Die Rolle der Kerngeschäftsstrategie für FM in Nachfrageorganisationen
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DIE BEDEUTUNG DER ORGANISATIONSSTRUKTUR
Eine klare Organisationsstruktur ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung von Facility-Management-Maßnahmen. Sie fördert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und gewährleistet eine effiziente und transparente Aufgabenausführung. Die Zuständigkeiten und Rollen für jeden Bereich des Facility Managements sollten klar definiert sein.
Effiziente Abläufe durch klare Strukturen
Allgemeines
Die meisten Organisationen agieren in einem Umfeld dynamischer Veränderungen. Keine zwei Organisationen sind gleich, und was für eine Organisation sinnvoll ist, könnte für eine andere ungeeignet sein. Es ist eine Schlüsselaufgabe ihrer Führung, zu verstehen, wie eine Bedarfsorganisation Veränderungen antizipiert, plant und darauf reagiert - insbesondere Veränderungen, die sich auf die Anforderungen und Auswirkungen von FM und Facility-Dienstleistungen auswirken könnten. Die Anpassung von Strukturen und die Bereitstellung von FM- und Facility-Dienstleistungen im Einklang mit den Geschäftsaktivitäten der Bedarfsorganisation sind daher wesentlich, um die Kerngeschäftsziele zu erreichen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich bei der Bedarfsorganisation um eine öffentliche oder private Einrichtung handelt, sowie unabhängig von der Branche, in der sie tätig ist. Dennoch beeinflussen organisatorische Struktur, Menschen, Werte, Kultur, Managementstil und Kontext die Art und Weise, wie verschiedene Faktoren behandelt werden und Entscheidungen über die Notwendigkeit und Nutzung von Einrichtungen getroffen werden.
Kulturelle Unterschiede in der Bedarfsorganisation berücksichtigen
Bedarfsorganisationen agieren zunehmend länder- und kulturübergreifend. Es können kulturelle Unterschiede festgestellt werden, die von einem Ort zum anderen variieren. Diese Unterschiede können das Arbeitsumfeld und die Arbeitsqualität verbessern, erfordern jedoch möglicherweise einen angepassten Ansatz seitens des Top-Managements. Diese Faktoren und die damit verbundenen Entscheidungen, mit denen die Bedarfsorganisation konfrontiert wird, werden in der Regel konkret in ihrer Kerngeschäftsstrategie oder einer davon abgeleiteten Richtlinienerklärung festgehalten.
Integration von FM in die Kerngeschäftsstrategie der Bedarfsorganisation
Die Kerngeschäftsstrategie der Bedarfsorganisation sollte den Beitrag berücksichtigen, den FM zum Erfolg ihres Kerngeschäfts leisten sollte, wie auch immer Erfolg definiert ist. Ebenso sollte die Strategie für FM die Geschäftsziele, Anforderungen und Einschränkungen der Bedarfsorganisation widerspiegeln und in FM-Anforderungen übersetzen können. Dies reduziert erheblich die Wahrscheinlichkeit einer Diskrepanz zwischen den Zielen, Anforderungen und Einschränkungen des Unternehmens sowie den Mitteln zu ihrer Unterstützung in Form von geeigneten Einrichtungen und Facility-Dienstleistungen. Es sollte allen Geschäftsplänen Rechnung getragen werden, die sich auf die Bedürfnisse im Zusammenhang mit der aktuellen und zukünftigen Nutzung von Einrichtungen und Facility-Dienstleistungen auswirken, sowie den Geschäftsplanungshorizonten, in denen diese auftreten könnten (z. B. kurz-, mittel- und langfristig, wie von der Bedarfsorganisation definiert).
Integration von FM in die Kerngeschäftsstrategie der Bedarfsorganisation
In der Praxis dreht sich die Kerngeschäftsstrategie darum, wie die Menschen in der Bedarfsorganisation Entscheidungen treffen und Ressourcen zuweisen, um die Geschäftsziele zu erreichen und die dafür erforderliche Planung zu erreichen. Die Ziele können durch Maßnahmen erreicht werden, die unter anderem umfassen:
FM-Strategie: Integration in die Kerngeschäftsstrategie der Organisation
Formulierung der FM-Strategie in Abstimmung mit der Kerngeschäftsstrategie der Nachfrageorganisation;
Grundsatzerstellung;
Festlegung interner Standards und Leitlinien (z. B. Assets, Räumlichkeiten, Aktivitäten und Facility Services);
Sicherstellung der Gesundheit, Sicherheit und des Schutzes von Menschen innerhalb und in unmittelbarer Nähe der Einrichtungen;
proaktives Management von Risikoereignissen;
Sicherstellung der Geschäftskontinuität im Falle einer Störung bei der normalen Nutzung der Einrichtungen;
Unterstützung von Maßnahmen für die Notfallwiederherstellung;
praktische Unterstützung für das Änderungsmanagement der Nachfrageorganisation;
Bewertung der Auswirkungen der Einrichtungen auf die Geschäftsaktivitäten, die Umwelt und die Gesellschaft;
Erhalten von Beziehungen zu Behörden und anderen Stakeholdern;
Genehmigung von Geschäftsplänen und Budgets;
Beschaffung von Waren und Dienstleistungen;
Bereitstellung einer robusten und nachhaltigen Reaktion.
Geschäftszielorientierte Anforderungen verstehen und erfüllen
Die FM-Organisation sollte sich darüber im Klaren sein, in welchem Umfang sie die in diesem Dokument behandelten Punkte berücksichtigen muss, um zur Erfüllung der Geschäftsziele und Anforderungen der Bedarfsorganisation beizutragen. Das Ziel sollte sein, dass die FM-Organisation alle Aspekte angemessen berücksichtigt, um ein ausgewogenes Verständnis der Anforderungen zu ermöglichen.
Annahmen in der FM-Strategie klar kommunizieren
Wenn die von der FM-Organisation gesuchten Informationen und Daten nicht von der Bedarfsorganisation bereitgestellt werden können, müssen angemessene Annahmen getroffen und in der Dokumentation und Kommunikation über die FM-Strategie ausdrücklich angegeben werden.
Anpassung von FM-Strategien an dynamische Organisationsumfelder
Die meisten Organisationen agieren in einem dynamischen Umfeld. Keine zwei Organisationen sind gleich, und was für die eine Organisation sinnvoll ist, könnte für eine andere unpassend sein. Es ist entscheidend zu verstehen, wie eine Bedarfsorganisation Veränderungen antizipiert, plant und darauf reagiert – insbesondere Veränderungen, die das Facility Management und die Dienstleistungen beeinflussen könnten.
Die Kerngeschäftsstrategie und das Facility Management
Die Kerngeschäftsstrategie der Bedarfsorganisation sollte den Beitrag berücksichtigen, den das Facility Management zum Erfolg ihres Kerngeschäfts leisten sollte. Die FM-Strategie sollte die Geschäftsziele, Anforderungen und Beschränkungen der Bedarfsorganisation widerspiegeln und in der Lage sein, sie in FM-Anforderungen zu übersetzen.
Praktische Umsetzung der Kerngeschäftsstrategie:
In der Praxis geht es bei der Umsetzung der Kerngeschäftsstrategie darum, wie die Menschen in der Bedarfsorganisation Entscheidungen treffen und Ressourcen zuweisen, um Geschäftsziele zu erreichen. Dies kann durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden, einschließlich der Formulierung der FM-Strategie in Übereinstimmung mit der Kerngeschäftsstrategie der Bedarfsorganisation, der Festlegung interner Standards und Richtlinien, dem proaktiven Management von Risikoereignissen und der Sicherstellung eines effizienten Ressourceneinsatzes.
Einfluss der Organisationsstruktur auf die Anforderungen an Gebäude und Facility Services
Der Typ, die Größe, die Struktur und der Standort der Bedarfsorganisation haben direkte Auswirkungen auf den Bedarf an Gebäuden und Facility-Dienstleistungen. Daher sollte die aktuelle und zukünftige Organisationsstruktur so weit wie möglich definiert werden. Änderungen der bestehenden Organisationsstruktur (z.B. Erweiterung, Verkleinerung, Umzug, Veräußerung oder Umstrukturierung) und der zugehörige Zeitrahmen sollten dokumentiert werden.
Struktur: Einfluss auf die Anforderungen an Gebäude und Facility Services
Anpassung der Gebäude und Facility Services an die Organisationsstruktur: Idealerweise würden die Gebäude und Facility Services der Nachfrageorganisation der aktuellen Organisationsstruktur entsprechen und vernünftige Änderungen antizipieren. Wenn dieser Zustand nicht erreicht wurde oder nicht erreicht werden kann, sollte die Nachfrageorganisation die Gründe und etwaige Präferenzen zur Überbrückung der Lücke zwischen den bestehenden Gebäuden und Facility Services und denen, die als am besten geeignet erachtet werden, dokumentieren.
Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsprinzipien: Prinzipien der Nachfrageorganisation über nachhaltige Gebäude und Räumlichkeiten sollten als Teil jeder Bewertung Ihres langfristigen Geschäftsplans berücksichtigt werden. Jede Lücke sollte dokumentiert und für die Entwicklung der FM-Strategie zur Verfügung gestellt werden.
Anpassung der Facility-Dienstleistungen an die Organisationsstruktur
Idealerweise passen die Einrichtungen und Facility-Dienstleistungen der Bedarfsorganisation zur aktuellen Organisationsstruktur und können Änderungen im geeigneten Rahmen vorwegnehmen. Wenn dieser Zustand nicht erreicht wurde oder nicht erreicht werden kann, sollte die Bedarfsorganisation die Gründe und etwaige Vorlieben für die Schließung der Lücke zwischen den bestehenden Einrichtungen und Facility-Dienstleistungen und denen, die als am besten geeignet erachtet werden, dokumentieren. Die Grundsätze des Bedarfsmanagements für nachhaltige Einrichtungen und Räumlichkeiten sollten im Rahmen jeder Bewertung ihrer langfristigen Geschäftsplanung berücksichtigt werden. Jede Lücke sollte dokumentiert und für die Entwicklung der FM-Strategie zur Verfügung gestellt werden.
Sicherheit, Wohlbefinden und Effizienz der Mitarbeitenden als Schlüsselfaktoren für den Erfolg
Die Sicherheit, das Wohlbefinden und die Effizienz der Mitarbeiter der Bedarfsorganisation sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Es gibt eine enge Beziehung zwischen der Organisationsstruktur und den Menschen in vielerlei Hinsicht, nicht zuletzt das Gleichgewicht zwischen der erforderlichen Arbeit und anderen personenbezogenen Aktivitäten oder Funktionen und der Verfügbarkeit von geeignet qualifiziertem und kompetentem Personal.
Planung für die Mitarbeitenden der Nachfrageorganisation
Die Pläne der Bedarfsorganisation für ihre Mitarbeiter in der Gegenwart und Zukunft sollten zusammen mit dem erwarteten Zeitrahmen festgelegt werden. Diese Pläne sollten jegliches Wachstum, Reduzierung, Umverteilung oder Verlagerung der Belegschaft und die Gründe dafür widerspiegeln (z.B. Rekrutierung zur Erschließung neuer Märkte und Umsatzsteigerung oder verringerte Mitarbeiterzahl und reduzierte Betriebskosten).
Wertesystem und Unternehmenskultur: Schlüsselkomponenten für eine effektive FM-Strategie
Ein Wertesystem repräsentiert die gemeinsamen Überzeugungen und Verhaltensweisen von Menschen und ist eng mit der Kultur einer Organisation verbunden, die eine soziale und psychologische Wirkung hat. Zusammengefasst können sie als die Art und Weise ausgedrückt werden, wie die Prozesse in einer Organisation gestaltet sind. Formal werden sie verwendet, um einen Ansatz zur Arbeit oder andere menschenzentrierte Aktivitäten und Funktionen zu definieren. Beispiele finden sich in Richtlinien, internen Standards und Verfahren, die die Überzeugungen, Einstellungen, Verhaltensweisen, Rollen und Verantwortlichkeiten von Menschen innerhalb einer Organisation und Beziehungen zu externen Einheiten beschreiben.
Entwicklung der FM-Strategie unter Berücksichtigung bestehender Richtlinien
Die FM-Organisation sollte die bestehenden Richtlinien, internen Standards und Verfahren identifizieren, die den täglichen Betrieb der Bedarfsorganisation regeln, und sie bei der Entwicklung der FM-Strategie berücksichtigen, einschließlich derjenigen, die sich auf die Einrichtungen und Einrichtungsdienstleistungen beziehen. Jede Lücke in der Abdeckung von materiellen Bestimmungen in Bezug auf die Einrichtungen oder Einrichtungsdienstleistungen sollte dokumentiert werden. Einzelheiten zur Entwicklung der FM-Strategie sollten bereitgestellt werden.
Wertesystem und Unternehmenskultur: Grundlagen für die Gestaltung von Prozessen
Wertesystem und Unternehmenskultur: Grundlagen für die Gestaltung von Prozessen: Die FM-Organisation sollte die bestehenden Richtlinien, internen Standards und Verfahren identifizieren, die den täglichen Betrieb der Nachfrageorganisation regeln, und diese bei der Entwicklung der FM-Strategie berücksichtigen, einschließlich derjenigen, die sich auf die Gebäude und Facility Services beziehen.
Dokumentation von Lücken in der Abdeckung wesentlicher Bestimmungen: Jede Lücke in der Abdeckung wesentlicher Bestimmungen in Bezug auf die Gebäude oder Facility Services sollte dokumentiert werden. Details zur Entwicklung der FM-Strategie sollten bereitgestellt werden.
Schlüssel zur Erreichung der Geschäftsziele
Die Art und Weise, wie die Manager einer Bedarfsorganisation ihre Geschäftsziele erreichen, definiert ihren Managementstil. Dies variiert von Organisation zu Organisation, von Branche zu Branche und von Ort zu Ort, sogar von einem Manager zum anderen und kann auch von externen Faktoren beeinflusst werden. Es ist wichtig, nicht zu verallgemeinern oder Annahmen zu treffen, sondern zu erkennen, wie Entscheidungen getroffen werden und von wem sie getroffen werden.
Definition des Managementstils durch die Art und Weise, wie Geschäftsziele erreicht werden
Planung, Ressourcenallokation, Implementierung und Kontrolle von Funktionen und Aktivitäten: Funktionen und Aktivitäten können dann geplant, mit Ressourcen ausgestattet, umgesetzt und kontrolliert werden. Details zu Entscheidungen, die die Gebäude und Facility Services der Nachfrageorganisation beeinflussen, sollten dokumentiert werden.
Zusammenhang zwischen Managementstil und Führung: Es besteht eine enge Verbindung zwischen Managementstil und Führung. Dieser Zusammenhang sollte bei der Entwicklung von Managementstrategien berücksichtigt werden.