Zum Inhalt springen

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Aufbauorganisation und Aufgabenprofile im Corporate, Regional und Local FM

Facility Management: Strategie » FM-Strategie » Aufbauorganisation » Aufgabenprofile

Effiziente Organisation für standortübergreifende FM-Prozesse

Definition der Service Levels

Die Zusammenarbeit mit Einkauf, Controlling, HR und IT basiert auf klar definierten Service Levels, die sicherstellen, dass alle relevanten Prozesse effizient und einheitlich ablaufen. Diese Service Levels umfassen:

  • Einkauf: Verantwortlich für die Koordination von Beschaffungsprozessen, zentrale Ausschreibungen, Vertragsmanagement und Kostenkontrolle für FM-relevante Leistungen.

  • Controlling: Bereitstellung von Budgetberichten, Kostenüberwachung, Unterstützung bei der Optimierung der Wirtschaftlichkeit und Identifikation von Einsparpotenzialen.

  • HR: Zuständig für Personalmanagement der internen FM-Mitarbeiter, Koordination von Fort- und Weiterbildungsprogrammen sowie Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Fragen.

  • IT: Bereitstellung, Wartung und Weiterentwicklung von IT-Platformen, sowie digitale Prozessoptimierung und Integration neuer Technologien zur Effizienzsteigerung.

Corporate Facility Management (CFM)

Das Corporate Facility Management ist die zentrale Steuerungseinheit für das gesamte FM-System und übernimmt die strategische Planung und übergeordnete Steuerung.

Hauptaufgaben:

  • 1 Facility Management Director (Gesamtverantwortung)

  • 1–2 FM-Manager (Dienstleistersteuerung, Compliance, Digitalisierung)

  • 1–2 Experten (z. B. für Nachhaltigkeit, Vertragsmanagement oder Risikomanagement)

Personalkapazität:

  • 1 Facility Management Director (Gesamtverantwortung)

  • 1–2 FM-Manager (Dienstleistersteuerung, Compliance, Digitalisierung)

  • 1–2 Experten (z. B. für Nachhaltigkeit, Vertragsmanagement oder Risikomanagement)

Regional Facility Management (RFM)

Das Regional Facility Management fungiert als taktische Steuerungsebene zwischen strategischer Vorgabe und operativer Umsetzung. Diese Einheit steuert FM-Dienstleistungen in definierten Regionen oder Geschäftsbereichen.

Hauptaufgaben:

  • Implementierung der FM-Strategie auf regionaler Ebene

  • Steuerung und Überwachung regionaler Dienstleister

  • Qualitätssicherung und Performance-Überwachung

  • Unterstützung bei der Budgetkontrolle und Kostenoptimierung

  • Unterstützung bei der Implementierung von CAFM-Systemen

  • Berichterstattung an das CFM

  • Sicherstellung der gesetzlichen und internen Vorgaben auf regionaler Ebene

Personalkapazität:

  • 1 Regional Facility Manager (Gesamtkoordination)

  • 1–3 FM-Koordinatoren (Dienstleistersteuerung, Qualitätssicherung, Budgetkontrolle)

Local Facility Management (LFM)

Das Local Facility Management ist für die operative Umsetzung der FM-Strategien an einzelnen Standorten zuständig und stellt die Verfügbarkeit und Funktionalität der Gebäude, technischen Anlagen und Infrastruktur sicher.

Personalkapazität:

  • 2 Facility Manager vor Ort (Koordination, Notfallmanagement)

  • Techniker/Wartungspersonal (Instandhaltung, Sicherheit, Dokumentation)

  • Zusätzliche Servicekräfte (z. B. Reinigung, Empfang)

Hauptaufgaben:

  • Operative Umsetzung der FM-Dienstleistungen

  • Koordination und Steuerung externer Dienstleister

  • Wartung, Instandhaltung und Störungsmanagement

  • Sicherstellung der Arbeitssicherheit und Betriebssicherheit

  • Dokumentation von Wartungsarbeiten und gesetzlichen Prüfungen

  • Unterstützung bei Audits und Inspektionen

  • Ansprechpartner für Nutzer und interne Fachabteilungen

Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit

Die FM-Organisation wird so gestaltet, dass sie flexibel an veränderte Anforderungen angepasst werden kann.

Dazu zählen:

  • Modulare Personalstruktur: Skalierung der Mitarbeiteranzahl je nach Bedarf.

  • Automatisierungspotenziale: Nutzung von CAFM-Systemen zur Effizienzsteigerung.

  • Dynamische Dienstleistersteuerung: Anpassung von Outsourcing-Strategien zur Kostenoptimierung.

Key Performance Indicators (KPIs) für FM

Zur Sicherstellung einer wirtschaftlichen und transparenten Steuerung der FM-Organisation werden folgende KPIs genutzt:

  • Betriebskosten pro Quadratmeter

  • Reaktionszeiten auf Störungen

  • Energieeffizienzwerte und Einsparpotenziale

  • Verfügbarkeit technischer Anlagen

  • Dienstleister-Performance nach SLA-Vorgaben

Externe Dienstleister und deren Steuerung

Die Einbindung externer Dienstleister erfolgt durch ein standardisiertes Steuerungssystem.

Wesentliche Punkte hierbei sind:

  • Klare Leistungsbeschreibungen und Verträge zur Vermeidung von Leistungslücken oder -überschneidungen.

  • Regelmäßige Qualitätskontrollen durch Audits und Performance Reviews.

  • Flexible Vertragsmodelle, die sowohl langfristige Stabilität als auch kurzfristige Anpassungen ermöglichen.