Timeline zur FM-Strategie bei Standortverlagerungen
Funktion einer Timeline zur FM-Strategie bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zur FM-Strategie im Kontext einer Standortverlagerung dient der frühzeitigen Entwicklung und Umsetzung eines übergeordneten Facility-Management-Zielbilds für den neuen Standort. Sie strukturiert strategische Entscheidungen zu Betreibermodellen, Dienstleistungssteuerung, Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Lebenszykluskosten und stellt sicher, dass das Facility Management langfristig wirtschaftlich, leistungsfähig und zukunftssicher aufgestellt ist.
FM-Strategie bei Standortverlagerungen
Timeline für die Erarbeitung und Umsetzung einer FM-Strategie
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PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE AUSRICHTUNG & KONTEXTKLÄRUNG (NEUER STANDORT)
Grundsatzentscheid
Warum eine FM-Strategie für den Neubau? Ziele: Rechtskonformität (BetrSichV, DGUV, DIN/EN), ESG-Vorgaben (Taxonomie-Verordnung), Effizienz, Sicherheit, Innovationsgrad.
Mitbestimmung (BetrVG): Offenlegung von Outsourcing-Plänen, Personalaspekten.
Unternehmenskontext
Bezug auf die übergeordnete Konzern-/Unternehmensstrategie (Wachstumsziele, Nachhaltigkeit, Digitalisierung) → Ableitung FM-Strategie.
Risikomanagement: mögliche Bauverzögerungen, Budgetrisiken, Personalengpässe?
Eckdaten zum Neubau
Nutzungen (Produktion, Labor, Büro, Lager, etc.), Ausführungsstand, GU-Verträge, Abgrenzung Bau-/Nutzerausstattung.
Relevante Normen: VOB/B (Bauverträge?), DIN 277 (Flächendefinition), BetrSichV (Arbeitsmittel?).
Projektorganisation & Zeitplan
Projektteam: FM-Leitung, Bauleitung, IT, Personal, Betriebsrat, ggf. externe Berater.
Erste KVP-Ansätze: “Welche quick wins?”
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PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): STAKEHOLDER-ANALYSE, BEDARFSERMITTLUNG & ENTWICKLUNG FM-ANFORDERUNGEN
Stakeholder-Analyse
Interne: Geschäftsführung, BR, HSE, IT, Personal, Einkauf, Produktion, Mobilität, Sicherheit.
Externe: GU, Architekten, Planer, Fremdfirmen, Behörden, Versicherer.
Bedarfs-/Nutzungsanalyse
Technisches FM: RLT, Heizung, MSR, Sprinkler, Gasanlagen, Kraftbetätigte Tore, etc.
Infrastrukturelles FM: Reinigung, Entsorgung, Post-, Fuhrpark-, Grünanlagen-/Winterdienst, Mobilität.
Kaufmännisches FM: Budget, Controlling, Reporting (ESG, Taxonomie?), Vertrags- und Mangelanspruchsmanagement?
FM-Anforderungen
Konkretisierung Service Level und Ziele: Minimierung Ausfallzeiten, Kosteneinsparung, Witterungsschutz, etc.
Abgrenzung GU- / Nutzerausstattung: “Wer verantwortet Oberlichter, Rammschutz, Sonnenschutz, Schalldämmung?”
Mitbestimmung & Arbeitsschutz
BR: Info => Personalkonzept, Outsourcing vs. Inhouse, Schichtsystem?
ArbSchG, BetrSichV => Minimierung Gefahren beim Bau & späterem Betrieb.
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PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): FORMULIERUNG DER FM-STRATEGIE (LEITLINIEN, ZIELE, SL/KPI)
FM-Strategiepapier
Leitlinien (z. B. “Nachhaltigkeit, Innovationsmanagement, Serviceorientierung”), Ziele (z. B. Kosten -10%, Ausfallrate <2%).
CSR, ESG => fest in FM-Strategie verankern.
Strategische Richtungsvorgaben
Corporate Facility Management (CFM) => zentrale Standards, Richtlinien, mögliche regionale Koordination.
Regional / Lokales FM => operative Umsetzung, SLA-/KPI-Reporting.
Ergebnisse und SL/KPI
Definition Service Levels, KPI (Reaktionszeit 2h, Erstlösungsquote x%, etc.), Auditrate.
Normative Vorgaben: GEFMA, ISO 41001, DIN EN 15221?
Risikomanagement
Bau & FM-spez. Risiken => Zeitverzug Neubau, Budget, Personal + Mitbestimmung => “Streit Outsourcing?”
Konfliktbewältigung => CR-Verfahren?
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PHASE 4 (DEZEMBER 2025 – MÄRZ 2026): AUFBAUORGANISATION (CFM, RFM, LFM), SOURCING (INHOUSE/MISCHFORM), VERTRÄGE & CHANGE-REQUEST
Organisationskonzept
Wie sind CFM, RFM, LFM aufgebaut? Stabs- vs. Linienfunktionen.
Schnittstelle “Objektbetrieb -> LFM -> RFM -> CFM.”
Sourcing
Was intern, was extern? Beispiel: Infrastrukturelles FM (Reinigung) -> Fremdfirma, Technisches FM (RLT) -> Inhouse oder Mischform.
Mitbestimmung: BR => Zustimmung, Sozialplan bei Personalanpassungen?
Verträge & Leistungsvereinbarungen
Vertragsinhalte: SL/KPI, Pflichten, PVO-Prüfungen, Mangelanspruchsmanagement.
Rechtsgrundlagen: BGB (Dienst-/Werkvertrag?), VOB/B, DSGVO, BetrSichV.
Change-Request-Verfahren
Definierter CR-Ablauf: Initiierung (LFM?), Freigabe (RFM?), Budgetverantwortung (CFM?).
Minimierung ungeplanter Mehrkosten.
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PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOT-UMSETZUNG, SERVICE-DESK-EINBINDUNG, DIGITALISIERUNG & SCHULUNGEN
Pilotphase
Test in bestimmten Neubauabschnitten (Bürokomplex oder Labor) => Implementierung FM-Prozesse (Aufzugswartung, Reinigungs- /Entsorgungskonzept).
KPI-Tracking => “Reaktionszeit, Budget, Zufriedenheit etc.”
Service Desk
Eingliederung in FM-Strategie => Meldung “Kraftbetätigte Tür defekt? Feststellanlage klemmt?” => Ticket => LFM- oder Fremdfirma.
Digitalisierung => Minimierung Papier, ggf. Apps.
Schulungen & Kommunikation
FM-Teams => Arbeitsschutz, Normen (DIN, DGUV?), Minimierung Gefährdungen, “Wie verfahre ich bei Mängel?”
Mitbestimmung => BR => Kenntnis über “Neue Tools, Arbeitsprozesse?”
Datennutzung
CAFM => Wartungspläne, PVO-Prüfungen, “Daten = Rohstoffe,” Auswertung => KVP.
Risikominimierung => “Vorhersehbare Ausfälle?”
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PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): ROLL-OUT, LEITUNG OBJEKTBETRIEB, MITBESTIMMUNG & RISIKOMANAGEMENT
Flächendeckender Roll-out
FM-Strategie in allen Neubau-Bereichen => LFM-Teams vor Ort, RFM koordiniert region., CFM standardisiert Vorgaben.
SLA-/KPI-Echtbetrieb => “Reinigungsfrequenz, Kran-Wartung, Krafttor-Sicherheit.”
Leitung des Objektbetriebs
LFM => tägliche operative Leitung, Ticketbearbeitung, Wartungsplanung, Brandschutz-Koordination.
RFM => überregionale Synergien, CFM => Governance, Innovation, ESG.
Mitbestimmung & Personal
BR => Mitwirkungsrechte bei Personaleinsatz, Outsourcing-Teilen, Arbeitszeit- / Schichtmodelle?
Arbeitsschutz => BetrSichV, DGUV => Minimierung Unfälle, Evakuierungspläne?
Risikomanagement
BCM => Krisen-/Notfallplanung (z. B. Gasaustritt, Hochwasser?),
KVP => “Verbesserung Fluchtwege bei Neubau?”
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PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): LEISTUNGSÜBERPRÜFUNG, AUDITS & KVP (NEUBEWERTUNG FM-STRATEGIE)
Leistungsüberprüfung & Audits
Interne/externe Audits => SLA-Einhaltung (z. B. <2h Reaktionszeit?), BetrSichV-Compliance, GEFMA 100-900?
KPI-Dashboards => “Budget + Zeitersparnis? ESG-Kennzahlen (Energie)?”
KVP & Lessons Learned
Einsammeln von Feedback => “Wo hakt’s in Rammschutz oder Oberlichtern?” => CR-Verfahren => “Anpassung?”
Aktualisierung SM (Strategie) => “Neuer Standard in Reinigungsmanagement?”
Neubewertung & Aktualisierung
Ziele, Richtlinien => “Sind wir konform mit geänderten Normen (DIN, DGUV)?”
Mitbestimmung => BR => “Einverstanden mit Neuerungen?”
Übergabe Neubau
GU => letzte Mängelbeseitigung, LFM => volle Instandhaltung, Mangelanspruchsmanagement.
Finale Abnahme => “Bereit für Go-Live?”
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PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & INTEGRATION IN DEN REGELBETRIEB (NEUER STANDORT & FM-ORGANISATION)
Finaler Hochlauf
Ab Jan. 2027: FM-Strategie vollständig umgesetzt, Neubau in Routinebetrieb.
LFM = Operative Ebene, RFM = region. Synergien, CFM = strategische Governance.
Überwachung & Lenkung
SLA-/KPI-Reporting => KPI-Monitoring, Audits => “DSGVO, BetrSichV, DGUV.”
CR-Prozess => fortlaufend, Mangelansprüche => “Objekthandbuch pflegen?”
Korrekturmaßnahmen & KVP
Falls KPI nicht erreicht => Ursachenanalyse => KVP => “Maßnahmenkatalog.”
Innovationsmanagement => “Neue Ideen (z. B. Roboterreinigung, Energieeffizienz)?”
Langfristige Stabilisierung & Aktualisierung
Jährliche Strategiereviews => ISO 41001 / EN 15221 ggf. Zertifizierung?
Ausweitung Best Practices auf andere Liegenschaften?
Fortlaufende Personal-/Organisationsentwicklung => höhere Professionalität.
