Erstellen eines FM-Vertrages

Die moderne Geschäftswelt zeichnet sich durch eine immer tiefere Spezialisierung und Arbeitsteilung aus. Viele Unternehmen übertragen bestimmte Aufgaben an externe Parteien, ein Trend, der sowohl im verarbeitenden Gewerbe als auch im Dienstleistungssektor zu beobachten ist. Zum Beispiel stützt sich der Automobilsektor stark auf sein umfangreiches Lieferantennetzwerk.

Die Entwicklung des Facility Managements hat zu Unternehmen geführt, die sich auf die Erbringung von Einrichtungsdienstleistungen spezialisiert haben. Diese Unternehmen werden zur ersten Wahl, wenn Unternehmen der Meinung sind, dass externe Parteien die erforderlichen Dienstleistungen kompetenter und kosteneffizienter erbringen können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Dennoch stehen Unternehmen vor einem Dilemma. Während die Vorteile eines kompetenten und lokal erfahrenen Personals klar sind, besteht die Befürchtung, dass die Preise und die Qualität im Laufe der Zeit stagnieren könnten. Um dieser Trägheit entgegenzuwirken, werden Ausschreibungen als strategische Instrumente zur Neugestaltung der von Dritten erbrachten Dienstleistungen eingesetzt. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Schwerpunkt nicht nur auf den Kosten liegt, sondern auch auf Qualität und Effizienz.

Im Bereich der öffentlichen Unternehmen dient das Bieten als starkes Abschreckungsmittel gegen Korruption, was die Bedeutung einer umsichtigen finanziellen Aufsicht unterstreicht. Es ist jedoch zu beachten, dass der Anti-Korruptions-Aspekt universell gilt und nicht nur auf den öffentlichen Bereich beschränkt ist.

In der Dienstleistungsbranche spielen Ausschreibungen auch eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung der Herausforderungen, die sich aus der Immateriellität von Dienstleistungen ergeben. Da die Servicequalität nicht immer sofort ersichtlich ist, bieten Ausschreibungen ein transparentes Verfahren, das sicherstellt, dass Anbieter die festgelegten Benchmarks erfüllen. Dieser Mechanismus hilft Unternehmen, eine hochwertige Servicequalität aufrechtzuerhalten und dabei wettbewerbsfähige Preise zu sichern.

Historisch gesehen haben betriebliche Anforderungen (wie Einkauf) oder reine Intuition die Entscheidung bestimmt, wann Ausschreibungen durchgeführt werden sollen, oft als "Es ist wieder soweit" bezeichnet.

Idealerweise sollten klare Kriterien bestimmen, wann eine Ausschreibung eingeleitet werden sollte.

• Die preisliche Entwicklung: Die erwarteten Kosteneinsparungen sind ausgeblieben.

• Die Qualitätsentwicklung: Es gibt oft Beschwerden oder Ärger über vermeintlich schlechte Qualität.

• Intransparenz: Leistung und Preis stehen nicht im richtigen Verhältnis zueinander.

• Kompetenzschwierigkeiten: Die eigene fachliche Weiterentwicklung hat den Wissensstand des Dienstleisters überholt.

• Unzuverlässigkeit: Immer wieder muss man nachhaken.

• Personelle Probleme: Das Personal verhält sich illoyal, ist nachlässig, zeigt geringes Engagement usw.

Doch wie klar sind diese Bewertungen? Inwiefern beeinflussen persönliche Eindrücke und Meinungen sie? In welchem Maße sind sie unparteiisch? Wie oft könnten die persönlichen Interessen der Beteiligten die Ergebnisse beeinflussen?

Entscheidungskriterien sollten quantifizierbar sein. Nur so können sie frei von individuellen Voreingenommenheiten sein. Dementsprechend sollten Ausschreibungsprozesse auch durch vertrauenswürdige Kennzahlen geleitet werden. Die Bewertung der Servicequalität stellt eine besondere Herausforderung dar.

Allein durch diese wenigen Beispiele wird klar, dass bei der Leistungsvereinbarung bereits solche Kriterien vorliegen müssen. Das stellt allerdings einige Ansprüche an die Leitung des Facility Management in Verbindung mit dem Einkauf.

• Technischen Anlagen,

• Gebäudekomplexen,

• Tätigkeitsbereiche (FM-Prozesse z.B. Wartung, Planung, Instandsetzung, Reinigung usw.).

Teil der DIN EN 15221 Mensch & Organisation

Klare Geschäftsgrenzen und präzise Jobbeschreibungen sind im Unternehmenssektor von größter Bedeutung, insbesondere für Unternehmen, die das Facility Management nutzen. Dieses Ideal wird jedoch nicht konsequent umgesetzt. Facility Manager finden sich oft auf ihrem eigenen Weg wieder und müssen die geeigneten Dienstleistungen, für die sie zuständig sein sollten, erkennen und entscheiden.

Die Integration von standardisierten oder erweiterten Facility-Angeboten auf der taktischen Ebene ist in dieser Hinsicht von zentraler Bedeutung. Diese taktische Schicht innerhalb von Facility-Management-Einheiten hat die Aufgabe, strategische Aufgaben zu erwerben, zu entwickeln und umzusetzen, um sie für die Ausführung durch Facility-Service-Anbieter vorzubereiten.

Im Kern bedeutet dies, dass das erforderliche Volumen an Facility-Services auf ganzheitliche Weise angegangen werden sollte. Eine solche umfassende Strategie ist vorteilhaft, da taktische Ausgaben eine bedeutende Rolle bei verschiedenen Facility-Dienstleistungen spielen. Im Gegensatz dazu umgeht die individuelle Zuweisung von Wartungsverträgen diesen ganzheitlichen Ansatz. Jedes Segment arbeitet isoliert und entfernt vom Rest. Es ist offensichtlich, dass diese Vorgehensweise nicht nur die Gesamtkosten erhöht, sondern auch eine erhöhte Aufsicht seitens des Kunden erfordert.

Die Vorstellung von Integration auf taktischer Ebene umfasst sowohl Personal- als auch Organisationsaspekte. Die Vorteile dieser Methodik werden deutlich, wenn man die Personalentwicklung betrachtet. In einem segmentierten Prozess können Mitarbeiter sehr unterschiedliche Methoden in Bezug auf die vorläufige Schulung, das Qualitätsbewusstsein und das Dokumentieren ihrer abgeschlossenen Aufgaben anwenden. Andererseits wird mit einem integrativen Prozess ein umfassendes Personalwachstum möglich, das einen einheitlicheren und produktiveren Arbeitsablauf ermöglicht.

Die Integration auf taktischer Ebene umfasst bezüglich der Kosten die des taktischen Managements, die Kosten der internen Verwaltung und alle Kosten der mit Mensch und Organisation im Zusammenhang stehenden Dienstleistungen.

• Umsetzungsstrategien,

• Kundenkommunikation,

• Bewerkstelligung kurzfristiger Veränderungen,

• Bestellservices,

• Kostenkontrolle,

• Überwachung der Leistungen,

sowie die Berichterstattung an das strategische FM, jeweils bezüglich der Bereiche Mensch und Organisation im Sinne ihrer Definition gemäß DIN EN 15221.