob die jeweiligen Leistungen im Unternehmen relevant sind,

  • Welche Personen mit diesen Leistungen, bzw. Teilen davon betraut sind, bzw. sich historisch begründet damit beschäftigen,

  • Ob die zeitlichen Aufwendungen hierfür ausreichend sind,

  • Welchen Anteil die eigenen Mitarbeiter erbringen und welcher Anteil an Fremdfirmen vergeben wird,

  • Ob die Vergabe an Fremdfirmen im gewohnten Umfang gerechtfertigt (Umfang, Preis, Häufigkeit usw.) scheint bzw. ist.

Umsetzung der langfristigen Ziele des Unternehmens: Umsetzungsstrategien

Strategische Entscheidungen, besonders im Bereich des Facility Managements, erfordern sorgfältige Vorbereitung für ihre Umsetzung auf der taktischen Ebene, die auch als Facility-Services-Ebene gemäß DIN EN 15221 bekannt ist. Die taktischen Entscheidungen werden dann auf der operativen Ebene umgesetzt, egal ob durch interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister.

Dazu ist die Einrichtung einer speziellen taktischen Ebene innerhalb des Unternehmens notwendig. Es gibt verschiedene Ansätze, um dies zu realisieren, immer mit Blick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis. In kleinen Unternehmen sind die Ressourcen für eine vollständige interne Facility-Management-Abteilung oft begrenzt. Aber die Facility-Management-Aufgaben müssen dennoch erfüllt werden. In solchen Fällen kann eine kluge Kombination aus internen und externen Ressourcen eine praktikable Lösung sein.

In größeren Unternehmen existieren hingegen in der Regel bereits umfangreiche interne Kapazitäten im Bereich des Facility Managements.

Effizienz und Kosten im internen Facility Management

  • Wie ist die Auslastung eigener FM-Kapazitäten?

  • Wie sind die Kosten gegenüber eingekauften Dienstleistungen?

  • Ändern sich die Anforderungen des Kerngeschäftes (beispielsweise durch häufig wechselnde Produktionsanforderungen) in einem Maße, welches schnelle, von eigener Unternehmenserfahrung geprägter Handlungen erfordert?

Richtungsvorgaben, Leitlinien, Richtlinien

Strategische Entscheidungen, besonders im Bereich des Facility Managements, erfordern sorgfältige Vorbereitung für ihre Umsetzung auf der taktischen Ebene. Diese ist auch als Facility-Services-Ebene gemäß DIN EN 15221 bekannt. Anschließend findet die Umsetzung auf der operativen Ebene statt, unabhängig davon, ob interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister die Dienstleistungen erbringen.

Zur erfolgreichen Umsetzung ist die Einrichtung einer speziellen taktischen Ebene innerhalb des Unternehmens notwendig. Hierfür gibt es verschiedene Ansätze, immer unter Berücksichtigung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses. In kleinen Unternehmen sind die Ressourcen für eine umfangreiche interne Facility-Management-Abteilung oft begrenzt. Die Erfüllung der Facility-Management-Aufgaben bleibt jedoch unerlässlich. In solchen Fällen kann eine kluge Kombination von internen und externen Ressourcen eine praktikable Lösung sein.

Im Gegensatz dazu verfügen größere Unternehmen in der Regel bereits über umfangreiche interne Kapazitäten im Bereich des Facility Managements.

Verantwortung für Ressourcen, Budgetentwicklung und -steuerung

Die Kosten im Bereich des Facility Managements werden letztlich in Kosten pro Quadratmeter ausgedrückt, um eine umfassende Bewertung der Wirtschaftlichkeit zu ermöglichen. Wesentliche Kostenfaktoren hierbei sind die Aufwendungen für das taktische Management, die Ausgaben für die interne Verwaltung und die Kosten für alle Dienstleistungen, die mit den Flächen und der Infrastruktur zu tun haben.

Die Ermittlung der einzelnen Ressourcen:

  • eigener Personalbedarf für Betriebsführung (Regelleistungen) nach h/a,

  • eigener Personalbedarf für Betriebsführung (Projektleistungen wie z.B. Instandsetzungen) in h/a

  • Fremdleistungen (Regelleistungen) €/a, €/Mon. usw.

  • Fremdleistungen für Projekte projektbezogen (Abschlagsrechnungen) €/Projekt usw.

  • Energie/Medien €/Einheit z.B. pro KWh, m² usw.

  • Material €/Stück bzw. Gebinde usw.

Geeignete Kalkulationsschemata

Facility Management Dienstleistungen

Facility Management Dienstleistungen

Exemplarische Ressourcenübersicht für Facility Management

Passende Kalkulationsschemata ermöglichen eine komplexe Ermittlung und Darstellung der Ressourcen, die entweder mit der vorherigen Periode verglichen oder für zukünftige Planungen herangezogen werden können. Die Kostenstrukturen im Bereich des Facility Managements sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Dienstleistungsanbieter kalkulieren ihre Angebote oft intern auf Basis von Stundenverrechnungssätzen. Diese Sätze enthalten bereits Personalkosten, Risikoaufschläge, Gewinnmargen und andere Faktoren und werden in der Regel intern festgelegt.

Die oberste Führungsebene trägt zwar die Hauptverantwortung für Ressourcen und Budget, doch die praktische Verwaltung und Steuerung findet meistens auf der taktischen Ebene statt. Dort gibt es vielfältige Möglichkeiten zur Anpassung von Ressourcen und Budget. Es ist wichtig, dass auf dieser Ebene genügend Fachkompetenz und Arbeitszeit vorhanden sind, um die Verwaltungs- und Steuerungsaufgaben effektiv zu bewältigen.

Die Bestimmung der benötigten Ressourcen für das Facility Management ist eine grundlegende, aber oft unterschätzte Aufgabe. Fachkenntnisse sind erforderlich, um zu bestimmen, welcher Aufwand für welche Aufgaben erforderlich ist, um eine bestimmte Servicequalität zu erzielen. Leider bieten Fachliteraturen selten klare Richtlinien für diese Aufgabe. Die meisten Informationen sind spezifisch für bestimmte Situationen, und ein allgemein anwendbarer Algorithmus ist schwer zu finden.

Festlegung von SLA und KPI

Zu den zentralen Aufgaben der taktischen Ebene zählt die Bestimmung der Messkriterien für die Leistungen des Facility Managements. Im Abschnitt zur Leistungsmessung im Facility Management wird eine entsprechende Methodik ausführlich erläutert.

Es dürfte klar sein, dass die Festlegung von Service Levels (SL) insbesondere dann von höchster Wichtigkeit ist, wenn es darum geht, nachzuweisen

  • dass man seiner Betreiberverantwortung hinreichend gerecht geworden ist,

  • dass die Facility Services in der festgelegten Qualität und im vereinbarten Umfang erbracht worden sind

  • dass im Falle des Einkaufs von Services die eingekauften Leistungen dem vereinbarten monetären Wert entsprechen und deshalb die Anweisung des Entgeltes an den Dienstleister nachweislich gerechtfertigt ist.

Effektive Nutzung von KPIs und Servicelevels

Die Verwendung von Key Performance Indicators (KPIs) und Servicelevels erfordert eine gründliche Planung und Anpassung an das jeweilige Objekt. Dies gelingt vor allem durch die Definition und Nutzung präziser Messmethoden. Diese Indikatoren und Servicelevels müssen in erster Linie das Management unterstützen und sollten nicht als Selbstzweck fungieren. Ein solcher Ansatz könnte die Akzeptanz der Mitarbeiter beeinträchtigen, insbesondere aufgrund der zusätzlichen Anforderungen. Im besten Fall entstehen KPIs und zugehörige Servicelevels automatisch aus dem Management-Informationssystem (MIS), das in einer CAFM-Software integriert ist.

Es ist auch wichtig, im Vorfeld der Implementierung von CAFM-Systemen eine klare, gemeinsame Verständigung über die Verknüpfungen und Anforderungen unter allen Beteiligten zu erreichen.