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Benchmarking im Facility Management

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Benchmarking im FM (DIN 18960 und HOAI)

Benchmarking im FM (DIN 18960 und HOAI)

Facility Management (FM) umfasst die ganzheitliche Bewirtschaftung von Immobilien über deren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Planung und Errichtung bis zur Nutzung und schließlich zum Rückbau. In diesem Kontext gewinnt Benchmarking im Facility Management zunehmend an Bedeutung, um die Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit von Gebäuden vergleichend zu bewerten und zu verbessern. Besonders in Deutschland ist hierbei der rechtliche Rahmen zu berücksichtigen, namentlich die Norm DIN 18960 „Nutzungskosten im Hochbau“ sowie die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), die beide Einfluss darauf haben, wie Kosten im Lebenszyklus geplant, erfasst und verglichen werden.

Die Herausforderung besteht darin, dass die Nutzungskosten (Betrieb, Instandhaltung etc.) einer Immobilie im Laufe der Jahrzehnte die ursprünglichen Errichtungskosten deutlich übersteigen können. Studien und praktische Erfahrungen zeigen, dass bei vielen Immobilien die Betriebskosten bereits nach wenigen Jahren die Bauinvestition erreicht und schließlich um ein Vielfaches übersteigen. So machen beispielsweise bei Büro- und Industriegebäuden die während der Nutzungsphase entstehenden Kosten rund 90 % der gesamten Lebenszykluskosten aus – ein Befund, der die enorme Bedeutung der Lebenszykluskostenbetrachtung unterstreicht. Dieses Missverhältnis verdeutlicht, warum eine vorausschauende Planung und ein systematisches Benchmarking der Nutzungskosten unerlässlich sind, um Einsparpotenziale zu identifizieren und eine nachhaltige, wirtschaftliche Bewirtschaftung sicherzustellen.

Benchmarking im Facility Management- Begriff und Zielsetzung des Benchmarking

Benchmarking bezeichnet ganz allgemein einen kontinuierlichen Vergleich von Leistungen, Prozessen oder Kennzahlen mit den Best Practices oder Durchschnittswerten anderer Organisationen bzw. Objekte, um daraus Verbesserungsmöglichkeiten abzuleiten. Im Kontext des Facility Managements bedeutet Benchmarking vor allem, Gebäudekennzahlen – beispielsweise Kosten, Verbräuche, Flächen- oder Leistungsdaten – systematisch zu erfassen und mit Referenzwerten zu vergleichen. Die Referenzen können interne Benchmarks sein (Vergleich mehrerer eigener Objekte oder Zeitreihen) oder externe Benchmarks (Vergleich mit Branchendatenbanken, Marktdaten oder Normvorgaben).

Ziel des Benchmarkings im FM ist es, Transparenz über die Leistungsfähigkeit der Gebäudebewirtschaftung zu schaffen und Ansatzpunkte zur Effizienzsteigerung zu identifizieren. Beispielsweise kann ein Immobilienbetreiber durch Benchmarking feststellen, ob die jährlichen Betriebskosten pro Quadratmeter in einem seiner Bürogebäude über oder unter dem marktüblichen Niveau liegen. Ebenso lassen sich Verbrauchskennzahlen (etwa kWh Energie pro m²) oder Flächenkennzahlen (m² Bruttogrundfläche pro Arbeitsplatz) vergleichen, um Aufschluss über Nutzungseffizienz und mögliche Einsparpotenziale zu gewinnen. Benchmarking liefert damit wichtige Steuerungsgrößen, anhand derer Entscheidungen im FM getroffen werden können – seien es Maßnahmen zur Kostensenkung, zur Verbesserung von Prozessen oder zur Steigerung der Nutzerzufriedenheit.

In der Immobilienwirtschaft und im FM haben sich im Laufe der Zeit verschiedene Kennzahlensysteme etabliert. In Deutschland sind hier insbesondere die Arbeiten und Richtlinien des Branchenverbands GEFMA (Deutscher Verband für Facility Management) zu nennen. Beispielsweise definiert die GEFMA-Richtlinie 300 geeignete Bezugsgrößen und Kennzahlen für das FM-Benchmarking. Empfohlen wird etwa die Nutzung einheitlicher Flächenmaße nach DIN 277 (Bruttogrundfläche, Nettogrundfläche etc.) als Bezugsgröße für Kostenkennzahlen. Durch solche Standards soll gewährleistet werden, dass Vergleichswerte „auf gleicher Basis“ gegenübergestellt werden – ein essenzielles Prinzip im Benchmarking.

Methodisches Vorgehen beim Benchmarking von Gebäudekennzahlen

  • Schritt 1: ist die Definition der zu vergleichenden Kennzahlen und Rahmenbedingungen. Typischerweise werden Kennzahlen wie „jährliche Nutzungskosten pro Quadratmeter Bruttogrundfläche“ oder spezifischere Kennwerte (z. B. „Energiekosten pro m²a“, „Reinigungsaufwand pro m²“, „Instandhaltungskosten als % des Wiederbeschaffungswerts“ etc.) betrachtet. Wichtig ist, dass die Daten normalisiert werden, um Vergleichbarkeit herzustellen – daher beziehen sich Kennzahlen meist auf Flächen (€/m²) oder andere Einheiten (€/Arbeitsplatz, €/Nutzereinheit). Dabei gilt es, Einflussfaktoren wie Gebäudegröße, Alter, Nutzungsintensität etc. zu berücksichtigen. Oft erfolgt eine Kategorisierung der Gebäude nach Typ, Baualter-Klasse, Größenordnung usw., um „Äpfel mit Äpfeln“ zu vergleichen. So sollten z.B. Bürogebäude nicht wahllos mit Krankenhäusern gemischt werden, sondern innerhalb homogener Gruppen verglichen werden; weitere Selektionskriterien können Nutzungsstruktur, Gebäudegröße oder Gebäudealter* sein.

  • Schritt 2: ist die Datenerhebung. Die eigenen Gebäudedaten müssen verlässlich erfasst werden (idealerweise über ein CAFM-System oder konsolidierte Betriebsabrechnungen). Zeitraumbetrachtungen spielen eine Rolle: man nutzt oft Durchschnittswerte über ein Jahr (€/m² pro Jahr) oder andere Abrechnungsperioden. Bei externen Benchmark-Daten ist zu prüfen, auf welcher Basis diese erhoben wurden (Vollkosten vs. Teilkosten, Brutto- vs. Nettowerte, inkl. oder exkl. bestimmter Kostenarten). Benchmarking-Pools arbeiten i.d.R. auf Vollkostenbasis, d.h. es fließen sowohl durch den Eigentümer als auch durch den Nutzer zu tragende Kosten ein, ebenso sowohl Eigen- als auch Fremdleistungen. Damit werden sämtliche Kosten der Immobiliennutzung abgedeckt („Full Cost“-Ansatz).

  • Schritt 3: ist die Datenanalyse und der Vergleich. Hier werden die eigenen Kennzahlen den Benchmarks gegenübergestellt. Üblich ist die Verwendung von Statistik-Kennwerten aus dem Benchmark-Pool, z.B. Unter- und Oberquartil (25%- und 75%-Perzentil), Median und Mittelwert. Im Vergleich der eigenen Werte mit diesen Referenzpunkten kann man einordnen, ob man sich eher im günstigen Bereich (unterhalb des Median oder gar unterhalb Q1), im Mittelfeld oder im ungewöhnlich hohen Bereich (oberhalb Q3) befindet. Abbildung 1 zeigt beispielhaft eine solche Auswertung: der Median wird als roter Strich im Interquartilsbereich markiert, während die Punkte außerhalb dieses Bereichs verdeutlichen, dass einzelne Objekte deutlich abweichen können. Solche Visualisierungen helfen bei der Identifikation von Ausreißern (besonders hohe oder niedrige Werte), die einer näheren Untersuchung bedürfen.

  • Schritt 4: ist die Ableitung von Maßnahmen. Benchmarking hat keinen Selbstzweck; entscheidend ist, aus den Ergebnissen Lernprozesse anzustoßen. Beispielsweise könnte ein überdurchschnittlich hoher Reinigungsaufwand pro m² in einem Bürogebäude auf ineffiziente Reinigungsintervalle oder ungewöhnlich hohe Sauberkeitsanforderungen hindeuten – hier könnte man ansetzen, um Prozesse zu optimieren oder Verträge neu auszuschreiben. Ähnlich könnte ein sehr hoher Energieverbrauch im Vergleich zu ähnlichen Objekten Signale für technischen Optimierungsbedarf geben (z. B. veraltete Anlagentechnik, mangelnde Regelung). Benchmarking liefert somit die Indikatoren, wo Best Practices anderer vielleicht effizienter sind. Häufig folgt auf das quantitative Benchmarking daher eine Ursachenanalyse (z. B. durch Audits, Inspektionen oder Rücksprache mit FM-Dienstleistern), um qualitative Erkenntnisse zu gewinnen, warum bestimmte Kennzahlen abweichen und was getan werden kann.

Neben dem Vergleich von Kostenhöhen wird im FM auch Benchmarking zur Bewertung von Leistungsqualitäten eingesetzt. So lassen sich z.B. Flächenkennzahlen (m²/Arbeitsplatz) oder Servicelevel vergleichen. Der Flächenverbrauch pro Arbeitsplatz in Bürogebäuden liegt in Deutschland relativ konstant zwischen 43 und 46 m² BGF pro Arbeitsplatz (physischer Arbeitsplatz mit Schreibtisch usw.), mit einem Mittelwert von 43,5 m² (Stand 2010). International liegt Deutschland damit am oberen Ende – eine Erkenntnis, die Unternehmen anregen kann, ihre Flächeneffizienz zu prüfen (etwa durch moderne Bürokonzepte). Dieses Beispiel zeigt, dass Benchmarking neben reinen Kosten auch andere FM-Kennzahlen umfasst, die für die Wirtschaftlichkeit und Produktivität relevant sind.

Benchmarking und Lebenszykluskostenansatz

In der heutigen Diskussion um nachhaltiges Bauen rückt die Lebenszyklusbetrachtung in den Vordergrund. Benchmarking lässt sich auch auf Lebenszykluskosten (LZK) anwenden: Gebäude werden über einen längeren Zeitraum (z. B. 30 oder 50 Jahre) betrachtet, und es wird ermittelt, wie sich Investitionskosten und Nutzungskosten zu einander verhalten. Eine zentrale Kennzahl ist hier der Anteil der Nutzungskosten an den gesamten LZK. Wie eingangs erwähnt, ergaben Analysen folgendes Bild: Bei Bürogebäuden liegen die Nutzungskosten bei etwa 89,9 % der Lebenszykluskosten, bei Industriegebäuden bei 90,1 %. Selbst bei einem typischen Krankenhaus – das sehr hohe Anfangsinvestitionen erfordert – machen die laufenden Kosten noch rund 88,9 % der Gesamtlebenszykluskosten aus. Diese Werte beziehen sich auf eine Betrachtung mit 40 Jahren Nutzungsdauer, einer Inflationsrate von 1,8 % und einem Diskontierungszins von 3,5 %. Sie unterstreichen, wie dominant die Nutzungsphase ist. Werden zusätzlich noch außerplanmäßige Sanierungskosten (größere Modernisierungen) einbezogen, erhöht sich der Anteil der Nutzungskosten teilweise sogar weiter über 90 %.

Für das Benchmarking bedeutet dies zweierlei: Erstens liefern LZK-Vergleiche ein starkes Argument, bereits in der Planungsphase auf niedrige Nutzungskosten zu achten, da Optimierungen hier die größte Hebelwirkung haben. Zweitens können Benchmarking-Pools auch dazu dienen, Langfrist-Kostenprognosen zu validieren. So kann man ein geplantes Gebäude über 30 oder 50 Jahre durchkalkulieren (nach DIN 18960 oder GEFMA 220 Methodik) und die Ergebnisse mit bekannten LZK-Werten ähnlicher bestehender Gebäude vergleichen, um Plausibilität und Wettbewerbsvorteile zu beurteilen.

Benchmarking im FM ist somit eng verwoben mit dem Gedanken des Life-Cycle Costing. Während klassische Benchmarks oft Jahreswerte heranziehen, gibt es auch Ansätze, sogenannte Lebenszyklus-Benchmarks zu entwickeln – etwa Kennzahlen, die Bau- und Nutzungskosten kombinieren. Ein Beispiel aus der Literatur: Schulte et al. (2006) stellen verschiedene Immobilientypen gegenüber und geben an, um wieviel Prozent der Baukosten pro Jahr an Betriebskosten anfallen. Demnach verursachen z.B. Bürogebäude Betriebskosten von rund 8,5 % der Baukosten pro Jahr, während Labor- oder Produktionsgebäude bei etwa 10 % liegen und hochinstallierte Gebäude wie Krankenhäuser 20+ % erreichen. Solche Kennzahlen bedeuten praktisch: Ein Bürogebäude hat nach rund 12 Jahren so viel in Betrieb gekostet wie es zu bauen gekostet hat; ein Laborgebäude bereits nach ca. 10 Jahren, ein Krankenhaus gar nach 5 Jahren (siehe Abb. 2). Auch wenn solche pauschalen Werte projektspezifisch variieren, verdeutlichen sie den enormen Einfluss der Nutzungsphase auf die Gesamtkostenbilanz.

Es lässt sich sagen, dass Benchmarking im FM nicht nur ein Tool zur operativen Leistungssteigerung ist, sondern auch ein strategisches Instrument, um langfristige Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit von Immobilien zu fördern. Es liefert die Faktenbasis, um im Spannungsfeld zwischen Investitionskosten und Betriebskosten die optimale Balance zu finden – die „Investitions-Betriebskosten-Balance“, die bereits früh im Projekt angestrebt werden sollte.

Arten des Benchmarkings:

  • Man unterscheidet im FM grob zwischen quantitativem und qualitativem Benchmarking. Quantitatives Benchmarking fokussiert Kennzahlen (z. B. Kosten, Verbräuche, Zeiten), während qualitatives Benchmarking Prozesse und Best Practices vergleicht. Weiterhin kann nach dem Bezug unterschieden werden: Internes Benchmarking vergleicht Objekte innerhalb derselben Organisation (z. B. Filialen eines Unternehmens), externes Benchmarking vergleicht mit branchenweiten Daten oder mit anderen Unternehmen. Für das Gebäudebenchmarking sind insbesondere externe Datenpools wertvoll, da sie eine größere Basis für belastbare Vergleichswerte bieten.

Rechtliche und normative Rahmenbedingungen in Deutschland

In Deutschland wird das Facility Management – insbesondere was Kostenplanung und -auswertung betrifft – maßgeblich durch Normen und Verordnungen geprägt. Zwei zentrale Referenzen sind hier die DIN 18960 und die HOAI. Erstere liefert ein Normgerüst für die Definition und Gliederung von Nutzungskosten, letztere regelt die Pflichten und Honorare der Planer und setzt damit Rahmenbedingungen, wie und ob FM-Aspekte in frühen Planungsphasen berücksichtigt werden.

DIN 18960 – Nutzungskosten im Hochbau

Die DIN 18960 „Nutzungskosten im Hochbau“ ist die maßgebliche Norm zur Behandlung von Gebäudebetriebskosten und laufenden Aufwendungen in Deutschland. Sie definiert, welche Kosten zur Nutzungsphase eines Bauwerks gehören und wie sie zu gliedern und zu erfassen sind. In der aktuellen Fassung (Nov. 2020) – welche die Version von 2008 ablöste – versteht die Norm unter Nutzungskosten „alle in baulichen Anlagen und deren Grundstücken entstehenden regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrenden Kosten, beginnend nach der Inbetriebnahme (Nutzungsdauer)“. Damit sind explizit alle Kosten abgedeckt, die nach Fertigstellung und Übergabe des Gebäudes bis zu dessen Ende (Rückbau) anfallen – im Gegensatz zu den Herstellungskosten, die durch DIN 276 geregelt werden. Im Sinne der Vollständigkeit werden laut DIN 18960 auch die Kosten der Übergabe, Optimierung, Betrieb, ggf. Modernisierung, Rückgabe bis zum Beginn des Abbruchs einbezogen. Man spricht hier oft auch von Baufolgekosten.

Gliederung der Nutzungskosten: Die DIN 18960 strukturiert die Nutzungskosten in vier Hauptgruppen (erste Ebene), welche weiter in Untergruppen (zweite und dritte Ebene) unterteilt sind.

Die vier Hauptgruppen (Nutzungskostengruppen, NKG) sind

  • 100 Kapitalkosten: Kosten der Finanzierung, z.B. Fremdkapitalzinsen, kalkulatorische Eigenkapitalzinsen, ggf. Erbbauzinsen. (In früheren Ausgaben gehörten hier auch Abschreibungen, doch die eigenständige Untergruppe für Abschreibung – ehemals 130 – wurde in der 2020er Fassung entfernt, da Abschreibungen eher ein betriebswirtschaftlicher Vorgang sind und nicht als Zahlungsströme verstanden werden sollen.)

  • 200 Objektmanagementkosten: Verwaltungskosten des Objekts, also z.B. Personalkosten für kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement (Eigenpersonal), Sachkosten der Verwaltung (Büro, IT, Fahrzeuge) sowie Kosten externer FM-Dienstleister für Managementleistungen. Diese Gruppe umfasst im Prinzip alle Overhead-Kosten der Gebäudebewirtschaftung, soweit sie nicht direkt einzelnen Betriebsleistungen zugeordnet werden.

  • 300 Betriebskosten: Darunter fallen alle Kosten für den laufenden Betrieb und Unterhalt, aufgeteilt in diverse Unterkategorien:

  • Ver- und Entsorgung (310/320): Kosten für Energie und Medien (Wasser, Strom, Gas, Fernwärme, technische Gase wie Druckluft etc.) sowie Entsorgung von Abwasser und Abfall.

  • Gebäudereinigung und -pflege (330): Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Fassadenreinigung, Reinigung technischer Anlagen etc. sowie Reinigung/Pflege der Außenanlagen (340).

  • Betrieb technischer Anlagen (350): Bedienung, Inspektion und Wartung aller Baukonstruktionen und technischen Anlagen. Hierunter fallen regelmäßige Wartungsarbeiten, Inspektionsroutinen und kleine Instandsetzungen im Rahmen des laufenden Betriebs.

  • Sicherheits- und Wachdienste (360): Aufwendungen für Brandschutzüberprüfungen, Bewachung, Zutrittskontrollen, Alarmanlagenaufschaltung etc.

  • Abgaben und Beiträge (370): Grundsteuern, Gebäudeversicherungen und ähnliche öffentliche Abgaben.

  • Sonstiges (390): etwaige sonstige Betriebskosten, die nicht in obige Kategorien passen.

  • 400 Instandsetzungskosten: Kosten für außerplanmäßige Reparaturen, Ersatz und Modernisierung von Bau- und Anlagenteilen. Diese Gruppe gliedert sich weiter nach Baukonstruktionen (410), Technischen Anlagen (420), Außenanlagen (430) und Ausstattung (440), mit weiteren Unterteilungen nach Gewerken (z.B. Dach, Fassade, Heizung, Lüftung, Aufzüge etc.). Gemeint sind nicht die laufende Wartung (die gehört zu 350), sondern größere Maßnahmen, die unregelmäßig anfallen, beispielsweise der Ersatz einer Heizungsanlage nach 20 Jahren oder eine Fassadensanierung.

Diese Normgliederung – insbesondere Gruppe 300 und 400 – stellt eine Ergänzung zu DIN 276 dar, welche sich auf die Herstellkosten konzentriert. Tatsächlich war eines der Ziele der Novellierung 2008, DIN 276 im Bereich Nutzungskosten zu ergänzen und DIN 18960 als Kostenplanungsnorm für Nutzungskostenvorgaben und -kontrolle zu positionieren. Sie schafft somit ein Pendant: DIN 276 strukturiert die Investitionskosten, DIN 18960 die Betriebskosten. Beide Normen zusammen ermöglichen eine durchgängige Kostenplanung über alle Phasen.

Nutzungskostenplanung und -steuerung: DIN 18960 führt mehrere Begriffe und Instrumente ein, um Nutzungskosten über den Lebenszyklus hinweg zu managen. Dazu gehören insbesondere: - Nutzungskostenvorgabe: Eine Kostenobergrenze oder Zielgröße für die späteren Nutzungskosten, die früh in der Planung festgelegt wird. Ein Bauherr kann z.B. vorgeben: „Die jährlichen Betriebskosten sollen 50 €/m² nicht überschreiten.“ - Nutzungskostenermittlung: Methoden zur Prognose der Nutzungskosten in verschiedenen Planungsstadien. Die Norm unterscheidet hier grobe Nutzungskostenrahmen (in der Bedarfsplanung, analog zur Kostenschätzung) bis hin zur detaillierten Nutzungskostenberechnung und dem Nutzungskostenanschlag kurz vor Nutzungsbeginn. Je nach Phase ist eine bestimmte Gliederungstiefe vorgeschrieben – z.B. im Vorentwurf mindestens Hauptgruppen (100/200/300/400), im Entwurf mindestens zweite Ebene, und beim Kostenanschlag dritte Ebene. - Nutzungskostenkontrolle: Überwachung der tatsächlich entstehenden Nutzungskosten im Betrieb und Vergleich mit den Vorgaben und Prognosen. Abweichungen sind zu analysieren und zu dokumentieren. - Nutzungskostensteuerung: Ableitung von Maßnahmen, um bei Abweichungen gegenzusteuern und die Kosten im Griff zu behalten. Z.B. wenn Energiekosten höher ausfallen als geplant, könnten Effizienzmaßnahmen ergriffen werden.

Diese Systematik macht deutlich, dass DIN 18960 weit mehr ist als ein „Tabellenwerk“ – sie ist als Managementinstrument gedacht, um Nutzungskosten durchgängig zu berücksichtigen und zu kontrollieren. Für das Benchmarking ist das sehr hilfreich: Eine einheitliche Kostengliederung ermöglicht es nämlich erst, vergleichbare Kennzahlen zu erzeugen. So sind z.B. Energiemengen (kWh) alleine wenig aussagekräftig – erst durch DIN-konforme Kostengruppen wie 312 Öl, 313 Gas, 316 Strom etc. können Energiekosten pro m² einheitlich abgebildet werden und zwischen Gebäuden verglichen werden. Entsprechend werden in Benchmark-Berichten die Kennzahlen oft nach diesen Kostengruppen ausgewiesen, um Kompatibilität zur Norm herzustellen.

Zu beachten ist, dass DIN 18960 nur die gebäudebezogenen Nutzungskosten betrachtet. Betriebsbedingte Kosten, die produktionstechnisch oder nutzerspezifisch sind (z.B. Rohstoffe für eine Produktion, Personal für Forschungstätigkeiten in einem Labor), sollen nicht erfasst werden, soweit man sie von den Gebäudekosten trennen kann. Die Norm zielt auf die Immobilie selbst ab, nicht auf den Geschäftsbetrieb darin. Diese Trennung ist wichtig, damit im Benchmarking vergleichbare Grundlagen bestehen – ein Laborgebäude soll z.B. bezüglich seiner Gebäude-Betriebskosten verglichen werden, unabhängig davon, ob darin ein pharmazeutisches Labor oder eine Materialprüfung betrieben wird (diese unterschiedlichen Prozesskosten blieben außen vor). Praktisch ist dies nicht immer leicht, aber die Norm empfiehlt, wo immer möglich, die Kosten entsprechend zurechenbar zu halten.

Zusammenfassend schafft die DIN 18960 einen einheitlichen Rahmen für die Erfassung und Planung von Nutzungskosten. Sie ist unverzichtbar für belastbares Benchmarking, da sie klare Kostendefinitionen und -gliederungen liefert. Zudem unterstützt sie – normativ verankert – das Bewusstsein, Nutzungskosten frühzeitig zu berücksichtigen: „eine kostengesicherte Nutzungskostenplanung“ wird dadurch ermöglicht. Damit fördert DIN 18960 letztlich auch nachhaltiges, wirtschaftliches Bauen im Sinne des Lebenszyklusgedankens: Sie dient „der wirtschaftlichen und kostentransparenten Planung, Herstellung, Nutzung und Optimierung von Bauwerken“. Genau diese Transparenz und Vergleichbarkeit sind Fundament eines erfolgreichen Benchmarkings.

HOAI – Leistungsphasen und Berücksichtigung von Nutzungskosten in der Planung

Die HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) ist zwar in erster Linie ein Gebührenrecht, doch sie hat erheblichen Einfluss auf die Planungsinhalte und den Umgang mit Kosten im Planungsprozess. Die HOAI (Stand 2021) gliedert die Architektenleistungen in neun Leistungsphasen (LPH 1–9): von Grundlagenermittlung, Vor- und Entwurfsplanung über Ausführungsplanung und Bauüberwachung bis zur Objektbetreuung nach Fertigstellung. In diesen Phasen sind bestimmte Grundleistungen definiert, darunter auch Leistungen der Kostenplanung (z.B. Kostenschätzung in LPH 2, Kostenberechnung in LPH 3, Kostenanschlag LPH 6, Kostenfeststellung LPH 8). Allerdings beziehen sich diese Kostenplanungsleistungen primär auf die Herstellungskosten des Gebäudes (Baukosten nach DIN 276). Die Berücksichtigung von Nutzungskosten oder einer umfassenden Wirtschaftlichkeitsuntersuchung über den Lebenszyklus ist nicht als Grundleistung in der HOAI verankert.

Tatsächlich erwähnt die HOAI Nutzungskosten nur indirekt. In den Aufzählungen der Besonderen Leistungen findet sich z.B. ein Punkt wie „Analysen von Alternativen/Varianten mit Kostenuntersuchung“. Das könnte interpretierbar sein, um Lebenszykluskostenvergleiche durchzuführen – jedoch bleibt die HOAI hier sehr vage. Wirtschaftlichkeitsberechnungen sind demnach in der HOAI nicht verpflichtend vorgesehen, sondern nur auf besonderen Wunsch als Zusatzleistung möglich. Die Praxis zeigt entsprechend, dass Architekten und Planer sich oft auf das Minimieren der Baukosten konzentrieren, während die späteren Betriebskosten in der Planung oft „nur eine untergeordnete Rolle“ spielen. Bauherren und Investoren fordern selten von sich aus detaillierte Lebenszyklusanalysen, zumal diese zusätzlichen Aufwand und Honorarkosten bedeuten würden. Dieses Auseinanderklaffen der Interessen – kurzfristige Investitionskosten vs. langfristige Betriebskosten – ist ein Kernproblem.

Die HOAI als Regulierungsinstrument trägt also bislang wenig dazu bei, Nutzungskostenplanung zu forcieren. Vielmehr wird konstatiert: „Die während der Planungsphase genutzte HOAI ist hier keine Hilfe“ – denn sie erwähnt die Kosten der Nutzung nicht explizit. Dies bedeutet praktisch: Will ein Bauherr sicherstellen, dass Lebenszykluskosten analysiert und optimiert werden, muss er diese Leistungen zusätzlich beauftragen (und vergüten). In der Praxis gibt es dafür verschiedene Ansätze: - Beauftragung von FM-Consultants: Einige Auftraggeber ziehen früh spezialisierte Berater für baubegleitendes Facility Management oder Life-Cycle-Beratung hinzu, die parallel zum Architekten arbeiten. Der AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern) hat hierzu im Heft Nr. 12 „Facility Management Consulting“ Leistungsbilder definiert, die FM-Beratungsleistungen in Phasen (ähnlich der HOAI) beschreiben. Solche Berater können z.B. Nutzungskostenvorgaben entwickeln, Betriebskonzepte prüfen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen anstellen. - Zusatzleistungen des Architekten: Alternativ kann im Architektenvertrag vereinbart werden, dass dieser eine Lebenszykluskostenrechnung oder FM-gerechte Planung vornimmt (ggf. unter Hinzuziehung von Fachplanern). Dann muss aber ein Honorar frei vereinbart werden, da die HOAI dafür keine festen Sätze vorgibt. - Planungswettbewerbe mit LCC-Kriterien: In manchen öffentlichen Wettbewerben werden mittlerweile Nachhaltigkeitskriterien verlangt, z.B. DGNB-Zertifizierung, die auch LZK-Berechnungen einschließt. Hier wird indirekt der Planer gezwungen, sich mit Betriebskosten auseinanderzusetzen, um den Anforderungen zu genügen.

Ein Lichtblick ist, dass Normen wie DIN 18960 Planern zumindest methodische Hilfestellung geben, falls sie sich dieser Aufgabe annehmen. So stellt DIN 18960 „zumindest alle wesentlichen Begriffe“ bereit und kann zur wirtschaftlichen und kostentransparenten Planung herangezogen werden. Ein Architekt, der also eine Variantenuntersuchung zur Wirtschaftlichkeit machen will, findet in DIN 18960 ein Schema, um z.B. die erwarteten Betriebskosten strukturiert zu ermitteln und vergleichen.

Die HOAI selbst hat auch Einfluss auf den Zeitpunkt, bis zu dem Änderungen mit vertretbarem Aufwand möglich sind. Mit Ende der Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung) sind laut HOAI die wesentlichen Parameter eines Projekts festgelegt – Raumprogramm, Flächen, Kubatur, Konstruktion, Design etc. stehen dann im Wesentlichen. Ab dann beschränkt sich die weitere Planung auf Ausführungsdetails; die Möglichkeit, noch grundlegend die Weichen für niedrige Betriebskosten zu stellen, sinkt rapide. Daher ist LPH 2–3 der ideale Zeitraum, um FM-Fachleute einzubinden und Nutzungskostenaspekte zu optimieren. Danach führen Änderungen meist zu kostenintensiven Planungsrevisionen oder sind kaum mehr möglich.

Es garantiert der deutsche Rechtsrahmen bislang nicht automatisch, dass Benchmarking- oder Lebenszyklusaspekte in der Planung Beachtung finden. DIN 18960 liefert das notwendige Rüstzeug und Standards, HOAI hingegen muss aktiv ergänzt werden, da sie wirtschaftliche Analysen nur als Option vorsieht. In der Konsequenz hängt viel vom Auftraggeber-Bewusstsein ab: Ein vorausschauender Bauherr sollte bereits in der Planungsphase Obergrenzen für Nutzungskosten, angestrebte Nutzungsdauern und nachhaltige Konzepte fordern. Die langfristige Kostenverantwortung (vor allem wenn der Investor auch Betreiber bleibt) erfordert, dass in Verträgen oder Wettbewerben entsprechende Anforderungen gestellt werden.

Die Norm DIN 18960 ist eine Grundvoraussetzung, um einheitliche Benchmarks zu erstellen, während die HOAI wenig direktes enthält, aber indirekt den Rahmen setzt, in dem Planer tätig werden. Für die Praxis bedeutet dies, dass Benchmarking-Daten insbesondere für Bestandsgebäude gesammelt werden können (denn dort liegen echte Betriebskosten vor). Um aber Neubauten benchmarktauglich und kosteneffizient zu gestalten, sollte früh ein FM-gerechtes Planen etabliert werden – oft jenseits der klassischen HOAI-Leistungen, z.B. durch integrale Planungsteams aus Architekten und FM-Experten.

Benchmarking von Nutzungskosten: Büro-, Industrie- und Laborgebäude

Im folgenden Abschnitt werden die Nutzungskostenstrukturen sowie ausgewählte Kennzahlen für die drei betrachteten Gebäudetypen – Bürogebäude, Industriegebäude und Laborgebäude – dargestellt und analysiert. Für jeden Typ werden typische Aufwandsbereiche (etwa Energie, Instandhaltung, Reinigung, etc.), Kostentreiber und Spannweiten aufgezeigt, gestützt durch verfügbare Benchmarking-Daten und Praxisbeispiele. Alle Kostenkennzahlen werden – sofern nicht anders angegeben – in der Einheit Euro pro Quadratmeter Bruttogrundfläche und Jahr (€/m² BGF*a) angegeben, was dem gängigen Referenzmaß entspricht.

Nutzungskosten von Bürogebäuden

  • Profil des Gebäudetyps: Bürogebäude sind charakterisiert durch Arbeitsplatznutzung, meist werktags tagsüber, mit Anforderungen an thermischen Komfort, Beleuchtung und saubere Umgebung für Wissensarbeit. Sie weisen in der Regel eine mittlere technische Ausstattung auf: Heizungs-, Lüftungs-/Klimaanlagen (teilweise klimatisiert, je nach Gebäude), elektrische Installationen (Beleuchtung, IT-Infrastruktur) und Aufzüge in mehrstöckigen Gebäuden. Die Nutzer erwarten regelmäßige Reinigungsdienste und Sicherheitsstandards (Zutrittskontrolle, Brandschutz).

  • Kostenstruktur: In Büroimmobilien entfallen die Nutzungskosten im Wesentlichen auf folgende Hauptposten: - Energiekosten (Heizung, Strom) – für Raumwärme, Kühlung (falls klimatisiert) und Strom für Beleuchtung, IT und sonstige Geräte. - Gebäudereinigung – Unterhaltsreinigung der Büros, Sanitärbereiche, Verkehrsflächen sowie periodische Glasreinigung. - Instandhaltung Technische Gebäudeausrüstung (TGA) – regelmäßige Wartung und Inspektion von Anlagen (Heizung, Lüftung, Aufzüge, Brandschutztechnik etc.) sowie kleinere Instandsetzungen. - Instandhaltung Baukonstruktion – kleinere Reparaturen an Baukörper, z.B. Türen, Fenster justieren, Malerarbeiten (diese sind in Bürobauten meist gering im Jahresvergleich). - Facility-Management-Overhead – Kosten für Hausmeister, Objektverwaltung, Sicherheitsdienst (Empfang/Doorman) etc. - Sonstige Betriebskosten – Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Müllentsorgung, Außenanlagenpflege.

Auf Basis von Benchmarking-Auswertungen lassen sich typische Kennzahlen für Bürogebäude angeben. Tabelle 1 gibt einen Überblick über ausgewählte Nutzungskostenkennwerte eines durchschnittlichen Bürogebäudes in Deutschland:

Jährliche Nutzungskosten-Kennwerte für Bürogebäude (Medianwerte)

Kostenart

€/m² BGF*a (Median)

Anmerkungen

Energieversorgung gesamt

ca. 10,5 €/m²*a

davon Heizung ~3,9; Strom ~5,0; Wasser/Abwasser ~1,1 €/m²*a. Neuere Gebäude nicht signifikant günstiger.

Gebäudereinigung gesamt

ca. 8–12 €/m²*a (Schätzung)

regelmäßige Unterhaltsreinigung i.d.R. täglich oder mehrmals wöchentlich; Werte variieren je nach Reinigungsstandard und Flächenausbau. (Keine direkte Quelle, branchentypischer Bereich.)

Technisches Gebäudemanagement <br>(Bedienung, Wartung)

ca. 20 €/m²*a

umfasst Wartung/Inspektion aller TGA sowie einfache Instandsetzungen; entspricht etwa dem Doppelten der Energiekosten in Büros.

Sicherheit/Überwachung

1–3 €/m²*a (Objektabhängig)

z.B. Empfangsdienst, Wachdienst oder Alarmaufschaltung; stark abhängig von Objektnutzung (öffentlich zugänglich vs. reines Büro).

Verwaltungs- und Managementkosten (Objektmanagement)

1–2 €/m²*a (geschätzt)

z.B. Anteil Hausmeister, FM-Administration; oft in Dienstleisterverträgen enthalten.

Instandsetzung (größere Reparaturen)

stark zeitabhängig

im jährlichen Schnitt klein, aber langfristig bedeutend (s. Lebenszyklus); hier nicht in obigen laufenden Werten enthalten.

Summe Nutzungskosten (ohne Kapitalkosten)

ca. 30–40 €/m²*a

typischer Bereich gem. BKI-Daten (Median ~31 €/m²*a) für Betriebs- und kleinere Instandhaltungskosten.

Kapitalkosten (Zinsen, Abschreibung)

objektspezifisch

abhängig von Baukosten und Finanzierung (siehe Erläuterung unten).

Ein durchschnittliches Bürogebäude hat demnach operative Nutzungskosten (ohne Kapital) in der Größenordnung von etwa 30–40 €/m² pro Jahr. Diese Zahl kann als Nebenkosten-Niveau verstanden werden, wie es auch aus Nebenkosten-Spiegeln für Büroflächen bekannt ist

Kapitalkosten sind in der obigen Tabelle separat zu betrachten. Wenn ein Gebäude z.B. 2000 €/m² Baukosten verursacht hat und man kalkulatorisch 4 % Kapitalkosten ansetzt (Zins oder Abschreibung), entspräche das 80 €/m²*a. Diese Kosten werden nicht in Nebenkostenabrechnungen ausgewiesen, sind aber für Eigentümer real. Addiert man solche Kapitalkosten zu obigen Betriebskosten (~30–40 €), käme man auf 110–120 €/m²*a Gesamtaufwand. Dies erklärt, warum in ganzheitlichen Betrachtungen die Nutzungskosten von Büros „deutlich über 100 €/m²*a“ liegen können. Hierin sind dann neben Betriebs- auch Vermieter- und Mieteraufwendungen zusammengefasst (Vollkostenbasis).

  • Streuungsbreite: Wichtig beim Benchmarking ist zu berücksichtigen, dass die Bandbreiten groß sein können. Für Bürogebäude wurden z.B. bei Heizkosten Werte zwischen etwa 1,5 € (25. Perzentil) und 5,5 € (75. Perzentil) pro m² gefunden. Ähnliche Spreizungen gelten für andere Kostenarten. Gründe sind etwa: Klima und Gebäudestandort (Heizbedarf in München vs. Hamburg), Alter der Anlage, Nutzerverhalten (Open Window Policy, IT-Dauerbetrieb), Qualitätsstandards (Reinigungsintervalle täglich vs. wöchentlich) usw. Ein modernes, gut gedämmtes Büro kann z.B. erheblich geringere Heizkosten haben, aber wie die Daten zeigten, führen neuere Gebäude nicht immer zu niedrigeren Gesamtkosten – außer im Bereich Heizenergie war kein genereller Vorteil messbar. Oft werden Einsparungen an Energie durch erhöhte Technisierung wieder kompensiert, die dann wiederum Wartungsaufwand erzeugt.

  • Lebenszyklusperspektive: Bürogebäude weisen über ~30–40 Jahre gesehen typischerweise das Verhältnis ~90 % Nutzungskosten zu 10 % Baukosten auf. Der Nutzungskostenanteil an den LZK ist also extrem hoch. In absoluten Zahlen bedeutet dies, dass ein Bürogebäude über 30+ Jahre gut das 10-fache der Investition an Betriebs- und Erneuerungskosten verschlingen kann. Daher sollte – so die Forderung – in der Planung dringend ein Schwerpunkt auf Minimierung von Energie- und Instandhaltungskosten gelegt werden, um langfristig wirtschaftlich zu sein. Gute Planungspraktiken (z.B. robuste Materialien, optimierte technische Anlagen) können die technische Nutzungsdauer erhöhen und damit die Lebenszykluskosten senken.

Es sind Bürogebäude in Sachen Nutzungskosten durchaus gut dokumentiert und zeigen, dass Energie und Instandhaltung die größten Einzelposten darstellen (zusammen oft >50 % der laufenden Kosten), gefolgt von Reinigung und sonstigen Betriebskosten. Die Kennwerte dienen vielen Unternehmen als Benchmark: z.B. große Konzerne vergleichen ihre Standortkosten anhand von €/m²-Kennzahlen mit den Marktberichten, um festzustellen, ob Handlungsbedarf besteht.

Nutzungskosten von Industriegebäuden

  • Profil des Gebäudetyps: Industriegebäude sind sehr heterogen – vom Produktionswerk mit Montagehallen, Maschinen und Fertigungsstraßen bis zum einfachen Lager- oder Logistikgebäude. Für diese Betrachtung verstehen wir unter Industriegebäude primär Produktions- bzw. Fabrikationshallen (inkl. zugehöriger Werkstätten und Technikräume), nicht jedoch reinen Logistiklager (die oft separat betrachtet werden). Typischerweise zeichnen sich Industriegebäude durch große Hallenflächen aus, hohe Raumvolumen, manchmal nur teilweise beheizt oder belüftet (je nach Prozessanforderungen). Sie haben einen unterschiedlichen Technisierungsgrad: In manchen Fällen ist umfangreiche Prozesstechnik vorhanden (Maschinen, Industrieöfen, Fördertechnik), in anderen sind es eher einfache Produktionshallen mit geringer Ausstattung. Oft gibt es angeschlossene Büro-/Sozialbereiche für Verwaltung und Mitarbeiter.

  • Kostenstruktur: Die Nutzungskosten von Industriegebäuden hängen stark von der Art der Produktion ab, doch einige generelle Posten lassen sich nennen: - Energiekosten (Produktion und Gebäude) – Hier muss man unterscheiden: Der Energieverbrauch für Produktionsprozesse (Maschinen, Anlagen) kann gewaltig sein, wird aber nicht als Gebäudebetriebskosten im engeren Sinne gezählt, sofern er direkt dem Produktionsprozess zuordenbar ist. Allerdings fallen auch Gebäudeklimatisierung (Heizung der Halle, ggf. Kühlung, Lüftung bei z.B. Schweißrauch-Absaugung etc.) und Beleuchtung unter Energie. In der Praxis sind Produktionshallen oft nur auf Frostschutz geheizt oder minimal temperiert, was Heizkosten je m² senkt – andererseits können bestimmte Produktionen (Pharma, Elektronik) auch klimatisierte Reinräume beinhalten, was Kosten hochtreibt. - Wartung der technischen Anlagen – In Industriegebäuden gibt es neben normaler TGA (Heizung, Elektro) oft produktionsspezifische Anlagen (Druckluftsysteme, Kühlwasser, spezielle Abluftfilter usw.). Die Wartung dieser Anlagen (soweit sie Teil der Gebäudeinfrastruktur sind) fällt in die Nutzungskosten. Hier können erhebliche Kosten entstehen, z.B. regelmäßige Prüfungen von Krananlagen, Brandschutzeinrichtungen oder Wartung von Transformatoren, Kompressoren etc. - Instandhaltung der Hallenstruktur – Industriehallen haben oft große Dachflächen und Tore, die Wartung erfordern (Dachabdichtungen prüfen, Sektionaltore instandhalten). Der Baukörper ist meist einfacher (Stahlbau), aber z.B. die Dachinstandhaltung ist ein wichtiger Posten über die Jahre (alleine schon wegen der Fläche). - Reinigung und Entsorgung – In Produktionsbereichen wird nicht so frequent geputzt wie in Büros, aber es gibt Industriesäuberung (Ölabscheider reinigen, Hallenbodenreinigung mit Maschinen). Außenflächen (Werksgelände) müssen gepflegt und im Winter geräumt werden. Abfallentsorgung (Industrieabfälle, Späne, Sondermüll) kann relevant sein – jedoch zählen z.B. Entsorgung von Produktionsabfällen streng genommen nicht zu Gebäude-Nebenkosten, außer es handelt sich um gebäudebezogene Abfälle (Hausmüll, Reinigung etc.). - Objektmanagement – Bei sehr großen Industriearealen gibt es oft eigenes Personal für Betreuung (Betriebselektriker, Haustechniker). Diese Personalkosten (sofern nicht Produktionspersonal, sondern dem Gebäudebetrieb zuzuordnen) gehören zu den Nutzungskosten (Eigenpersonalkosten KG 210). - Sicherheitsdienste – Industriebetriebe haben häufig Werksschutz oder Werksfeuerwehren. Deren Kosten (sofern infrastrukturell) können beachtlich sein, zählen aber nur teilweise als Nutzungskosten, wenn sie der Gebäudeüberwachung dienen (z.B. Pförtner, Werksicherheit: gehört zu KG 362).

  • Kennzahlen: Die Bandbreite ist hier größer als bei Büros, doch Benchmarks existieren. Es lagen die jährlichen Nutzungskosten von Industriegebäuden im Schnitt ebenfalls im dreistelligen Bereich (€/m²), ähnlich der Größenordnung von Bürogebäuden. Es wurde ein nahezu identischer Nutzungskostenanteil von ~90 % der LZK ermittelt, was impliziert, dass pro m² etwas weniger absolute Kosten anfallen als bei Büros (da Industriehallen meist geringere Baukosten pro m² haben).

In einer älteren Vergleichsstudie (Schulte et al.) wurde für Produktionsgebäude ein jährlicher Baufolgekostenfaktor von ~10 % der Baukosten angegeben. Wenn man annimmt, eine Industriehalle koste z.B. 1200 €/m² zu errichten, wären 10 % davon ~120 €/m²*a Betriebskosten. Das erscheint für viele Fälle hoch, weil hier evtl. auch produktionsbedingter Energieeinsatz eingerechnet war.

Tatsächlich muss man vorsichtig unterscheiden:

  • Ohne Produktionsenergie könnten typische Betriebskosten einfacher Industriehallen eher im Bereich 20–50 €/m²*a liegen. Z.B. eine ungeheizte Lagerhalle hat extrem niedrige Nutzungskosten (nur minimal Beleuchtung, wenig Wartung).

  • Mit Produktionsinfrastruktur (z.B. eine Fertigung mit diversen Medien) steigen die Kosten pro m² deutlich an, aber dann müsste man die Fläche auch ins Verhältnis zur Produktionsintensität setzen.

Um dennoch eine Vorstellung zu geben, hier eine mögliche Kennzahlen-Tabelle für ein mittleres Industrie-/Produktionsgebäude (angenommen, moderate technische Ausstattung, beheizt, mit Standardfertigung):

Näherungswerte ausgewählter Nutzungskosten für ein Beispiel-Industriegebäude

Kostenart

€/m² BGF*a (Schätzung / Range)

Anmerkungen

Heizenergie (Halle beheizt ~15 °C)

2–5 €/m²*a

Große Volumina, aber oft niedrigere Solltemperatur; ggf. Abwärmenutzung. Unbeheizte Hallen: 0 €.

Strom (Beleuchtung, Technik)

3–8 €/m²*a

Hallenbeleuchtung (u.U. 24h-Schichtbetrieb), Maschinen-Hilfsstrom. Ohne Prozessstrom.

Reinigung (Boden, Anlagen)

1–3 €/m²*a

Reinigung eher maschinell, weniger oft. Büros im Werk zusätzlich ~5 €/m² für Büroflächenanteil.

Wartung TGA (Heizung, Lüftung, Krananlagen etc.)

5–10 €/m²*a

Abhängig vom Technisierungsgrad: viele Maschinen -> höherer Aufwand (z.B. Druckluftanlage).

Instandh. Baukonstruktion

1–2 €/m²*a

Hallenbau relativ robust; z.B. Dachwartungen, Torreparaturen eingerechnet.

Entsorgung, Umwelt (gebäudebezogen)

1–2 €/m²*a

Z.B. Entsorgung von Betriebsabwasser, Filterwechsel, Industriemüll. Produktionsabfälle exkludiert.

Sicherheit / Werkschutz

1–4 €/m²*a

Bei vielen Werken 24/7 Pförtner und Rundgang. Kleineres Werk mit nur Schlüsselregelung: <1 €.

Summe (ohne Prod.-Energie)

grob 15–30 €/m²*a

sehr variabel je nach Nutzung.

Hinweis:

Mangels veröffentlichter Durchschnittswerte für Industrie als Mittel sind obige Werte grobe Erfahrungswerte. Für konkrete Benchmarks sollten ähnliche Objekttypen direkt verglichen werden.

Auffällig ist, dass Industriebauten je m² tendenziell niedrigere Reinigungskosten haben als Büros (weniger empfindliche Umgebungen, oft nur periodische Grundreinigung) und oft geringere Heizkosten pro m³, da sie nicht auf Komforttemperaturen beheizt werden. Energiegesamtkosten können absolut aber hoch sein, wenn Maschinenlaufzeiten und Lüftungsbedarfe hoch sind – dann sind sie aber eher dem Produktionsoutput zuzuschreiben. Das heißt, die Energiekennzahlen z.B. in KG 317 (technische Medien) könnten bei Industriebauten signifikant sein, wenn etwa Druckluft oder technische Gase zur Gebäudeversorgung zählen.

Beispiel: Eine Automobil-Fertigungshalle: Hat hohe Stromaufwände für Beleuchtung und Maschinen, aber gleichzeitig Abwärme der Maschinen, die Heizung reduziert. Dafür ist der Wartungsaufwand hoch (Roboterwartung – allerdings Maschinenwartung zählt nicht als Nutzungskosten, sondern als Produktionskosten, es sei denn, man zieht eine Grenze ein: z.B. Krananlagen-Wartung könnte man zu Gebäude zählen).

In den Benchmarking-Pools wird versucht, diese Trennung zu wahren, indem produktionsbezogene Kosten soweit möglich ausgeklammert werden. Was bleibt, sind die reinen Immobilienkosten der Industriehalle. Vergleicht man diese, so sind die Werte oftmals niedriger als bei Verwaltungsgebäuden, insbesondere pro m². Gründe: - Industriehallen haben hohe Flächeneffizienz (viel Fläche pro Nutzer), sodass viele Kosten sich verteilen. - Weniger hochwertige Ausbau- und Ausstattungsstandards (z.B. Bodenbelag, Innenausbau) → weniger Wartungsansprüche. - Ggf. bewusst einfach gehalten, um Kosten zu sparen (besonders Lager/Logistik).

Auf der anderen Seite gibt es Ausnahmen: Reinraum-Labore in Produktionsbetrieben (z.B. Halbleiterfertigung) oder Pharma-Produktionen in GMP-Bereichen haben extrem hohe Betriebskosten (Klimatisierung 24/7, Filtertechnik, Validation etc.), oft übersteigen diese sogar typische Bürokennzahlen deutlich.

Lebenszyklus und Optimierung: Der Nutzungskostenanteil an LZK wurde mit ~90 % ähnlich hoch wie bei Büros festgestellt. Das heißt auch hier: Frühzeitiges Berücksichtigen kann enorme Auswirkungen haben. Beispielsweise kann die Entscheidung für natürlich belüftete Hallen vs. vollklimatisierte Halle einen großen Unterschied in den Kosten machen. Eine Investition in bessere Tageslichtnutzung (Oberlichter) kann Beleuchtungskosten senken. Viele Effizienzmaßnahmen zahlen sich aus, gerade weil Industrie oft im Mehrschichtbetrieb läuft (jede Stunde ineffizienter Betrieb vervielfacht die Kosten).

Praxisbeispiel: Ein Automobilwerk hat analysiert, dass der Stromverbrauch für Druckluft einer der größten Einzelposten war. Durch Benchmarking mit anderen Werken stellte man fest, dass die Leckage-Verluste überdurchschnittlich waren. Maßnahmenpaket: Leckage-Ortung, bessere Kompressorensteuerung – Ergebnis: zweistellige Prozent-Einsparung beim Strom für Druckluft. Pro m² wirkte sich das spürbar aus, da Druckluft in KG 317 (technische Medien) ein großer Faktor war. Dieses Beispiel zeigt, dass selbst in spezialisierten Kostenarten Benchmarking einen Kostentreiber identifizieren und adressieren kann.

Insgesamt sind industrielle Gebäude sehr individuell, doch Benchmarking macht auch hier Sinn – oft jedoch innerbetrieblich (ein Werk vs. anderes Werk) oder innerhalb derselben Branche, da der Branchenmix entscheidend ist. Externe branchenübergreifende Benchmarks (Industrie vs. Industrie) müssen genau definieren, welche Kosten einbezogen sind, sonst vergleicht man womöglich Produktionsenergie eines Stahlwerks mit der einer Möbelfabrik, was unbrauchbar ist.

Nutzungskosten von Laborgebäuden

  • Profil des Gebäudetyps: Laborgebäude gehören zu den komplexesten Immobilientypen. Sie umfassen Forschungs- und Entwicklungsbauten, Universitätslaboratorien, medizinische Labore oder Prüfeinrichtungen. Charakteristisch sind hohe technische Anforderungen: Lüftungsanlagen (oft 24/7-Betrieb, hoher Luftwechsel), Reinraumtechnik oder Klimaräume, Spezialgase (Stickstoff, Druckluft, Vakuumleitungen), Sicherheitsausstattungen (Abzüge mit Filter, Notstrom für Geräte, Brandsicherheit z.B. bei Chemikalienlager). Labs haben neben den Laborräumen häufig Bürobereiche, Seminarräume etc., aber der kostenintensive Teil ist der Laborkern. Nutzer (Wissenschaftler, Laboranten) verlangen konstante Bedingungen (Temperatur, Reinheit), was zu erhöhtem Energie- und Wartungsaufwand führt. Zudem sind Labore meist an 5-7 Tagen die Woche für lange Betriebszeiten genutzt, teilweise rund um die Uhr (z.B. Versuchsreihen, die laufen).

  • Kostenstruktur: Laborgebäude weisen traditionell sehr hohe Betriebskosten pro Fläche auf. Typische Kostentreiber: - Energiekosten (Strom, Wärme, Kälte): Durch den intensiven Lüftungsbetrieb (Laborabzüge erneuern mehrmals stündlich die Raumluft) gehen große Wärmemengen verloren, die nachgeheizt werden müssen. Selbst mit Wärmerückgewinnung bleibt der Verbrauch hoch. Labore haben zudem oft viele elektrische Geräte (Messgeräte, IT, Kühlgeräte), was den Stromverbrauch hebt. Kühl- und Tiefkühlräume, Laseranlagen, etc. können kontinuierlich laufen. In Summe erreichen Energieverbräuche in Labors vielfache von Bürogebäuden. Beispielsweise nennt eine Quelle für Labor- und Bürobereiche in einem Forschungsbau einen Primärenergiebedarf, der um 50–100 % höher liegt als in reinen Verwaltungsgebäuden. - Technische Medien: Viele Labore nutzen Spezialmedien – z.B. Reinstwasser, technische Gase (Stickstoff, Kohlendioxid), Druckluft, Vakuum. Diese Versorgung (Pumpen, Kompressoren) kostet Energie und Wartung. Die Kosten dafür sind in DIN 18960 KG 317 (Technische Medien) bzw. entsprechenden Betriebskosten enthalten. Sie können je nach Forschungsrichtung erheblich sein (z.B. ein Chemielabor mit ständigem Stickstoff- und Druckluftbedarf hat laufende Kosten für Gasversorgung). - Infrastruktur-Instandhaltung: Die Vielzahl komplexer Anlagen (RLT-Geräte, Klima, Filter, Sicherheitssteuerungen) bedarf intensiver Wartung. GEFMA 922 (oder auch VDI 2083) empfehlen strikte Wartungspläne in Reinräumen; dies schlägt sich in hohen Wartungskosten nieder. Laut einer GEFMA-Detailanalyse können Wartungskosten in Laboren ein Mehrfaches dessen betragen, was in Büros anfällt (z.B. Filterwechsel alle paar Monate). - Gebäudereinigung / Hygiene: Labore erfordern spezielle Reinigungszyklen (Reinraumreinigung, Desinfektion). Das ist teurer als normale Büroreinigung, da spezialisiertes Personal und Verfahren nötig sind. Allerdings bezieht sich diese Reinigung oft auf Laborausstattung (Werkbänke, Geräte) – inwieweit das als Nutzungskosten des Gebäudes oder als Teil der Nutzertätigkeit gilt, kann variieren. Meistens wird es zum Gebäudebetrieb gezählt, wenn externe Reinigungsdienste beauftragt sind. - Entsorgung: Labore produzieren gefährliche Abfälle (Chemikalien, biologische Proben). Die Entsorgung (Sondermüll) ist kostenintensiv. Solche Kosten können in KG 320 (Entsorgung) eingeflossen werden, soweit es um den gebäudebezogenen Teil geht (z.B. zentrale Lösemittel-Sammelanlage entleeren). Diese Posten liegen deutlich über den Entsorgungskosten normaler Gebäude. - Objektmanagement und Sicherheit: In Laborgebäuden gibt es oft Laboringenieure oder Sicherheitsbeauftragte, die sich um den Betrieb kümmern (z.B. Gefahrstofflager, Kalibrierungen). Deren Kosten könnten teilweise dem Objekt zugeordnet werden. Auch 24h-Alarmbereitschaften für technische Störungen (Freezer-Alarme etc.) sind üblich. Nicht zuletzt sind Versicherungskosten höher (Laborgebäude haben aufgrund der Einrichtungen höhere Prämien).

  • Kennzahlen: Öffentliche Daten zu Laborgebäuden sind rar, da viele Zahlen vertraulich sind. Allerdings deuten Studien darauf hin, dass Laborgebäude die teuersten Nicht-Krankenhaus-Gebäudetypen im Betrieb sind. Krankenhäuser sind als Spitzenreiter mit ~236 €/m²a genannt. Laborgebäude wurden nicht einzeln aufgeführt, fielen aber sicher in die Kategorie „deutlich über 100 €/m²a“. Branchenexperten verorten moderne Forschungsbauten (z.B. naturwissenschaftliche Uni-Institute) im Bereich 150–200 €/m²*a an Vollkosten, teilweise noch höher.

  • In Summe wäre man über 100 €/m²*a, oft im Bereich 150. Einige Hightech-Labore erreichen auch 200+ €/m²*a, was in die Nähe von Krankenhäusern kommt.

  • Lebenszyklusbetrachtung: Laborgebäude haben zwar hohe Betriebskosten, aber auch hohe Baukosten (wegen Reinraumtechnik etc.). Der Anteil Nutzungskosten an LZK dürfte in ähnlicher Größenordnung (~85–90 %) liegen, etwas niedriger als bei Büros, da Investitionskosten hier ins Gewicht fallen. Dennoch auch hier: binnen weniger Jahre übersteigen die Betriebskosten die Baukosten. Eine Schätzung in Schulte et al. war bspw., dass bei Kläranlagen nach ~5 Jahren die Baukosten erreicht sind und bei Sporthallen nach ~7 Jahren – Labore wären eher bei ~6–8 Jahren, je nach Intensität (in obiger Aufzählung waren sie nicht separat, aber sie lägen vermutlich zwischen Krankenhäusern und Sporthallen).

  • Optimierungspotenziale: Benchmarks im Laborbereich zeigen, dass Energie der dominierende Faktor ist, aber zugleich ein Hebel: Beispielsweise lässt sich hinterfragen, ob alle Abzüge 24/7 laufen müssen, oder ob eine bedarfsgerechte Steuerung möglich ist. Auch Gerätemanagement ist ein Aspekt: in manchen Laboren liefen früher Geräte rund um die Uhr; nach Benchmarking vergleichbarer Einrichtungen stellte man auf Abschaltzeiten um, was Strom sparte. Allerdings sind viele Kosten „hard requirements“ (kann man kaum senken ohne den Zweck zu gefährden). Daher wird oft versucht, durch Planung effizienter Systeme die Basis zu legen. Beispielsweise kann ein doppeltes Rückkühlsystem Abwärme sinnvoll nutzen, oder modulare Lüftung spart Ventilatorenergie.

  • Praxisbeispiel: Die Technische Universität München hat für ein neues Chemie-Laborgebäude eine Lebenszykluskostenberechnung nach DGNB-Kriterien durchgeführt, inkl. Vergleich mit einem Standard-Laborgebäude (virtuell). Ergebnis war eine prozentuale Verbesserung um etwa 20 % gegenüber dem Standard in den 50-Jahres-LZK, durch Maßnahmen wie Wärmerückgewinnung und LED-Beleuchtung. Absolut blieben die Kosten aber immer noch sehr hoch. Dieses Beispiel (DGNB-Steckbrief Laborgebäude) verdeutlicht: selbst Optimierungen können die hohen Nutzungskosten nur begrenzt senken, aber immerhin signifikant im Vergleich zum status quo.

  • Laborgebäude-Benchmarking wird häufig in internen Netzwerken betrieben, etwa zwischen Laborbetreibern (Unikliniken, Pharmazieunternehmen). Es gibt in der Schweiz und Österreich entsprechende Arbeitskreise (IFMA Schweiz, TU Graz) die kooperieren. Die Daten werden oft nicht öffentlich, aber fließen teils in Normen ein. Hier werden auch Labors berücksichtigt, was den FMlern hilft, Angebote realistisch zu kalkulieren.

  • Zusammenfassung für Labore: Sie sind ein Paradebeispiel dafür, dass hohe technische Standards zu hohen Nutzungskosten führen. Optimierungsprojekte müssen hier besonders sorgfältig geprüft werden, da einige Energiesparmaßnahmen wiederum die Technik komplexer machen und dann mehr Wartung erfordern. Es ist also ein Balanceakt, der nur interdisziplinär (Planer + FM + Nutzer) gelingen kann. Benchmarking liefert in diesem Bereich wertvolle Hinweise: z.B. ob das eigene Labor deutlich mehr Energie braucht als ähnliche – was Anstoß für Untersuchungen gibt.

Systematischer Vergleich der Gebäudetypen

Nachdem die drei Gebäudetypen einzeln betrachtet wurden, sollen die Ergebnisse nun systematisch gegenübergestellt werden. Ziel ist es, Gemeinsamkeiten und Unterschiede in den Kostenstrukturen von Büro-, Industrie- und Laborgebäuden herauszuarbeiten, um daraus Erkenntnisse für Benchmarking und FM-Strategien abzuleiten.

  • Energiekosten: Bei Laborgebäuden dominiert der Energiebereich mit geschätzten 40–50 % am höchsten (starke Lüftungs- und Prozessenergiemenge). Bürogebäude haben einen moderaten Energieanteil (~25–30 % ihrer Betriebskosten, da Heizung & Strom ~10 €/m² von ~30 €/m² Gesamt). Industriegebäude variieren: in einer einfachen Produktionshalle kann der Energieanteil gering wirken (15–20 % der geringen Gesamtkosten), aber in einem technisch intensiven Werk kann Energie absolut hoch sein – wenn allerdings Produktionsenergie exkludiert wird, bleibt Energie fürs Gebäude oft <30 % der Nutzungskosten.

  • Instandhaltung/Wartung: Büros und Labors zeigen hier hohe Anteile. In Büros war das technische FM ~20 €/m² (also ~50 % der ~40 € Betriebskosten). In Laboren dürfte Wartung ähnlich oder höher pro m² sein; als Anteil jedoch ggf. etwas geringer als Energie, aber immer noch ~30–40 %. Industrie hat einen sehr unterschiedlichen Wartungsaufwand: Falls viele Spezialanlagen vorhanden, kann er anteilig hoch sein; falls einfach (nur Heizung+Lüftung), dann geringer. Im Mittel vielleicht ~20–25 %.

  • Reinigung: Büros haben einen deutlich höheren Reinigungsanteil (etwa 15–20 % der Kosten) verglichen mit Industriehallen (oft <10 %). Labors liegen dazwischen, wobei im Labor segmentiert werden muss: Bürobereiche vs. Reinraumbereiche. Reinraumreinigung ist teuer, aber flächenmäßig oft kleiner Teil; insgesamt vllt. ~10 %.

  • Sonstige (Verwaltung, Sicherheit, Gebühren): Diese machen bei allen Typen eher kleinere Anteile aus, häufig <10 %. Bei Industrie kann Werkschutz merklich sein, aber dann auch als eigene Kategorie betrachtbar. Bei Büros sind z.B. Hausmeister, Versicherung usw. zusammen vielleicht 5–10 %. Labor analog.

Kostenstruktur im Vergleich: Abbildung 3 veranschaulicht schematisch die ungefähre Aufteilung der jährlichen Nutzungskosten nach Hauptkostenarten für ein durchschnittliches Objekt jeder Kategorie (auf Basis der zuvor genannten typischen Werte).

(Abb. 3: Vergleich der Nutzungskosten-Struktur: Anteil Energie, Instandhaltung, Reinigung etc. bei Büro vs. Industrie vs. Labor; eigene Darstellung anhand typischer Kennzahlen.)

Absolute Kostenniveaus:

Die drei Typen unterscheiden sich deutlich in den absoluten jährlichen Kosten je m²: - Bürogebäude: ca. 30–50 €/m²a (Betriebskosten ohne Kapital) – mittleres Niveau im Vergleich. - Industriegebäude: sehr variabel; einfache Hallen <20 €/m²a, typische Fertigung ~20–40 €, komplexe high-tech Produktion möglicherweise >50 €. Im Durchschnitt tendenziell etwas unter Büro-Niveau (da viele einfache Hallen die Statistik drücken). - Laborgebäude: klar oberhalb der anderen, oft >100 €/m²a (gesamt) und auch bei reinen Betriebskosten >50 €/m²a.

Eine Auswertung, welche verschiedene Gebäudetypen rankte, würde vermutlich Labore an zweit- oder dritthöchster Stelle zeigen, knapp hinter Krankenhäusern, während Bürogebäude im Mittelfeld liegen und Industriegebäude (sofern rein gebäudebezogen) vielleicht im unteren Mittelfeld. Leider sind genaue Werte hier nicht publiziert, aber Tendenz: Labor > Büro ≈ Industrie (im Schnitt).

Lebenszykluskostenanteile:

Interessanterweise waren die prozentualen Nutzungskostenanteile (gegenüber Gesamt-LZK) für Büro und Industrie nahezu identisch (~90 %). Für Laborgebäude liegen keine publizierten Werte vor, aber man kann analog annehmen ~85–90 %. Der Unterschied ergibt sich daraus, dass Laborgebäude i.d.R. höhere Baukosten haben (teure Ausstattung), wodurch der prozentuale Anteil der Nutzungskosten etwas relativiert wird – aber nur geringfügig, da eben die Betriebskosten ebenfalls sehr hoch sind. So oder so liegen alle drei Typen in einer Größenordnung, bei der mindestens 3/4 bis 9/10 der Gesamtlebenskosten in der Nutzungsphase entstehen. Dies ist eine zentrale Gemeinsamkeit, die die Dringlichkeit unterstreicht, für alle Gebäudetypen auf Nutzungskosten zu achten. Selbst bei unterschiedlichen absoluten Höhen ist die Regel “Betriebskosten übersteigen Baukosten” universal gültig.

  • Einfluss des deutschen Rechtsrahmens: Ein vergleichender Blick zeigt, dass die DIN 18960 in der Praxis für alle drei Gebäudetypen erfolgreich angewandt werden kann, um Kosten vergleichbar zu machen. Der Vorteil davon: Man kann zum Beispiel die Kostenstruktur eines Laborgebäudes nach DIN-KGs mit der eines Bürogebäudes direkt vergleichen (z.B. sieht man sofort, dass bei Labors KG 310+320 viel höher ausfällt). Ohne diese Normierung wäre ein solches Benchmarking kaum möglich.

  • Die HOAI wiederum wirkt sich indirekt aus: In Bereichen, wo HOAI-Leistungen enden (nach Bauabnahme), beginnen ja die Nutzungskosten. Für alle drei Typen gilt: Wenn in der Planung (LPH 1–7) keine Lebenszyklusbetrachtung stattfand, wird man im Betrieb evtl. Überraschungen erleben. Beispielsweise wurde bei vielen Bürogebäuden in der Vergangenheit vor allem auf architektonische Ästhetik geachtet; erst später entdeckte man, dass z.B. Ganzglasfassaden hohe Kühlkosten verursachen. Für ein Laborgebäude oder Industriebau kann schlechte Planungsentscheidung (etwa Unterdimensionierung von Lüftung → Nachrüstung nötig, oder Überdimensionierung → unnötige Betriebskosten) sehr teuer werden. Da HOAI das nicht adressiert, kommen im Nachhinein Benchmarks ins Spiel: sind die Kosten ungewöhnlich hoch, muss man im Betrieb gegensteuern, was aber immer nur begrenzte Wirkung hat. Daher die Forderung: Betreiber früh einbinden, was bei anspruchsvollen Gebäuden wie Labors zum Glück öfter geschieht (etwa in Uni-Bauprojekten sitzen Nutzer und Betrieb mit im Planungsgremium).

  • Handlungsempfehlungen und Best Practices: Aus dem Vergleich lassen sich einige Empfehlungen ableiten: - Für Bürogebäude: Hier bestehen oft noch Sparpotenziale bei Energie und Flächen. Benchmarking zeigt vielfach, dass neuere Büros nicht automatisch sparsamer sind, weil Komfortansprüche gestiegen sind. Daher: Technik nicht unnötig komplex, sondern robust und effizient planen; Flächen effizient nutzen (z.B. Shared Desk Konzepte), da Nebenkosten pro Arbeitsplatz sonst steigen. - Für Industriegebäude: Ein Hauptthema ist Transparenz schaffen, da viele Produktionsbetriebe ihre gebäudebezogenen Kosten nicht getrennt ausweisen. Ein Benchmark kann hier zuerst mal helfen, die Kosten zu strukturieren (z.B. nach DIN 18960 den Anteil Gebäude vs. Produktion aufzuschlüsseln). Oft zeigt sich, dass einfache Maßnahmen (Wärmedämmung Nachrüsten, LED-Hallenlicht, Druckluft-Leckagen beheben) geringe Investitionen mit hohem Return sind. Benchmark-Zahlen können überzeugen, indem sie zeigen „andere Werke brauchen nur X kWh/m², wir liegen bei 2X“. - Für Laborgebäude: Hier liegt der Fokus auf intelligentem Betrieb. Viele Kosten sind unvermeidbar, aber z.B. Nutzungskostenmonitoring (ständiges Überwachen der Verbräuche, Wartungskosten etc.) ist entscheidend, um früh Ausreißer zu erkennen. Zudem ist der Austausch mit anderen Laborbetreibern Gold wert – Benchmarking in Fachgruppen (z.B. Laborbau-Konferenzen) kann Best Practices offenlegen, wie man trotz hoher Anforderungen Kosten dämpfen kann (etwa durch Zonierung der Lüftung, so dass nicht alle Labore voll laufen wenn wenige besetzt sind).

  • Fazit des Vergleichs: Büro-, Industrie- und Laborgebäude unterscheiden sich deutlich in der Höhe und Zusammensetzung der Nutzungskosten, doch für alle gilt: Benchmarking liefert wertvolle Erkenntnisse, wo man im Verhältnis zum Möglichen steht. Bürogebäude sind im FM-Benchmarking am besten mit externen Daten zu bewerten (da große Pools verfügbar sind, z.B. von gefma oder JLL), Industrie und Labore erfordern oft maßgeschneiderte Vergleiche (innerhalb einer Branche oder Institution). Es hat sich gezeigt, dass insbesondere bei kostenintensiven Gebäuden (Laboren) die Benchmarking-Methode unverzichtbar ist, um Kostentreiber zu identifizieren und gegenüberzustellen – etwa um zu rechtfertigen, welche Budgets sinnvoll sind.

Integration der Benchmarking-Erkenntnisse in Planung und Bewirtschaftung

Abschließend soll erörtert werden, wie die gewonnenen Erkenntnisse in einer wissenschaftlichen und praktischen Perspektive genutzt werden können. Benchmarking im Facility Management darf nicht isoliert als Zahlenspiel betrachtet werden; es sollte vielmehr integraler Bestandteil eines ganzheitlichen Immobilien-Lebenszyklusmanagements sein.

Benchmarking als Entscheidungsgrundlage in frühen Phasen:

Dargelegt, fordert DIN 18960 die Festlegung von Nutzungskostenzielen bereits zu Beginn eines Projekts (Nutzungskostenvorgabe) und die fortlaufende Kontrolle. In der Praxis kann hier Benchmarking helfen, realistische Ziele zu setzen. Beispielsweise kann ein Bauherr definieren: „Die geplante Forschungsfabrik X soll nicht mehr als 50 €/m²a an Betriebskosten erfordern.“ Diese Zahl kann er nicht aus dem Blauen festlegen – hier helfen Branchenbenchmarks. Ebenso bei Variantenvergleichen: Soll man etwa eine alte Industriehalle sanieren oder neu bauen? Eine Lebenszyklus-Vergleichsrechnung – untermauert mit Benchmark-Kostenannahmen für Betrieb und Instandhaltung – bietet belastbare Entscheidungshilfen. Benchmarks zeigen, was üblich ist; konkrete Projekte bedürfen individueller Berechnung. Aber diese Berechnung stützt sich wiederum auf Marktdaten – ein wechselseitiger Nutzen.

Operationales FM und kontinuierliches Benchmarking

Im Gebäudebetrieb sollte Benchmarking idealerweise kein einmaliges Ereignis sein, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Viele FM-Abteilungen erfassen jährlich Kennzahlen und vergleichen sie mit Vorjahren und externen Daten. Tools wie Nutzungskostenmonitoring und Kennzahlensysteme werden eingesetzt. Ein regelmäßiger Bericht (z.B. jährlicher FM-Kennzahlenbericht) ermöglicht es, Trendabweichungen zu erkennen – wenn etwa der Reinigungsaufwand pro m² jedes Jahr steigt, kann man untersuchen warum (steigende Nutzerzahl? ineffizientere Leistung? etc.). Einige Unternehmen nutzen externe Services.

Benchmarking und Ausschreibungen: Ein praktischer Aspekt:

Beim Einkauf von FM-Dienstleistungen (Reinigung, Catering, technische Wartung) werden oft Benchmarks herangezogen, um Angebote zu bewerten. Z.B. wenn eine Reinigungsfirma 5 €/m² anbietet, kann der FM-Manager prüfen, ob das im Marktrahmen liegt (ggf. über Ken