Vergabepakete im Facility Management im Kontext von CFM, RFM und LFM
Das Facility Management (FM) umfasst eine Vielzahl an Leistungen, die zur Sicherstellung eines wirtschaftlichen, sicheren und nachhaltigen Gebäudebetriebs erforderlich sind. Die Vergabepakete müssen strategisch gebildet werden, wobei nur fachlich verwandte Leistungen gebündelt werden, um Synergien zu nutzen, Kosten zu senken und die Anzahl der Vertragspartner auf das notwendige Maß zu reduzieren. Dies setzt eine sinnvolle Aufteilung zwischen Corporate Facility Management (CFM), Regional Facility Management (RFM) und Local Facility Management (LFM) voraus.
Durch eine Gliederung in Total Technical Services (TTS), Hospitality Services, Infrastrukturmanagement und Spezialservices wird sichergestellt, dass die Leistungen strukturiert und wirtschaftlich vergeben werden. Die Losweise Ausschreibung in Verhandlungsverfahren ermöglicht eine gezielte Auswahl der leistungsfähigsten Anbieter, indem sowohl Preis als auch qualitative Kriterien berücksichtigt werden. Diese Strategie ermöglicht eine wirtschaftlich nachhaltige, rechtssichere und digitale Steuerung der Vergabeprozesse und minimiert gleichzeitig das Risiko ineffizienter Leistungserbringung.
Entwicklung / Anwendung globaler Vergaberichtlinien und Standards für FM-Dienstleistungen.
Strategische Steuerung von Rahmenverträgen mit Service Providern.
Überwachung der gesetzlichen, normativen und betrieblichen Vorgaben (z. B. ISO 41001, Betreiberverantwortung).
Budgetplanung und Benchmarking von FM-Dienstleistungen.
Einführung und Steuerung von Digitalisierungsstrategien im FM.
Integration von ESG-Kriterien in die Vergabe zur Einhaltung nachhaltiger Praktiken.
Entwicklung von strategischen Exit-Strategien für Dienstleisterwechsel.
Aufgaben von LFM:
Direkte Umsetzung der beauftragten FM-Dienstleistungen.
Überwachung und tägliche Steuerung der Service Provider.
Meldung von Störungen, Optimierungspotenzialen und Qualitätssicherung.
Zusammenarbeit mit RFM zur Einhaltung der definierten Service Level Agreements (SLA).
Datenbasierte Steuerung der Dienstleister durch IoT-gestützte Überwachungssysteme.
Umsetzung von Eskalationsmechanismen bei Leistungsstörungen.
Aufgaben von RFM:
Regionale Anpassung der CFM-Richtlinien an spezifische Anforderungen.
Koordination von Service Providern und Vergabepaketen auf regionaler Ebene.
Überwachung der Leistungserbringung und Eskalationsmanagement.
Implementierung regionaler Optimierungsmaßnahmen.
Zusammenarbeit mit LFM zur Sicherstellung der operativen Umsetzung.
Digitale Steuerung der Dienstleister zur objektiven Bewertung von KPIs.
Sicherstellung der Standardisierung der Leistungsbeschreibungen für FM-Dienstleistungen.
Diese Pakete beinhalten alle technischen Leistungen, die zur Sicherstellung des reibungslosen Gebäudebetriebs erforderlich sind. Die Bündelung erfolgt nur innerhalb technischer Fachgebiete:
Gebäudetechnik & Energieversorgung:
MSR & Gebäudeautomation
Heiztechnik
Energieerzeugung & Energiemanagement
Trinkwasser- & Sanitärtechnik
Druckluftanlagen & Fluidmanagement
Elektro- und Sicherheitsmanagement:
Elektrische Sicherheit & Elektrotechnik
Sicherheitstechnik & Brandschutz (technisch)
Betreiberverantwortung & Prüfungen (z. B. PVO)
Instandhaltung & Betreiberpflichten:
Mangelanspruchsmanagement
Instandhaltung aller technischen Gewerke
Krananlagen
Aufzugsmanagement
Ausschreibungsmethode: Losweise Vergabe mit Verhandlungsverfahren zur Bestbieterauswahl.
Diese Pakete beinhalten alle Leistungen, die den Komfort und die Nutzung der Gebäude für die Mitarbeiter und Besucher verbessern:
Gastronomie & Catering:
Spülküche
Event-Catering
Automatenservices
Empfang & Nutzerbetreuung:
Empfangsdienste
Wegeleitsysteme
Post- & Telekommunikation
Ausschreibungsmethode: Verhandlungsverfahren mit Fokus auf Qualitätskriterien und Wirtschaftlichkeit.
Diese Pakete beinhalten alle nicht-technischen infrastrukturellen Leistungen:
Reinigung & Entsorgung:
Reinigungsmanagement
Schädlingsbekämpfung
Entsorgung
Mobilität & Logistik:
Fuhrparkmanagement
Parkraummanagement & Mobilitätsmanagement
Umzugsmanagement
Außenanlagen & Landschaftspflege:
Grünanlagenpflege
Winterdienstmanagement
Flutschutzmaßnahmen (sofern erforderlich)
Ausschreibungsmethode: Verhandlungsverfahren mit Kombination aus Festpreismodellen und leistungsabhängiger Vergütung.
Diese Pakete beinhalten hochspezialisierte Dienstleistungen, die eigenständig vergeben werden müssen, da sie sehr spezifische Qualifikationen erfordern:
Gesundheits- & Sozialservices:
Betriebsarzt & Gesundheitsschutz
Personalentwicklung
Inklusion
Kita
Sportverein & Fitness
Pet-Service
Friseur
Fahrradreparatur
Ausschreibungsmethode: Verhandlungsverfahren mit Schwerpunkt auf Fachkompetenz und Servicekonzept.
