Strategische Entscheidungen nachvollziehbar machen
Jede FM-Strategie basiert auf Annahmen. Beschäftigtenzahlen, Standortentwicklung, Investitionsbudgets, technologische Veränderungen und zukünftige Servicebedarfe sind zum Zeitpunkt der Strategieentwicklung selten vollständig bekannt.
Die vorhandene Seite zum Verständnis der Nachfrageorganisation stellt bereits ausdrücklich klar: Können erforderliche Informationen nicht bereitgestellt werden, müssen angemessene Annahmen getroffen und in der FM-Strategie ausdrücklich dokumentiert und kommuniziert werden.
Diese wichtige Anforderung sollte zu einem eigenständigen Prämissenregister weiterentwickelt werden.
Strategieannahmen transparent und belastbar steuern
Annahmen explizit formulieren
Eine Strategie sollte nicht lediglich Zahlen enthalten, deren Herkunft später niemand mehr erklären kann.
Beispiele für strategische Prämissen sind:
Standort A bleibt mindestens zehn Jahre bestehen.
Beschäftigtenzahl steigt um fünf Prozent.
Zwei Präsenztage pro Woche bleiben langfristiger Orientierungswert.
Technische Eigenleistung wird nicht weiter ausgebaut.
CAFM wird zukünftig als führendes FM-System verwendet.
Dekarbonisierungsziele erfordern schrittweise Elektrifizierung.
Damit wird sichtbar, worauf die Strategie tatsächlich beruht.
Fakten, Beschlüsse und Annahmen unterscheiden
Nicht jede Aussage besitzt denselben Status.
Ein geeignetes Register kann unterscheiden:
Fakt: objektiv dokumentierter Ist-Zustand.
Beschluss: verbindliche Managemententscheidung.
Prognose: erwartete Entwicklung auf Basis vorhandener Informationen.
Annahme: notwendige Arbeitshypothese.
Option: bewusst offengehaltene Möglichkeit.
Diese Unterscheidung verhindert Scheingenauigkeit.
Für jede wichtige Annahme sollte erkennbar sein:
wer sie geliefert hat,
auf welchen Daten sie basiert,
wann sie festgelegt wurde,
wer sie fachlich verantwortet.
Beispielsweise kann die Personalentwicklung aus HR kommen, die Produktionsentwicklung aus Operations und eine Immobilienentscheidung aus Corporate Real Estate.
FM sollte solche Angaben nicht selbst erfinden, wenn die zuständige Unternehmensfunktion sie bereitstellen kann.
Kritikalität der Annahme bewerten
Nicht jede Annahme besitzt dieselbe strategische Wirkung.
Die Annahme über 20 zusätzliche Arbeitsplätze kann vergleichsweise einfach korrigierbar sein.
Die Annahme, dass ein kompletter Standort dauerhaft bestehen bleibt, beeinflusst dagegen möglicherweise Millioneninvestitionen.
Deshalb sollten strategiekritische Annahmen besonders gekennzeichnet werden.
Ein einfaches Modell kann lauten:
hoch belastbar,
plausibel,
unsicher,
reine Planungshypothese.
Je unsicherer eine Annahme und je irreversibler die darauf basierende Entscheidung, desto stärker sollten Alternativen betrachtet werden.
Entscheidungen mit Prämissen verknüpfen
Eine besonders hilfreiche Funktion des Registers lautet:
Welche strategische Entscheidung hängt von welcher Annahme ab?
Ändert sich später beispielsweise die Standortstrategie, kann sofort identifiziert werden, welche FM-Maßnahmen neu bewertet werden müssen.
Review-Termine festlegen
Manche Annahmen werden jährlich überprüft.
Andere besitzen einen Ereignistrigger:
Damit muss nicht permanent die gesamte Strategie neu untersucht werden.
Historie erhalten
Wird eine Annahme geändert, sollte die alte Version nicht vollständig verschwinden.
So bleibt nachvollziehbar, warum eine frühere Entscheidung zum damaligen Zeitpunkt plausibel war.
Unsicherheit transparent statt unsichtbar machen
Ein Prämissenregister bedeutet nicht, dass die Strategie unsicher ist.
Im Gegenteil: Es macht sichtbar, welche Teile belastbar bekannt und welche bewusst unter bestimmten Voraussetzungen geplant wurden.
Dadurch können FM-Entscheidungen später erheblich schneller und sachgerechter angepasst werden, wenn sich die Unternehmensrealität verändert.
