Sourcing, Eigen- und Fremdleistungen im FM, sowie der Einsatz von Service Providern im Kontext von CFM, RFM und LFM
Das Facility Management (FM) in einem internationalen Großunternehmen basiert auf einer strukturierten Zusammenarbeit zwischen Corporate Facility Management (CFM), Regional Facility Management (RFM) und Lokal Facility Management (LFM). Eine zentrale Herausforderung besteht darin, Eigen- und Fremdleistungen optimal zu kombinieren und Service Provider effizient einzusetzen, um Wirtschaftlichkeit, Qualität, Compliance und Rechtssicherheit sicherzustellen. Zusätzlich unterliegt das Facility Management der Betreiberverantwortung und den Betreiberpflichten, die sich aus rechtlichen, normativen und betrieblichen Vorgaben ergeben. Diese Verantwortung erstreckt sich über gesetzliche Regelungen, DIN- und ISO-Normen sowie interne betriebliche Standards, um den sicheren, rechtskonformen Betrieb von Gebäuden und technischen Anlagen zu gewährleisten.
CFM die strategische Steuerung und Compliance verantwortet, stellt RFM die regionale Umsetzung sicher, und LFM gewährleistet die operative Einhaltung der Betreiberpflichten. Durch klare Vertragsregelungen, dokumentierte Prozesse und regelmäßige Audits wird ein rechtskonformer, sicherer und wirtschaftlicher FM-Betrieb sichergestellt. Die enge Zusammenarbeit von Eigen- und Fremdleistungen unter Beachtung rechtlicher Vorgaben stellt einen nachhaltigen und effizienten Gebäudebetrieb sicher. Die zusätzliche Integration von Digitalisierung, Automatisierung, Risikomanagement und ESG-Kriterien erhöht die Effizienz, reduziert Betriebskosten und minimiert Risiken, während gleichzeitig eine nachhaltige und rechtssichere Betriebsführung gewährleistet wird.
Optimierte Nutzung externer und interner Ressourcen im Facility Management
Sourcing-Strategien im Facility Management unter Berücksichtigung der Betreiberverantwortung
Sourcing im Facility Management umfasst die Beschaffung und Organisation von Leistungen für den Betrieb, die Instandhaltung und das Management von Gebäuden, Infrastruktur und technischen Anlagen.
Die Betreiberverantwortung erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen Eigenleistung und Fremdvergabe, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen, normativen und betrieblichen Pflichten eingehalten werden.
Sourcing-Modelle im Facility Management
Eigenleistung (Inhouse-FM): Facility-Management-Leistungen werden intern durch eigene Mitarbeitende erbracht. Dies bietet höhere Kontrolle und rechtliche Sicherheit, ist jedoch kostenintensiver.
Outsourcing (Fremdvergabe an Service Provider): Externe Dienstleister übernehmen FM-Leistungen, wobei vertragliche Betreiberpflichten und Qualitätssicherung entscheidend sind.
Hybridmodell (Selektives Outsourcing): Kombination aus Eigen- und Fremdleistungen zur Optimierung von Kosten und Compliance bei gleichzeitiger Wahrung der Betreiberverantwortung.
Eigen- oder Fremdleistung: Entscheidung auf CFM- und RFM-Ebene
Die Entscheidung für Eigen- oder Fremdleistung wird zentral auf CFM- oder RFM-Ebene getroffen und muss Betreiberverantwortung gemäß gesetzlichen Vorschriften, Normen und betrieblichen Vorgaben sicherstellen.
Wirtschaftlichkeitsanalyse & Kostenkontrolle
Implementierung von Total Cost of Ownership (TCO)-Modellen zur ganzheitlichen Kostenbetrachtung von Eigen- und Fremdleistungen.
Nutzung von Benchmarking zur Analyse von Einsparpotenzialen und Vergleichbarkeit zwischen verschiedenen Facility Management-Modellen.
Einführung von Key Performance Indicators (KPIs) zur Leistungsmessung und Wirtschaftlichkeitsbewertung von Service Providern und internen FM-Teams.
Zentralisierte Steuerung von Einkaufs- und Vertragsverhandlungen durch das CFM zur Maximierung von Skaleneffekten und Minimierung von Verwaltungskosten.
Digitalisierung & Automatisierung
Einsatz von Building Information Modeling (BIM) zur effizienten Planung, Wartung und Kostenoptimierung von Gebäuden und technischen Anlagen.
Integration von IoT-Sensoren zur vorausschauenden Instandhaltung (Predictive Maintenance) und Reduktion von Ausfallzeiten.
Automatisierte Dokumentation und digitale Prüfprotokolle zur sicheren und normgerechten Nachweisführung.
Nutzung von KI-gestützten Systemen zur Optimierung von Ressourcenplanung und Energieeffizienz.
Risikomanagement & Compliance
Implementierung eines zentralen Compliance-Monitorings zur Überwachung der Betreiberpflichten und Vermeidung von Haftungsrisiken.
Klassifizierung kritischer Infrastrukturen zur Minimierung von Betriebsrisiken und rechtlichen Verstößen.
Einsatz von Vertragsmanagement-Tools zur automatisierten Überwachung und Einhaltung von SLA-Vorgaben und normativen Anforderungen.
Durchführung von regelmäßigen Risiko- und Sicherheitsanalysen in Zusammenarbeit mit dem CFM und externen Auditoren.
Nachhaltigkeit & ESG-Integration
Umsetzung einer klimaneutralen Facility-Management-Strategie durch den Einsatz von energieeffizienten Technologien, nachhaltigen Baumaterialien und Green-Building-Konzepten.
Reduktion des CO₂-Fußabdrucks durch optimierte Energiekonzepte und digitale Steuerungssysteme.
Einführung von Zertifizierungsprogrammen für nachhaltiges Facility Management nach ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 50001 (Energiemanagement).
Förderung der Kreislaufwirtschaft durch gezielte Maßnahmen zur Abfallreduktion und Recycling von Betriebsstoffen.
Auswahlkriterien für externe Dienstleister
Nachweis gesetzlicher und normativer Konformität (z. B. ISO 9001, 45001).
Vertragliche Absicherung der Betreiberpflichten.
Bereitstellung rechtskonformer Dokumentation und Berichte.
Geschultes Personal mit Fachkenntnissen zu Sicherheits- und Betriebspflichten.
Überwachung und Steuerung externer Dienstleister
Durch RFM: Qualitätskontrolle, Audits, Eskalationsmanagement.
Durch LFM: Tägliche Überwachung, Dokumentation von Wartungsleistungen.
Regelmäßige Compliance-Prüfungen und Benchmarking.
