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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Timeline

Facility Management: Strategie » Grundlagen » Timeline

Timeline für die Erarbeitung und Umsetzung einer FM-Strategie

  • PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE AUSRICHTUNG & KONTEXTKLÄRUNG (NEUER STANDORT)

    Grundsatzentscheid

    Warum eine FM-Strategie für den Neubau? Ziele: Rechtskonformität (BetrSichV, DGUV, DIN/EN), ESG-Vorgaben (Taxonomie-Verordnung), Effizienz, Sicherheit, Innovationsgrad.

    Mitbestimmung (BetrVG): Offenlegung von Outsourcing-Plänen, Personalaspekten.

    Unternehmenskontext

    Bezug auf die übergeordnete Konzern-/Unternehmensstrategie (Wachstumsziele, Nachhaltigkeit, Digitalisierung) → Ableitung FM-Strategie.

    Risikomanagement: mögliche Bauverzögerungen, Budgetrisiken, Personalengpässe?

    Eckdaten zum Neubau

    Nutzungen (Produktion, Labor, Büro, Lager, etc.), Ausführungsstand, GU-Verträge, Abgrenzung Bau-/Nutzerausstattung.

    Relevante Normen: VOB/B (Bauverträge?), DIN 277 (Flächendefinition), BetrSichV (Arbeitsmittel?).

    Projektorganisation & Zeitplan

    Projektteam: FM-Leitung, Bauleitung, IT, Personal, Betriebsrat, ggf. externe Berater.

    Erste KVP-Ansätze: “Welche quick wins?”

    FM-Strategie

  • PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): STAKEHOLDER-ANALYSE, BEDARFSERMITTLUNG & ENTWICKLUNG FM-ANFORDERUNGEN

    Stakeholder-Analyse

    Interne: Geschäftsführung, BR, HSE, IT, Personal, Einkauf, Produktion, Mobilität, Sicherheit.

    Externe: GU, Architekten, Planer, Fremdfirmen, Behörden, Versicherer.

    Bedarfs-/Nutzungsanalyse

    Technisches FM: RLT, Heizung, MSR, Sprinkler, Gasanlagen, Kraftbetätigte Tore, etc.

    Infrastrukturelles FM: Reinigung, Entsorgung, Post-, Fuhrpark-, Grünanlagen-/Winterdienst, Mobilität.

    Kaufmännisches FM: Budget, Controlling, Reporting (ESG, Taxonomie?), Vertrags- und Mangelanspruchsmanagement?

    FM-Anforderungen

    Konkretisierung Service Level und Ziele: Minimierung Ausfallzeiten, Kosteneinsparung, Witterungsschutz, etc.

    Abgrenzung GU- / Nutzerausstattung: “Wer verantwortet Oberlichter, Rammschutz, Sonnenschutz, Schalldämmung?”

    Mitbestimmung & Arbeitsschutz

    BR: Info => Personalkonzept, Outsourcing vs. Inhouse, Schichtsystem?

    ArbSchG, BetrSichV => Minimierung Gefahren beim Bau & späterem Betrieb.

    Stakeholder-Management und Strategie

  • PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): FORMULIERUNG DER FM-STRATEGIE (LEITLINIEN, ZIELE, SL/KPI)

    FM-Strategiepapier

    Leitlinien (z. B. “Nachhaltigkeit, Innovationsmanagement, Serviceorientierung”), Ziele (z. B. Kosten -10%, Ausfallrate <2%).

    CSR, ESG => fest in FM-Strategie verankern.

    Strategische Richtungsvorgaben

    Corporate Facility Management (CFM) => zentrale Standards, Richtlinien, mögliche regionale Koordination.

    Regional / Lokales FM => operative Umsetzung, SLA-/KPI-Reporting.

    Ergebnisse und SL/KPI

    Definition Service Levels, KPI (Reaktionszeit 2h, Erstlösungsquote x%, etc.), Auditrate.

    Normative Vorgaben: GEFMA, ISO 41001, DIN EN 15221?

    Risikomanagement

    Bau & FM-spez. Risiken => Zeitverzug Neubau, Budget, Personal + Mitbestimmung => “Streit Outsourcing?”

    Konfliktbewältigung => CR-Verfahren?

    Stetiges Wachstum sichern

  • PHASE 4 (DEZEMBER 2025 – MÄRZ 2026): AUFBAUORGANISATION (CFM, RFM, LFM), SOURCING (INHOUSE/MISCHFORM), VERTRÄGE & CHANGE-REQUEST

    Organisationskonzept

    Wie sind CFM, RFM, LFM aufgebaut? Stabs- vs. Linienfunktionen.

    Schnittstelle “Objektbetrieb -> LFM -> RFM -> CFM.”

    Sourcing

    Was intern, was extern? Beispiel: Infrastrukturelles FM (Reinigung) -> Fremdfirma, Technisches FM (RLT) -> Inhouse oder Mischform.

    Mitbestimmung: BR => Zustimmung, Sozialplan bei Personalanpassungen?

    Verträge & Leistungsvereinbarungen

    Vertragsinhalte: SL/KPI, Pflichten, PVO-Prüfungen, Mangelanspruchsmanagement.

    Rechtsgrundlagen: BGB (Dienst-/Werkvertrag?), VOB/B, DSGVO, BetrSichV.

    Change-Request-Verfahren

    Definierter CR-Ablauf: Initiierung (LFM?), Freigabe (RFM?), Budgetverantwortung (CFM?).

    Minimierung ungeplanter Mehrkosten.

    Strategische Bedeutung

  • PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOT-UMSETZUNG, SERVICE-DESK-EINBINDUNG, DIGITALISIERUNG & SCHULUNGEN

    Pilotphase

    Test in bestimmten Neubauabschnitten (Bürokomplex oder Labor) => Implementierung FM-Prozesse (Aufzugswartung, Reinigungs- /Entsorgungskonzept).

    KPI-Tracking => “Reaktionszeit, Budget, Zufriedenheit etc.”

    Service Desk

    Eingliederung in FM-Strategie => Meldung “Kraftbetätigte Tür defekt? Feststellanlage klemmt?” => Ticket => LFM- oder Fremdfirma.

    Digitalisierung => Minimierung Papier, ggf. Apps.

    Schulungen & Kommunikation

    FM-Teams => Arbeitsschutz, Normen (DIN, DGUV?), Minimierung Gefährdungen, “Wie verfahre ich bei Mängel?”

    Mitbestimmung => BR => Kenntnis über “Neue Tools, Arbeitsprozesse?”

    Datennutzung

    CAFM => Wartungspläne, PVO-Prüfungen, “Daten = Rohstoffe,” Auswertung => KVP.

    Risikominimierung => “Vorhersehbare Ausfälle?”

    Das moderne Dienstleistungszentrum: Nachhaltigkeit im Fokus

  • PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): ROLL-OUT, LEITUNG OBJEKTBETRIEB, MITBESTIMMUNG & RISIKOMANAGEMENT

    Flächendeckender Roll-out

    FM-Strategie in allen Neubau-Bereichen => LFM-Teams vor Ort, RFM koordiniert region., CFM standardisiert Vorgaben.

    SLA-/KPI-Echtbetrieb => “Reinigungsfrequenz, Kran-Wartung, Krafttor-Sicherheit.”

    Leitung des Objektbetriebs

    LFM => tägliche operative Leitung, Ticketbearbeitung, Wartungsplanung, Brandschutz-Koordination.

    RFM => überregionale Synergien, CFM => Governance, Innovation, ESG.

    Mitbestimmung & Personal

    BR => Mitwirkungsrechte bei Personaleinsatz, Outsourcing-Teilen, Arbeitszeit- / Schichtmodelle?

    Arbeitsschutz => BetrSichV, DGUV => Minimierung Unfälle, Evakuierungspläne?

    Risikomanagement

    BCM => Krisen-/Notfallplanung (z. B. Gasaustritt, Hochwasser?),

    KVP => “Verbesserung Fluchtwege bei Neubau?”

  • PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): LEISTUNGSÜBERPRÜFUNG, AUDITS & KVP (NEUBEWERTUNG FM-STRATEGIE)

    Leistungsüberprüfung & Audits

    Interne/externe Audits => SLA-Einhaltung (z. B. <2h Reaktionszeit?), BetrSichV-Compliance, GEFMA 100-900?

    KPI-Dashboards => “Budget + Zeitersparnis? ESG-Kennzahlen (Energie)?”

    KVP & Lessons Learned

    Einsammeln von Feedback => “Wo hakt’s in Rammschutz oder Oberlichtern?” => CR-Verfahren => “Anpassung?”

    Aktualisierung SM (Strategie) => “Neuer Standard in Reinigungsmanagement?”

    Neubewertung & Aktualisierung

    Ziele, Richtlinien => “Sind wir konform mit geänderten Normen (DIN, DGUV)?”

    Mitbestimmung => BR => “Einverstanden mit Neuerungen?”

    Übergabe Neubau

    GU => letzte Mängelbeseitigung, LFM => volle Instandhaltung, Mangelanspruchsmanagement.

    Finale Abnahme => “Bereit für Go-Live?”

    Datenanalyse in Echtzeit

  • PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & INTEGRATION IN DEN REGELBETRIEB (NEUER STANDORT & FM-ORGANISATION)

    Finaler Hochlauf

    Ab Jan. 2027: FM-Strategie vollständig umgesetzt, Neubau in Routinebetrieb.

    LFM = Operative Ebene, RFM = region. Synergien, CFM = strategische Governance.

    Überwachung & Lenkung

    SLA-/KPI-Reporting => KPI-Monitoring, Audits => “DSGVO, BetrSichV, DGUV.”

    CR-Prozess => fortlaufend, Mangelansprüche => “Objekthandbuch pflegen?”

    Korrekturmaßnahmen & KVP

    Falls KPI nicht erreicht => Ursachenanalyse => KVP => “Maßnahmenkatalog.”

    Innovationsmanagement => “Neue Ideen (z. B. Roboterreinigung, Energieeffizienz)?”

    Langfristige Stabilisierung & Aktualisierung

    Jährliche Strategiereviews => ISO 41001 / EN 15221 ggf. Zertifizierung?

    Ausweitung Best Practices auf andere Liegenschaften?

    Fortlaufende Personal-/Organisationsentwicklung => höhere Professionalität.

    Räume

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