Strategie darf Veränderungen nicht erst im nächsten Fünfjahresreview erkennen
Die bestehende Microsite besitzt bereits umfangreiche Performance-Messung und Strategieüberwachung. Diese betrachtet insbesondere, ob festgelegte Ziele und Leistungen erreicht werden.
Ein strategisches Frühwarnsystem beantwortet eine andere Frage:
Verändern sich die Rahmenbedingungen so stark, dass unsere bisherige Strategie selbst möglicherweise nicht mehr passt?
Strategische Frühwarnsignale gezielt nutzen
Interne Frühindikatoren können sein:
stark veränderte Personalplanung,
zunehmender Flächenleerstand,
wiederkehrende Dienstleisterprobleme,
steigender Anlagen-Backlog,
ungewöhnliche Energieentwicklung,
Fachkräftemangel.
Externe Signale können sein:
Nicht jedes Signal verlangt eine Strategieänderung. Es kann aber eine Prüfung auslösen.
Leading und Lagging Indicators unterscheiden
Viele klassische KPI sind lagging indicators.
Sie zeigen, was bereits passiert ist.
Beispiel:
Energiekosten sind gestiegen.
Ein Frühwarnindikator versucht dagegen, Entwicklungen vorher sichtbar zu machen.
Beispiel:
Ein großer Anteil kritischer Anlagen erreicht innerhalb der kommenden drei Jahre sein Support- beziehungsweise Lebensdauerende.
Damit kann strategisch früher gehandelt werden.
Trigger definieren
Ein Trigger beschreibt eine Schwelle, bei deren Überschreitung ein Strategiereview notwendig wird.
Beispiele:
Standortauslastung dauerhaft unter 50 Prozent,
Stromanschlussreserve unter definierter Grenze,
Dienstleistermarkt deutlich eingeschränkt,
Betriebskosten über mehrere Perioden außerhalb Zielkorridor,
relevante neue regulatorische Anforderung.
Dadurch wird Strategieaktualisierung weniger subjektiv.
Owner für Signale bestimmen
Nicht alle Informationen liegen beim Facility Management.
Beispielsweise:
HR: Beschäftigtenprognose.
Einkauf: Dienstleistermarkt.
Real Estate: Portfolio.
IT: Technologieentwicklung.
HSE: regulatorische Risiken.
Das Frühwarnsystem benötigt daher definierte Informationsschnittstellen.
Signal und Entscheidung trennen
Ein überschrittener Trigger bedeutet nicht automatisch:
„Strategie ändern.“
Er bedeutet:
„Annahme beziehungsweise strategische Entscheidung überprüfen.“
So verhindert man hektische Reaktionen auf kurzfristige Schwankungen.
Möglich ist beispielsweise:
Beobachten: Entwicklung verfolgen.
Analyse: Auswirkungen prüfen.
Strategiereview: Optionen entwickeln.
Managemententscheidung: Strategie beziehungsweise Roadmap ändern.
Damit werden unterschiedliche Signale angemessen behandelt.
Szenarien mit Frühwarnindikatoren verbinden
Besonders wertvoll wird das System, wenn Szenarien bereits vorhanden sind.
Beispiel:
Das Wachstums-Szenario wird aktiviert, sobald Produktionsforecast und technische Kapazitätsauslastung bestimmte Werte erreichen.
Damit verbindet sich Szenarioplanung unmittelbar mit der Realität.
Dashboard bewusst schlank halten
Ein strategisches Frühwarnsystem benötigt keine 150 Indikatoren.
Es sollte sich auf wenige Größen konzentrieren, deren Veränderung tatsächlich strategische Konsequenzen besitzt.
Regelmäßig nach neuen Signalen suchen
Nicht jeder wichtige Trigger ist heute schon bekannt.
Im jährlichen Strategiereview sollte deshalb gefragt werden:
Welche Entwicklungen könnten unsere aktuelle FM-Strategie grundlegend verändern?
Strategie vom statischen Dokument zum beobachtenden System entwickeln
Das Frühwarnsystem stellt sicher, dass die FM-Strategie nicht nur auf Zielabweichungen reagiert, sondern Veränderungen ihres Umfelds frühzeitig erkennt.
Damit kann FM handeln, bevor eine strategische Annahme vollständig überholt und daraus ein akutes Betriebs- oder Investitionsproblem geworden ist.
